Cách đặt mật khẩu PDF: mật khẩu mở, quyền hạn, AES

Định dạng PDF có hai loại mật khẩu, và phần lớn sự nhầm lẫn đến từ việc coi chúng là một. Mật khẩu mở tệp, mà đặc tả gọi là user password, mới là loại quan trọng cho quyền riêng tư. Khi đã đặt, mọi trang, hình ảnh, trường biểu mẫu và tệp đính kèm đều được mã hóa, và dữ liệu trong file chỉ là nhiễu cho đến khi có người nhập mật khẩu. Nếu người nhận chuyển nhầm file cho người khác, hoặc laptop bị đánh cắp, nội dung vẫn không bị lộ chừng nào mật khẩu còn được giữ bí mật.

Mật khẩu quyền hạn, gọi là owner password, hoạt động khác. Nó cho phép tác giả tắt chức năng in, sao chép chữ, điền biểu mẫu, nhận xét hoặc chỉnh sửa trang. Tài liệu vẫn mở được mà không cần nhập gì, nên người đọc thấy được mọi chữ. Các giới hạn này chỉ là cờ lưu trong file, việc tuân thủ tùy vào trình xem. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox và Preview đều tuân thủ và làm mờ các mục menu tương ứng. Trình xem hoặc thư viện nào bỏ qua các cờ này vẫn có thể in và sao chép, vì nội dung chưa bao giờ bị che khỏi nó.

Trên thực tế có ba cách kết hợp. Chỉ dùng mật khẩu mở tệp cho mọi thứ riêng tư: phiếu lương, tờ khai thuế, thư y tế, hợp đồng đang thương lượng. Chỉ dùng mật khẩu quyền hạn cho tài liệu công khai nhưng không nên bị sửa, chẳng hạn bảng giá đã ký. Dùng cả hai khi chỉ những người được chỉ định mới được đọc và không được sửa, đồng thời đặt hai mật khẩu khác nhau, nếu không ai mở được file cũng có thể gỡ giới hạn.

Mã hóa PDF đã được sửa đổi nhiều lần kể từ phiên bản đầu năm 1994, và các phương pháp cũ vẫn đọc được để đảm bảo tương thích. Khóa RC4 40 bit của PDF 1.1 có thể bị dò ra bằng máy tính thông thường, còn RC4 128 bit từ PDF 1.4 dùng thuật toán không còn được coi là an toàn. AES-128 xuất hiện cùng PDF 1.6 và Acrobat 7. AES-256 đến cùng Acrobat 9, và Acrobat X thay lược đồ 256 bit đầu tiên của Adobe bằng cơ chế kiểm tra mật khẩu mạnh hơn, đây là phiên bản mà ISO 32000-2, chuẩn PDF 2.0, giữ lại đồng thời loại bỏ RC4.

Với hầu hết mọi người, lựa chọn rất đơn giản: AES-256. Mọi trình đọc hiện nay trên Windows, macOS, iOS, Android và các trình duyệt lớn đều mở được. Chỉ chuyển xuống AES-128 khi một người nhận cụ thể dùng phần mềm quá cũ không hỗ trợ file 256 bit, chẳng hạn hệ thống quản lý tài liệu mười lăm năm chưa cập nhật. Trong Acrobat, menu Compatibility sẽ chọn giúp bạn: Acrobat X trở lên nghĩa là AES-256, Acrobat 7 trở lên nghĩa là AES-128, và cũ hơn nghĩa là RC4.

Có thể bạn đã có sẵn phần mềm mã hóa được PDF. Acrobat Standard và Pro trả phí có đầy đủ tùy chọn nhất, gồm mật khẩu mở tệp và mật khẩu quyền hạn riêng biệt cùng menu tương thích nêu trên. Preview trên macOS có thể thêm cả hai mật khẩu trong hộp thoại xuất file; ở các bản macOS gần đây, tùy chọn nằm sau nút Permissions, ở bản cũ hơn là một ô Encrypt duy nhất. Word cho Windows có thể mã hóa PDF khi tạo, nhưng chỉ với mật khẩu mở tệp dài 6 đến 32 ký tự và không có thiết lập quyền hạn.

Hai công cụ phổ biến hoàn toàn không có tính năng mật khẩu. Microsoft Print to PDF, máy in ảo tích hợp trong Windows 10 và 11, ghi ra file không được bảo vệ và không có tùy chọn bảo mật, còn đích Save as PDF của Chrome trong hộp thoại in cũng vậy. Nếu PDF của bạn đến từ một trong hai nguồn này, hãy mã hóa ở bước thứ hai. Dù dùng cách nào, hãy mở kết quả một lần để kiểm tra có yêu cầu mật khẩu không; trong Acrobat Reader, File > Properties > Security hiển thị phương pháp mã hóa và các quyền hạn.

Trên Chromebook, laptop cơ quan không có Acrobat hoặc điện thoại, một công cụ trên trình duyệt làm được việc tương tự. Hãy đặt mật khẩu cho PDF bằng cách tải lên một file tối đa 95 MB; UltKit mã hóa bằng AES-256 theo mặc định và xóa cả file tải lên lẫn kết quả sau 30 phút kể từ khi xử lý. Không cần cài đặt và không cần tạo tài khoản, điều này rất hữu ích trên máy tính văn phòng bị khóa quyền.

