Cách ghép file PDF trên Mac, Windows và trình duyệt

Lý do phổ biến nhất để gộp file PDF là ô tải lên chỉ nhận một tệp. Các cổng việc làm thường chỉ có một ô cho "CV và thư xin việc", hồ sơ xin visa hay xin học yêu cầu toàn bộ giấy tờ chứng minh trong một file PDF, còn hệ thống thanh toán chi phí muốn có phiếu yêu cầu cùng mọi biên lai trong một chỗ. Nếu bạn đính kèm năm file ở nơi chỉ cần một, người xét duyệt có thể chỉ mở file đầu tiên, hoặc biểu mẫu âm thầm chỉ giữ lại lần tải lên cuối cùng. File đã gộp loại bỏ rủi ro đó và để bạn quyết định người đọc thấy gì trước.

Lý do thứ hai là sự tiện lợi cho người đọc. Một kế toán nhận mười hai hóa đơn hằng tháng dưới dạng mười hai tệp đính kèm phải mở, in và lưu từng cái; cũng những hóa đơn đó được gộp theo thứ tự ngày sẽ thành một tài liệu để cuộn xem và một lệnh in. Tương tự với các chương sách được quét từng lần một, những file PDF riêng mà ứng dụng quét tạo ra cho mỗi phiên, hay hồ sơ năng lực ghép từ các trang dự án xuất ra từ nhiều phần mềm khác nhau.

Gộp file cũng là một cách lưu trữ. Thư mục dự án đã hoàn tất gồm hợp đồng đã ký, ba lệnh thay đổi và hóa đơn cuối cùng sẽ dễ tìm hơn nhiều năm sau nếu là một file PDF đặt tên theo khách hàng và ngày. Chỉ nên giữ các file riêng khi tài liệu phải có thể xác minh độc lập, chẳng hạn hợp đồng có chữ ký số, và khi những người khác nhau cần nhận từng file riêng. Cả hai trường hợp sẽ được nói lại ở phần sau.

Mọi công cụ ghép, kể cả Preview và Acrobat, đều xếp trang theo thứ tự các file bạn đưa vào, nên mười giây lên kế hoạch sẽ giúp bạn khỏi phải ghép lại. Hãy ghi ra thứ tự dự định nếu bộ hồ sơ dài: chẳng hạn thư xin việc, CV, rồi các chứng chỉ mới nhất trước, hoặc hóa đơn từ cũ đến mới. Sau đó đổi tên file để chính tên đã mang thứ tự. Số hai chữ số ở đầu, như 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf và 03-degree.pdf, sẽ được sắp đúng trong Finder, File Explorer và hầu hết hộp thoại tải lên.

Tên file cũng quan trọng sau khi ghép. Các công cụ tạo dấu trang cho từng file nguồn thường lấy nhãn dấu trang từ tên file, nên scan0042.pdf sẽ thành một dấu trang không ai hiểu. Hãy đặt cho mỗi file cái tên bạn muốn thấy trong thanh bên của file PDF đã ghép, và đặt cho file đã ghép một cái tên mà người nhận có thể lưu mà không cần đổi: tên bạn, mục đích và ngày dùng được cho hầu hết hồ sơ.

Trong các hệ điều hành máy tính lớn, chỉ macOS có sẵn công cụ ghép PDF thực sự. Preview, trình xem PDF mặc định trên mọi máy Mac, hiển thị ảnh thu nhỏ các trang ở thanh bên, và bạn có thể kéo cả một file PDF từ Finder vào thanh bên đó để chèn các trang của nó tại điểm thả. Edit > Insert > Page from File cũng làm được việc này qua menu. Preview lưu thay đổi vào chính file bạn đã mở, nên hãy dùng File > Export as PDF, hoặc nhân bản file đầu trước khi bắt đầu, nếu muốn giữ nguyên bản gốc.

Windows 10 và 11 không có lệnh ghép. Mẹo tích hợp gần nhất là máy in Microsoft Print to PDF: chọn nhiều ảnh JPG hoặc PNG trong File Explorer, nhấp chuột phải và chọn Print (nằm trong Show more options trên Windows 11), rồi chọn máy in đó để có một file PDF nhiều trang. Cách này chỉ dùng được cho ảnh, không dùng cho các file PDF có sẵn. Công cụ Combine Files của Acrobat ghép được mọi thứ, nhưng cần gói Acrobat Standard hoặc Pro trả phí; Acrobat Reader miễn phí không thể gộp file. Google Drive có thể lưu và xem trước PDF nhưng cũng không có chức năng ghép.

