Cách tách file PDF theo khoảng trang, dung lượng hoặc chương

Phần lớn mọi người cần tách file PDF vì một tệp đang gánh việc của nhiều tệp. Hội đồng luận văn chỉ muốn chương 3, kế toán muốn hóa đơn của từng khách hàng thành một tệp đính kèm riêng, hoặc máy quét tự động nạp giấy biến một buổi sáng quét tài liệu thành một file 80 trang lẫn hợp đồng thuê nhà, hai phiếu lương và cả xấp biên lai. Trong mọi trường hợp, nội dung các trang đều không sai. Vấn đề chỉ là chỗ tài liệu này kết thúc và tài liệu kia bắt đầu, và việc tách chỉ dời các ranh giới đó mà không đụng đến nội dung.

Công việc thứ tư liên quan đến dung lượng chứ không phải cấu trúc. Biểu mẫu tải lên khi xin việc, yêu cầu bồi thường bảo hiểm và tuyển sinh đại học thường giới hạn mỗi tệp ở 2 MB, 5 MB hoặc 10 MB, còn Gmail cho phép 25 MB mỗi thư, tính cả tệp đính kèm. Một bản quét 40 trang ở 300 DPI dễ dàng vượt 20 MB. Tách thành các phần vừa với giới hạn thường tốt hơn là nén cả file đến khi chữ nhỏ bị mờ, vì mỗi trang giữ nguyên độ phân giải gốc.

Khoảng trang là cách tách linh hoạt nhất vì bạn chỉ rõ từng điểm cắt. Cú pháp thường dùng là danh sách ngăn cách bằng dấu phẩy, trong đó dấu gạch nối nối trang đầu và trang cuối của một khoảng, nên 1-3, 7, 9-12 nghĩa là trang 1 đến 3, riêng trang 7 và trang 9 đến 12. Một số công cụ biến mỗi khoảng thành một tệp riêng, ở đây cho ra ba tệp; số khác gom mọi trang đã liệt kê vào một file PDF 8 trang. Hãy đọc nhãn của trường trước, vì cùng một đoạn văn bản có thể cho kết quả khác nhau.

Mỗi trang một tệp và mỗi N trang là các tùy chọn máy móc. Chúng không cần lên kế hoạch, chỉ cần số trang, và phù hợp với xấp tài liệu có cùng độ dài. Một bản quét 60 trang gồm các biểu mẫu hai trang, tách mỗi 2 trang sẽ cho 30 tệp, và nếu tổng không chia hết thì phần cuối chứa số trang còn lại. Tách theo dung lượng thì làm ngược lại: công cụ thêm trang vào một phần cho đến khi trang kế tiếp làm vượt giới hạn, rồi bắt đầu phần mới, nên số trang mỗi phần khác nhau nhưng phần nào cũng vừa với biểu mẫu tải lên.

Tách theo dấu trang dựa vào mục lục của tài liệu, tức bảng nội dung bấm được mà hầu hết trình xem hiển thị ở thanh bên. Tiêu chuẩn PDF, ISO 32000, gọi nó là outline, và mỗi mục cấp cao nhất trỏ đến một trang. Công cụ tách có thể bắt đầu tệp mới ở từng trang đó và đặt tên theo mục, biến một tài liệu 400 trang thành các chương mà không phải đếm trang. Bản quét và nhiều báo cáo xuất ra không có mục lục, khi đó bạn quay lại dùng khoảng trang.

Với một lần cắt đơn giản, có thể bạn không cần công cụ riêng. Mọi hệ điều hành máy tính đều có thể in một khoảng trang ra file PDF mới, và Preview trên macOS còn cho kéo trang ra khỏi tài liệu. Điểm hạn chế là in sẽ dựng lại các trang: tệp mới thường mất dấu trang, liên kết nội bộ và trường biểu mẫu điền được, còn trang quét có thể bị nén lại. Cách này ổn với phần trích hai trang để đính kèm email, nhưng không hợp với hợp đồng có trường biểu mẫu hoặc tài liệu mà người đọc cần mục lục.

Adobe Acrobat là ngoại lệ trong các ứng dụng cài sẵn vì lệnh tách của nó sao chép trang thay vì in. Lệnh nằm trong công cụ Organize Pages và cho tách theo số trang, theo dung lượng tệp và theo dấu trang cấp cao nhất. Acrobat Reader miễn phí chỉ mở và in được PDF chứ không tách được, nên cách dùng Organize Pages cần gói Acrobat trả phí. Các thẻ bên dưới nêu từng thao tác cho mỗi cách.

Công cụ trên trình duyệt là cách thực tế trên Chromebook, máy tính cơ quan không cài được phần mềm, hoặc điện thoại, và làm được điều hộp thoại in không làm được: nhiều điểm cắt trong một lượt mà vẫn giữ cấu trúc tài liệu. Với công cụ tách PDF của UltKit, bạn tải lên một file PDF tối đa 95 MB, chọn Cách tách rồi điền một trường hiện ra cho cách đó. Trước tiên hãy mở file bằng trình xem có thanh hình thu nhỏ và ghi lại nơi mỗi tài liệu bắt đầu; số trang bạn nhập là vị trí trong tệp, đếm từ 1, không phải số in ở chân trang.

