PDF結合の方法｜Mac・Windows・ブラウザ | UltKit

PDFを結合する理由として最も多いのは、1つのファイルしか受け付けないアップロード欄です。求人サイトでは「履歴書と職務経歴書」用の枠が1つだけのことが多く、ビザや大学の出願では添付書類すべてを1つのPDFにするよう求められ、経費精算システムでも申請書とすべての領収書をまとめて提出する必要があります。1つのはずの場所に5つのファイルを添付すると、審査担当者が最初の1つしか開かなかったり、フォームが最後にアップロードしたファイルだけを残したりすることがあります。結合したファイルならこのリスクがなく、読み手が最初に目にするものも自分で決められます。

2つ目の理由は、読む側の便宜です。12か月分の請求書が12個の添付ファイルで届くと、経理担当者はそれぞれを開き、印刷し、整理しなければなりません。同じ請求書を日付順に結合すれば、スクロールして読める1つの文書になり、印刷も1回で済みます。本を1章ずつスキャンした場合、スキャンアプリがセッションごとに作る別々のPDF、別々のソフトで書き出したプロジェクトシートをまとめるポートフォリオでも同じです。

結合は保管の手段にもなります。署名済みの契約書、3件の変更注文書、最終請求書が入った完成済みプロジェクトのフォルダは、顧客名と日付を付けた1つのPDFにしておくと、何年後でも見つけやすくなります。ファイルを分けておくべきなのは、デジタル署名付きの契約書のように単独で検証できる状態を保つ必要がある文書と、別々の人に個別に渡す必要があるファイルだけです。どちらについても後ほど改めて説明します。

プレビューやAcrobatを含め、どの結合ツールでも、ページは渡したファイルの順序で並びます。事前に10秒計画しておけば、結合のやり直しを避けられます。書類が多い場合は、意図する順序を書き出しておきましょう。たとえば、送付状、履歴書、その後に新しい順の証明書、あるいは古い順の請求書、といった具合です。次に、ファイル名自体に順序が含まれるよう名前を付け直します。01-cover-letter.pdf、02-cv.pdf、03-degree.pdfのように先頭に2桁の数字を付けると、Finder、エクスプローラー、ほとんどのアップロード画面で正しい順に並びます。

名前は結合後にも影響します。元のファイルごとにしおりを作成するツールでは、通常ファイル名がしおりの見出しになるため、scan0042.pdfでは誰にも意味が分からないしおりになってしまいます。結合後のPDFのサイドバーに表示したい名前を各ファイルに付け、結合したファイル自体にも、受け取る側が名前を変えずに保管できる名前を付けましょう。氏名、目的、日付を入れておけば、ほとんどの申請で通用します。

主要なデスクトップOSのうち、本格的なPDF結合機能を備えているのはmacOSだけです。すべてのMacの標準PDFビューアであるプレビューは、サイドバーにページのサムネールを表示し、PDF全体をFinderからそのサイドバーにドラッグすると、ドロップした位置にそのページが挿入されます。編集 > 挿入 > ファイルからのページ でもメニューから同じ操作ができます。プレビューは変更を開いたファイルに保存するため、元のファイルをそのまま残したい場合は、ファイル > PDFとして書き出す を使うか、作業を始める前に最初のファイルを複製してください。

Windows 10と11には結合コマンドがありません。最も近い標準機能の代用はMicrosoft Print to PDFプリンターです。エクスプローラーで複数のJPGまたはPNG画像を選択し、右クリックして印刷を選び(Windows 11では「その他のオプションを確認」の中)、このプリンターを選ぶと、複数ページの1つのPDFができます。ただし対象は画像のみで、既存のPDFには使えません。AcrobatのCombine Filesツールはどんなファイルでも結合できますが、有料のAcrobat StandardまたはProのプランが必要で、無料のAcrobat Readerではファイルを結合できません。Google DriveもPDFの保存とプレビューはできますが、結合機能はありません。

パソコンに結合ツールがない場合でも、ブラウザならインストール不要で作業できます。PDF結合ツールは、1ファイル最大95 MBのPDFを2〜50個まで受け付け、WindowsのChrome、Chromebook、iPhoneのSafari(ファイルアプリからファイルを選択)のどれでも同じように使えます。ブラウザの結合ツールが特に役立つのはスマートフォンです。ダウンロードした給与明細や撮影した身分証明書など、必要なファイルがすでにスマートフォンのダウンロードフォルダにあることが多いためです。

ミスが最も起きやすいのは順序の設定です。結合の順序で並びが決まります。アップロード順は一覧の並びに従い、ドラッグで並べ替えられます。ファイル名順は自然順で並ぶため、ファイル2がファイル10より前に来ます。更新日時順は各ファイルの最終保存日時に従います。前述のようにファイルに番号を付けた場合は、選択した順序に左右されなくなるため、ファイル名順が最も確実です。

PDF結合ツールが結合できるのはPDFだけなので、それ以外のファイルは先にPDFにする必要があります。領収書のスマートフォン写真やスキャンした身分証明書は、画像をPDFに変換でページにします。用紙サイズと余白も選べるため、写真が元のカメラの画角と同じ大きさのページに載ってしまうことがありません。今これから紙をスキャンする場合は、書類をPDFにスキャンする方法のガイドで、ページを読みやすく保ちつつファイルを大きくしすぎない解像度とカラーの設定を紹介しています。

