PDFを3MBに圧縮

個人のメールアカウントでは大きな添付ファイルも送れますが、仕事の書類は会社のメールサーバーも通過し、その設定は管理者が行っています。Microsoft Exchange Server 2016と2019は、既定のメッセージサイズ上限が10 MBです。Microsoft 365のメールボックスは、送信の既定上限が35 MBです。Gmailからは問題なく送れるPDFでも、取引先のオンプレミスサーバーでエラーになったり、すべての添付ファイルをスキャンするゲートウェイで除去されたりすることがあります。

3 MBは計算上ちょうど収まります。エンコードで約3分の1増えるため、メッセージ上は約4 MBを使います。このファイルを2つ付け、ロゴ入りの署名があっても10 MBに収まります。また、多くのスマートフォンがメールのプレビューからすぐに開けるサイズでもあり、受け取った人が電車の中で読む場合にも役立ちます。

ほとんどのオフィス文書にとって、3 MBは無理のない目標です。Wordから印刷品質で書き出した、写真12枚ほどを含む40ページのレポートなら、画像を300 DPI以上から150–200 DPI程度に下げるだけで、JPEGの画質を高く保ったまま通常は達成できます。カラーのスキャン文書が長い場合は話が別で、150ページのスキャンした契約書はグレースケールにしないと3 MBに届かないことがあり、スキャンしたフォトアルバムは目に見える劣化なしでは届かないこともあります。

PDFを自分で作成する場合は、画面用または標準品質の設定で書き出すと、圧縮で削る部分が少なくなります。各モードとクリーンアップのオプションについては、PDF圧縮のページで詳しく説明しています。