Khi máy tính không có công cụ ghép, trình duyệt làm được việc mà không cần cài gì. Công cụ ghép file PDF nhận từ 2 đến 50 file PDF, mỗi file tối đa 95 MB, và hoạt động như nhau trong Chrome trên Windows, trên Chromebook, hay trong Safari trên iPhone, nơi bạn chọn file từ ứng dụng Files. Điện thoại là nơi công cụ ghép trên trình duyệt hữu ích nhất, vì những file bạn cần, như phiếu lương đã tải và ảnh chụp giấy tờ tùy thân, thường đã nằm sẵn trong mục tải xuống của điện thoại.

Bước sắp xếp là nơi dễ sai nhất. Ghép theo quyết định trình tự: Thứ tự tải lên đi theo danh sách, bạn có thể kéo để sắp lại; Tên file sắp theo thứ tự tự nhiên, nên file 2 đứng trước file 10; Ngày sửa đổi theo lần lưu cuối của mỗi file. Nếu bạn đã đánh số file như hướng dẫn ở trên, Tên file là lựa chọn an toàn nhất vì kết quả không còn phụ thuộc vào thứ tự bạn tình cờ chọn file.

Công cụ ghép PDF chỉ ghép các file PDF, nên mọi thứ khác phải được chuyển sang PDF trước. Với ảnh chụp biên lai hoặc giấy tờ tùy thân đã quét, hãy biến ảnh thành các trang bằng chuyển ảnh sang PDF, công cụ này còn cho chọn kích thước trang và lề để ảnh không nằm trên trang có kích thước bằng khung hình camera gốc. Với giấy tờ bạn đang quét, hướng dẫn quét tài liệu sang PDF nói về độ phân giải và cài đặt màu giúp trang vẫn dễ đọc mà không quá nặng.

Tài liệu Word cũng cần được xử lý tương tự. Xuất từ Word bằng File > Save As > PDF, hoặc dùng chuyển Word sang PDF khi bạn không cài Word. Chuyển từng tài liệu riêng rồi mới ghép, thay vì dán tất cả vào một file Word, giúp giữ nguyên phông chữ, tiêu đề đầu trang và cách đánh số trang riêng của từng tài liệu như tác giả đã đặt, và tránh việc bố cục bị lệch khi kiểu định dạng của nhiều file xung đột trong một tài liệu.

Nguồn hỗn hợp hầu như luôn kéo theo kích thước trang khác nhau. Một trang US Letter là 8.5 × 11 in (216 × 279 mm), trang A4 là 210 × 297 mm, còn ảnh chụp từ điện thoại chuyển thành PDF có thể có hình dạng bất kỳ. Theo mặc định, việc ghép giữ mỗi trang ở kích thước riêng, trông thiếu gọn trên màn hình và in ra với lề lạ. Hãy đặt Kích thước trang là A4 hoặc Letter với Nội dung là Scale to fit để mọi trang khớp nhau. Các trang ngang, như bảng tính xuất ra, vẫn giữ chiều ngang; hãy xoay chúng trong file nguồn nếu chúng bị nghiêng.

Dấu trang là thứ mà đặc tả PDF gọi là dàn ý tài liệu: danh sách bấm được ở thanh bên của trình xem. Khi ghép, cách thiết lập hữu ích là một dấu trang cấp cao nhất cho mỗi file nguồn, mang tên file đó, và đó là những gì Dấu trang cho từng tệp tạo ra. Các dấu trang đã có sẵn trong file nguồn, như mục chương trong một báo cáo, được giữ lại và vẫn gắn với trang của chúng. Các liên kết trong tài liệu trỏ tới trang của chính nó vẫn hoạt động, vì các trang di chuyển cùng nhau.

