PDFを1MBに圧縮

採用管理システム、社内イントラネットのフォーム、保険金請求のポータルなどでは、添付ファイル1件あたり1 MBまでと定められていることがよくあります。保存容量を一定に保て、モバイルでもアップロード画面が軽く動くためです。裁判所の電子申請もサイズを重視します。米国連邦裁判所はCM/ECFでPDFの提出を受け付けており、各地区の電子申請手続でファイルごとの最大サイズが定められているため、大きな証拠書類は分割または縮小が必要です。

もう一つの理由はメールです。添付ファイルはRFC 2045で定義されたMIMEエンコードのBase64で送られるため、転送中は約3分の1大きくなります。1 MBのPDFは、サーバーのメッセージ上限に対して約1.37 MBとして計算されます。Gmailの25 MB、Outlook.comの20 MBという添付上限は余裕がありますが、企業のゲートウェイはそれより低く設定されていることが多く、受信側のサーバーが送信したファイルを拒否することもあります。1 MB未満のファイルなら、どこでも届きます。

文字やベクター図形が容量の原因になることはまずありません。Wordから書き出した40ページの契約書は、数百KB程度のことがよくあります。同じ契約書をスキャンすると、ページ全体の写真が積み重なった状態になります。PDFが1 MBを超えるときは、スキャンしたページ、レポート内の写真、全ページに繰り返される高解像度のロゴなど、画像がどこにあるかを確認してください。

長いスキャン文書では、グレースケールに変換が最も容量を減らせます。それでも画質が粗い場合は、全ページを送る必要があるか検討してください。許可されているポータルなら、次の段階としてPDFを2 MBに圧縮も使えます。各設定の詳細は、画質を落とさずにPDFを圧縮する方法のガイドで解説しています。