Hãy làm mọi chỉnh sửa khác trước. PDF đã mã hóa không thể nén lại hay ghép nếu không có mật khẩu, nên nếu file quá lớn so với giới hạn email, hãy nén PDF trước khi đặt mật khẩu. Nếu file chứa câu trả lời biểu mẫu đã điền và không được thay đổi, cũng hãy làm phẳng trước. Mã hóa chỉ thêm một từ điển bảo mật nhỏ, nên bản được bảo vệ có dung lượng gần bằng bản gốc.

Lỗi phổ biến nhất là gửi mật khẩu trong cùng email với tệp đính kèm, hoặc trong email thứ hai ngay sau đó một phút. Bất kỳ ai đọc được hộp thư đó, kể cả người chuyển tiếp chuỗi thư, sẽ có đủ cả hai nửa. Hãy dùng kênh khác: gửi file qua email và nhắn mật khẩu qua tin nhắn, đọc qua điện thoại, hoặc thống nhất trực tiếp. Với trao đổi định kỳ, chẳng hạn sao kê hằng tháng gửi cùng một khách hàng, hãy thống nhất một quy tắc đặt mật khẩu một lần và không viết nó trong thư.

Hãy chọn mật khẩu mà người nhận có thể gõ không sai. Cụm bốn hoặc năm từ không liên quan dễ đọc qua điện thoại hơn một chuỗi ký hiệu, và khó đoán hơn tên hay ngày sinh. Tránh những thông tin mà đồng nghiệp của người nhận có thể tra ra, và đừng dùng lại mật khẩu email hay ngân hàng của bạn, vì bạn sắp chia sẻ nó với người khác.

Tài liệu chịu quy định thì rủi ro cao hơn. Hồ sơ nhân sự, bệnh án và giấy tờ pháp lý thường thuộc các quy định như HIPAA ở Hoa Kỳ, trong đó liệt kê mã hóa là một biện pháp bảo vệ dữ liệu y tế, hoặc Điều 32 của GDPR, nêu mã hóa như một ví dụ về bảo mật phù hợp. Mật khẩu mở tệp AES-256 trên tệp đính kèm email là một phần hợp lý của việc đó, nhưng chưa phải tất cả: tổ chức của bạn có thể yêu cầu cổng bảo mật, ghi nhật ký ai nhận gì, hoặc lịch lưu trữ. Hãy kiểm tra chính sách trước khi chọn gửi qua email.

Mã hóa bảo vệ file khi lưu trữ và khi truyền đi. Khi đúng người đã mở file, nội dung đã nằm trên màn hình của họ, và định dạng PDF không thể ngăn chụp màn hình, chụp màn hình bằng điện thoại hay nhận dạng chữ trên các ảnh đó. Giới hạn in không có tác dụng với trình xem bỏ qua chúng, và nếu cho phép in, in ra máy in PDF ảo có thể tạo bản không được bảo vệ. Hãy xem các giới hạn là sự nhắc nhở với người đọc trung thực, không phải lớp phòng thủ.

Một số chi tiết cũng thấy được mà không cần mật khẩu. Tên file không bao giờ được mã hóa, nên Smith_HIV_results.pdf tiết lộ điều mà phần nội dung mã hóa che giấu; hãy đặt tên trung tính cho file nhạy cảm. Khi tắt Mã hóa siêu dữ liệu, tiêu đề, tác giả và từ khóa ai cũng đọc được. Tiêu đề email, người gửi và người nhận, dung lượng tệp đính kèm và ngày gửi hiện ra với mọi máy chủ thư trên đường đi, và file nén ZIP mã hóa AES chỉ ẩn được tên file khi định dạng hỗ trợ mã hóa chúng.

Khi bạn biết mật khẩu, việc gỡ nó rất đơn giản. Sao kê ngân hàng bạn mở mỗi tuần, hoặc tài liệu bạn tự mã hóa nay cần chỉnh sửa, có thể được mở khóa bằng mật khẩu bạn biết: nhập vào Mật khẩu hiện tại, nhấn Mở khóa và cất bản không bảo vệ ở nơi riêng tư. Để đổi mật khẩu, hãy mở khóa file rồi đặt lại bằng mật khẩu mới. Chỉ gỡ giới hạn sẽ gỡ giới hạn in và sao chép nhưng vẫn giữ mật khẩu mở tệp.

Quên mật khẩu mở tệp là chuyện khác, và câu trả lời thẳng thắn rất ngắn. PDF mã hóa bằng AES-256 với mật khẩu mạnh không ai khôi phục được, kể cả Adobe, vì không có khóa chủ hay cửa hậu. Các chương trình khôi phục mật khẩu chỉ hoạt động bằng cách đoán, thành công với mật khẩu yếu và file RC4 cũ nhưng thất bại với cụm mật khẩu dài. Hãy hỏi người gửi mật khẩu hoặc một bản mới, tìm quy tắc đặt mật khẩu trong email chuyển file, và giữ bản gốc không mã hóa của bạn ở nơi an toàn.

Hãy rà soát danh sách này một lần cho mỗi tài liệu. Chỉ mất một phút và bao quát những lỗi thường làm hỏng một thiết lập vốn mạnh, từ tên file lộ thông tin đến mật khẩu nằm cùng hộp thư với tệp đính kèm.