Chuyển sang PDF

Tệp Word, PowerPoint và Excel thực chất là chỉ dẫn cho một ứng dụng: chúng cho biết dùng phông chữ nào, kiểu đoạn văn nào, độ rộng cột bao nhiêu, và mỗi máy tính tự vẽ lại trang từ những chỉ dẫn đó. Chỉ cần thiếu một phông chữ, khác trình điều khiển máy in hay dùng phiên bản Office cũ hơn là ngắt trang có thể bị xê dịch hoặc bảng bị xuống dòng. Điều đó không sao khi tài liệu còn đang soạn, nhưng thành vấn đề khi đã là bản cuối.

PDF thì cố định kết quả. Adobe ra mắt định dạng này năm 1993, và từ năm 2008 nó trở thành tiêu chuẩn mở ISO 32000, nên mọi trình duyệt, điện thoại và tiệm in đều hiển thị trang giống hệt nhau. Vì vậy chuyển sang PDF là bước cuối của hầu hết công việc tài liệu: bản gốc chỉnh sửa được ở lại với bạn, còn file PDF được gửi cho khách hàng, cổng thông tin của trường hay nhà in. Phổ biến nhất là chuyển Word sang PDF, sau đó là slide qua chuyển PPT sang PDF và bảng tính qua chuyển XLSX sang PDF.

Công cụ này cũng xử lý những nguồn ít quen thuộc hơn. Tệp XPS và OXPS là những gì máy in Microsoft XPS Document Writer lưu ra trên Windows; tệp Pages và Keynote đến từ bộ ứng dụng iWork của Apple; HWP là định dạng Hangul Office dùng rộng rãi trong trường học và cơ quan nhà nước Hàn Quốc; DjVu là định dạng sách scan do AT&T Labs tạo ra vào thập niên 1990. Mỗi định dạng có trang riêng, như chuyển XPS sang PDF hay chuyển HWP sang PDF, được liệt kê bên dưới.