Word文書にも同じ処理が必要です。Wordで ファイル > 名前を付けて保存 > PDF として書き出すか、Wordがインストールされていない場合はWordをPDFに変換を使います。すべてを1つのWordファイルに貼り付けるのではなく、各文書を個別にPDFへ変換してから結合すると、各文書のフォント、ヘッダー、ページ番号が作成者の設定どおりに保たれ、複数のファイルのスタイルが1つの文書内でぶつかって起こるレイアウト崩れも避けられます。

異なる種類のファイルを混ぜると、ほぼ必ずページサイズもばらばらになります。USレターは8.5 × 11 in(216 × 279 mm)、A4は210 × 297 mmで、スマートフォンの写真をPDFにしたものは、どんな形にもなり得ます。結合すると、既定では各ページが元のサイズのまま残るため、画面上では不揃いに見え、印刷すると余白も不自然になります。用紙サイズをA4またはLetterにし、コンテンツを「ページに合わせて拡大縮小」にすると、すべてのページがそろいます。横長のスプレッドシートの書き出しのような横向きページは横向きのままです。横倒しで届いた場合は、元のファイルで回転してください。

しおりは、PDFの仕様でいう文書のアウトラインのことで、ビューアのサイドバーに表示されるクリック可能な一覧です。結合するときに便利なのは、元のファイルごとに、そのファイル名を付けた最上位のしおりを1つずつ作る設定で、ファイルごとにしおりを作成がこれを実行します。レポートの章の項目など、元のファイルにすでにあるしおりはそのまま引き継がれ、各ページに紐付いたままです。文書内の自分のページを指すリンクも、ページが一緒に移動するため引き続き機能します。

入力可能なフォームには、さらに注意が必要です。PDFフォームの各フィールドには名前があり、1つのPDF内では1つの名前が1つの値を指します。同じ税務フォームを2部、または同じ発行元の2つのフォームを結合すると、同じ名前のフィールドが連動してしまい、1ページ目に名前を入力すると9ページ目の同じ欄にも入力されます。フォームを平坦化は、入力済みの回答を通常のページ内容に変え、変更や衝突が起こらないようにします。フォームが完成した時点で平坦化し、受け取る側がまだ入力する場合は平坦化しないでおきます。

デジタル署名は結合すると維持できません。証明書ベースの署名は、署名されたファイルのバイト列そのものを対象にしており、結合すると新しいファイルが書き出されるため、署名の画像がページ上に見えていても、ビューアには署名が無効または存在しないと表示されます。手書きや入力した署名はページ内容にすぎないので、そのまま残ります。保管用に編集できるフィールドのない1つのフラットなコピーが必要な場合は問題ありませんが、相手側が検証する必要のあるものは、署名済みのPDFを単独の添付ファイルとして送ってください。

結合したPDFのサイズは、元のファイルの合計とほぼ同じで、フォントを共有している場合はやや小さくなることもあります。同僚へのメールなら問題ありませんが、添付の上限を2、5、10 MBなどに設定しているアップロードフォームには大きすぎることがよくあります。原因はたいていスキャンしたページです。300 DPIのカラースキャン1ページが、50ページのテキスト文書より大きくなることもあります。まず結合してサイズを確認し、上限を超えている場合にだけ、結果をPDF圧縮にかけてください。完成した1つのファイルを圧縮するほうが10個を圧縮するより早く、画質の確認も1回で済みます。

上限に近い場合は、圧縮を強める前に、不要なページがないか確認しましょう。白紙ページを削除は、両面スキャナーが片面の用紙で生成する空白の裏面を取り除くので、スキャンした書類から数ページ減らせることがあります。メタデータを削除は、元のファイルの作成者やソフトウェアの情報を消去します。どちらも残りのページの見た目は変わらないため、画質を犠牲にしてKBを減らす前にオンにする価値があります。

結合は後戻りできないわけではありません。結合したPDFの中のページは、入れたページそのものなので、後でページ範囲を指定して分けられます。たとえば1〜4ページを1人に、残りを別の人に送る場合や、古くなった証明書を1枚差し替える場合です。関連ガイドのPDFを分割する方法では、範囲、しおり、1ページずつの分割を説明しています。元のファイルを結合したファイルの隣のフォルダに残しておくのが、1つの書類を差し替えて書類一式を作り直す最も簡単な方法であることに変わりはありません。

応募書類には身分証明書、銀行の明細、住所が含まれていることが多いため、この疑問はもっともです。大切なのは、結合後にファイルがどうなるかです。UltKitでは、アップロードはHTTPSで送信され、結合したファイルは処理後30分間ダウンロードでき、その後、元のファイルも結果もサーバーから削除されます。アカウントがないため、プロフィールに紐付くものはなく、ファイルはダウンロードを作成する以外の目的には使われません。

勤務先のポリシーが適用される医療記録のように、パソコンの外に出してはいけない書類には、Macのプレビューやデスクトップアプリを使ってください。仕事で何かをアップロードする前には、組織の規則も確認しましょう。日常的な書類であれば、保持期間が短いことと登録が不要なことが、オンラインツールを選ぶ際の2つのポイントです。結合したファイルができたら、メールで送る前に開くためのパスワードを設定すると、送信中の保護にもなります。