Tên các cách tách tương ứng với năm kiểu tách ở trên. Khoảng tùy chỉnh biến mỗi khoảng trong trường Các khoảng trang thành một file PDF riêng, nên 1-3, 7, 9-12 cho ba tệp. Trích xuất trang nhận danh sách cùng kiểu và tạo một file PDF mới từ đó. Từng trang, Mỗi N trang, Dung lượng tối đa mỗi tệp và Theo dấu trang (chương) lo phần còn lại, với Số trang mỗi tệp nhận từ 1 đến 1.000 và Dung lượng tệp tối đa nhận từ 1 đến 100 MB.

Máy quét hai mặt chụp cả hai mặt của mỗi tờ, nên xấp 20 tờ thành file PDF 40 trang, trong đó trang 1 là mặt trước tờ 1, trang 2 là mặt sau, trang 3 là mặt trước tờ 2 và cứ thế. Thứ tự này rất quan trọng khi tách. Nếu mỗi tờ là một tài liệu riêng, như xấp biểu mẫu hai mặt, hãy tách mỗi 2 trang để mỗi tờ thành một tệp kèm mặt sau. Nếu các mặt sau đều trống, có lẽ bạn chỉ cần các trang lẻ, như vậy bỏ được mọi mặt sau trống trong một bước.

Lấy các trang lẻ là việc của khoảng trang. Với Trích xuất trang, danh sách như 1, 3, 5, 7 tạo một file PDF từ các mặt trước, và mọi trang lẻ của bản quét 100 trang vẫn nằm gọn trong giới hạn 300 ký tự. Hộp thoại in của Acrobat có cài đặt tập con riêng, Odd or Even Pages trong More Options, có thể kết hợp với máy in PDF khi tài liệu không có liên kết hay trường cần giữ. Các trang chẵn cho bạn riêng các mặt sau, hữu ích khi ai đó ghi chú ở mặt sau của biểu mẫu đã in.

Máy quét một mặt gây ra vấn đề khác. Nếu bạn quét hết mặt trước, lật xấp rồi quét mặt sau, tệp sẽ chứa các mặt trước rồi đến các mặt sau theo thứ tự ngược. Tách không sửa được điều đó; mặt trước và mặt sau phải được xen kẽ, đó là việc ghép. Hãy tách tệp thành nửa mặt trước và nửa mặt sau, ghép lại, rồi kiểm tra tờ cuối, nơi xấp bị đảo thường sai.

Cách tách sao chép trang, thay vì in, có thể mang cấu trúc tài liệu vào từng phần, nhưng một số thứ phụ thuộc vào các trang mà phần đó không còn chứa. Dấu trang trỏ tới trang 45 thuộc về phần chứa trang 45 và không ở đâu khác. Liên kết từ trang 3 đến trang 60 không còn đích khi các trang nằm ở các tệp khác nhau, nên nó vẫn hiện nhưng không làm gì. Chữ ký số là trường hợp nghiêm ngặt nhất: chữ ký bao phủ các byte của toàn bộ tệp đã ký, nên phần cắt từ hợp đồng đã ký sẽ không còn hợp lệ.

Tên tệp là phần nhiều người bỏ qua rồi hối hận. Các phần đặt tên split_1.pdf đến split_12.pdf buộc người nhận mở từng tệp mới biết nó là gì. Hãy đặt tên theo khoảng trang khi cần truy về bản gốc, theo số thứ tự phần khi thứ tự quan trọng hơn nội dung, và theo tiêu đề dấu trang khi các phần là chương. Danh sách bên dưới nêu từng thành phần và cài đặt điều khiển nó.

Việc tách hoàn toàn đảo ngược được miễn là bạn giữ các phần. Vì các trang được sao chép nguyên vẹn, ghép các phần lại đúng thứ tự sẽ cho tệp có cùng trang, cùng văn bản và cùng hình ảnh với bản gốc. Điều có thể khác là mục lục, vì mỗi phần chỉ mang dấu trang của trang mình. Nếu bạn tách một bản tải lên giới hạn 2 MB thành bốn phần, bên nhận có thể ghép các phần PDF lại thành một tệp mà không mất gì, và hướng dẫn cách ghép file PDF của chúng tôi trình bày chi tiết về thứ tự và dấu trang.

Hãy giữ bản gốc cho đến khi bạn đã mở từng phần. Đó là bản duy nhất còn đủ mục lục, liên kết giữa các phần và chữ ký số, và tách lại từ bản gốc dễ hơn nhiều so với dựng lại từ mười hai mảnh. Nếu một phần vẫn quá lớn cho cổng nộp sau khi tách, hãy nén PDF riêng phần đó thay vì cả tài liệu, để các phần khác giữ chất lượng ảnh gốc.

Việc tách thường liên quan đến đúng những tệp bạn ít muốn bị lộ nhất: sao kê ngân hàng, hồ sơ y tế và hợp đồng. Trên UltKit, tệp bị xóa 30 phút sau khi xử lý, không cần tạo tài khoản và không phải cài đặt gì. Với hồ sơ bạn không được chia sẻ cho bên thứ ba nào, hãy dùng Preview hoặc Acrobat trên máy và chấp nhận các hạn chế đã nêu ở trên.

Phần lớn lần tách thất bại có bốn nguyên nhân: tệp có mật khẩu, số trang không khớp với số trang thật của tệp, trang trống do máy quét, hoặc một trang lớn hơn dung lượng bạn yêu cầu. Mỗi nguyên nhân đều có cách khắc phục trực tiếp, và không cần quét lại từ đầu.