Biểu mẫu điền được cần cẩn thận hơn. Mỗi trường trong biểu mẫu PDF có một tên, và trong một file PDF một tên chỉ ứng với một giá trị. Nếu ghép hai bản của cùng một mẫu khai thuế, hoặc hai biểu mẫu của cùng một nhà phát hành, các trường trùng tên sẽ bị liên kết: gõ tên vào trang 1 thì ô tương ứng ở trang 9 cũng được điền. Làm phẳng biểu mẫu biến câu trả lời đã điền thành nội dung trang thông thường, nên chúng không thể thay đổi hay xung đột nữa. Hãy làm phẳng khi biểu mẫu đã hoàn tất; giữ nguyên nếu người nhận vẫn phải điền.

Chữ ký số không thể tồn tại qua việc ghép. Chữ ký dựa trên chứng thư bao phủ chính xác các byte của file đã ký, còn việc ghép ghi ra một file mới, nên trình xem sẽ báo chữ ký không hợp lệ hoặc bị thiếu dù hình chữ ký vẫn hiện trên trang. Chữ ký vẽ tay hoặc gõ chỉ là nội dung trang và được giữ nguyên. Nếu bạn cần một bản phẳng không có trường chỉnh sửa để lưu trữ thì không sao; với bất cứ thứ gì phía bên kia phải xác minh, hãy gửi PDF đã ký như một tệp đính kèm riêng.

File PDF đã ghép có dung lượng xấp xỉ tổng các phần, đôi khi nhỏ hơn một chút khi các nguồn dùng chung phông chữ. Như vậy ổn với email gửi đồng nghiệp nhưng thường quá lớn cho biểu mẫu tải lên, nhiều nơi giới hạn tệp đính kèm ở 2, 5 hoặc 10 MB. Các trang quét thường là nguyên nhân: một bản quét màu 300 DPI có thể chiếm nhiều chỗ hơn tài liệu văn bản 50 trang. Hãy ghép trước, kiểm tra dung lượng, rồi mới đưa kết quả qua nén PDF nếu vượt giới hạn, vì nén một file hoàn chỉnh nhanh hơn nén mười file và cho bạn đánh giá chất lượng một lần.

Nếu gần chạm giới hạn, hãy tìm các trang không cần thiết trước khi nén mạnh hơn. Xóa trang trắng loại bỏ các mặt sau trống mà máy quét hai mặt tạo ra cho tờ một mặt, có thể bớt vài trang khỏi bộ hồ sơ quét, và Loại bỏ siêu dữ liệu xóa các trường tác giả và phần mềm khỏi file nguồn. Cả hai đều không thay đổi cách các trang còn lại hiển thị, nên đáng bật trước khi bạn đánh đổi chất lượng hình ảnh lấy từng KB.

Ghép file không phải cánh cửa một chiều. Các trang trong PDF đã ghép chính là những trang đã đưa vào, nên sau này bạn có thể tách file ra theo khoảng trang, chẳng hạn gửi trang 1 đến 4 cho một người và phần còn lại cho người khác, hoặc thay một chứng chỉ đã lỗi thời. Hướng dẫn đi kèm về cách tách file PDF nói về tách theo khoảng, theo dấu trang và thành từng trang đơn. Giữ các file nguồn gốc trong một thư mục cạnh file đã ghép vẫn là cách đơn giản nhất để dựng lại bộ hồ sơ khi cần thay một tài liệu.

Câu hỏi này hoàn toàn hợp lý, vì bộ hồ sơ thường chứa giấy tờ tùy thân, sao kê ngân hàng và địa chỉ. Điều quan trọng là điều gì xảy ra với các file sau khi ghép. Trên UltKit, việc tải lên đi qua HTTPS, file đã ghép có thể tải xuống trong 30 phút sau khi xử lý, rồi cả file nguồn lẫn kết quả đều bị xóa khỏi máy chủ. Không cần tài khoản, nên không có gì gắn với hồ sơ cá nhân, và các file không được dùng cho việc nào khác ngoài tạo ra bản tải xuống của bạn.

Với tài liệu không bao giờ nên rời khỏi máy tính, như hồ sơ y tế thuộc quy định của công ty, hãy dùng Preview trên Mac hoặc một ứng dụng máy tính, và kiểm tra quy định của tổ chức trước khi tải bất cứ thứ gì lên ở nơi làm việc. Với hồ sơ thông thường, thời gian lưu giữ ngắn và không cần đăng ký là hai điều cần tìm ở bất kỳ công cụ trực tuyến nào. Khi đã có file đã ghép, đặt mật khẩu mở trước khi gửi email cũng bảo vệ nó trong lúc truyền đi.