Cách scan tài liệu sang PDF trên điện thoại, Windows, Mac

Trên iPhone, trình quét nằm ở hai nơi. Trong Ghi chú, hãy mở một ghi chú, chạm nút đính kèm (biểu tượng máy ảnh hoặc kẹp giấy, tùy phiên bản iOS) và chọn Scan Documents. Camera tự tìm mép trang giấy, nắn phối cảnh cho phẳng và chụp khi trang giấy đã ổn định; bạn cứ quét tiếp và mọi trang sẽ nằm trong cùng một bản quét. Ghi chú có tính năng này từ iOS 11, còn từ iOS 13 ứng dụng Tệp cũng có trình quét tương tự trong menu ba chấm, lưu PDF thẳng vào thư mục thay vì vào ghi chú.

Trên Android, Google Drive là ứng dụng quét mà hầu hết điện thoại đều có sẵn. Chạm biểu tượng máy ảnh hoặc New → Scan, chụp từng trang, cắt và chọn bộ lọc rồi lưu; Drive sẽ lưu kết quả dưới dạng PDF trong Drive của bạn. Trên máy tính có máy quét mặt kính hoặc máy in đa năng, Windows có ứng dụng Windows Scan miễn phí trên Microsoft Store, còn mọi máy Mac đều có Image Capture trong thư mục Applications. Cả hai đều làm việc được với hầu hết máy quét mà không cần phần mềm của hãng.

Máy quét mặt kính vẫn là công cụ tốt hơn cho mọi thứ cần in, lưu trữ hoặc xem kỹ. Mặt kính giữ trang giấy phẳng hoàn toàn, ánh sáng đều trên cả tờ, và độ phân giải chính xác: ở 300 dpi, một trang A4 luôn thành 2480 × 3508 px và một trang US Letter luôn thành 2550 × 3300 px. Sách đóng gáy, hộ chiếu dày, tài liệu chữ nhỏ hay có con dấu nổi đều cho ra bản quét sạch. Khay nạp giấy trên máy in đa năng cũng xử lý được một bản hợp đồng 30 trang trong lúc bạn làm việc khác.

Điện thoại thắng ở tốc độ và sự tiện có sẵn, và với phần lớn giấy tờ hằng ngày thì kết quả cũng tốt không kém. Camera 12 MP, phổ biến trên các điện thoại gần đây, chụp được 4032 × 3024 px, thừa chi tiết cho một trang chữ. Điều điện thoại khó kiểm soát hơn là ánh sáng và góc chụp, nên bóng đổ, chói sáng và trang giấy hơi cong là các lỗi thường gặp. Ứng dụng quét có sửa phối cảnh, nhưng không thể tạo lại chi tiết mà bóng đổ đã che mất.

Ánh sáng quan trọng hơn camera. Đặt trang giấy lên bề mặt tối, trơn như mặt bàn hoặc bìa sách để ứng dụng tìm được mép giấy, và đứng sao cho cửa sổ hoặc đèn ở bên cạnh chứ không phải phía sau lưng, nơi bóng của bạn đổ lên giấy. Tắt đèn flash khi chụp giấy bóng và thẻ nhựa, vì nó để lại một điểm sáng chói đúng lên những chữ bạn cần. Giữ điện thoại song song với trang giấy và để trang giấy chiếm gần hết khung hình; nếu ứng dụng hiện khung viền bị nghiêng, hãy chỉnh lại tư thế thay vì trông chờ vào chức năng tự sửa.

Hãy chọn chế độ màu có chủ đích. Thang độ xám giữ cho nét chì mờ, con dấu mờ và chữ ký vẫn đọc được, và thường nhẹ hơn nhiều so với màu. Đen trắng thuần, chế độ mà một số ứng dụng gọi là B&W hoặc Document, nhẹ nhất và rõ nét với chữ in, nhưng có thể làm mất chữ viết tay nhạt, nền xám và ảnh trên giấy tờ tùy thân. Chỉ giữ màu khi màu có ý nghĩa: con dấu đỏ, ô biểu mẫu có màu, đoạn được tô sáng hoặc một bức ảnh.

Về độ phân giải, 200 dpi là đủ cho trang chỉ đọc trên màn hình, còn 300 dpi là mức mặc định an toàn để in, lưu trữ và nhận dạng văn bản. Đặt cao hơn chủ yếu chỉ làm file nặng thêm. Bảng dưới đây liệt kê các tổ hợp bao quát gần như mọi loại tài liệu, với dung lượng ghi theo mức điển hình cho một trang, vì loại giấy và nội dung sẽ làm kết quả thay đổi.

Đôi khi các trang đã có sẵn dưới dạng ảnh: một loạt ảnh hóa đơn trong thư viện, vài file JPG đồng nghiệp gửi, hoặc ảnh HEIC từ iPhone chụp mà không dùng trình quét. Hầu hết cơ quan muốn nhận một file PDF có đủ các trang theo thứ tự, không phải mười ảnh rời. Công cụ chuyển ảnh sang PDF nhận tối đa 50 ảnh, mỗi ảnh tối đa 95 MB, gồm JPG, PNG và HEIC, và đặt mỗi ảnh lên một trang riêng trong cùng một file.

Hai thiết lập giúp kết quả giống bản quét hơn là album ảnh. Đặt Kích thước trang là A4 hoặc Letter để mọi trang có cùng khổ giấy dù ảnh có hình dạng khác nhau, và để Ảnh trên trang ở Cách vừa khung là chế độ vừa khung, thu ảnh vừa trang mà không cắt xén. Bật Tự động xoay đúng chiều để các trang chụp ngang được xoay đứng lại. Nếu ảnh có nhiều mặt bàn quanh tờ giấy, hãy cắt ảnh trước; trang giấy sẽ lấp đầy khổ giấy và chữ sẽ to hơn.

Nếu bạn đã quét một số trang sang PDF và các trang khác là ảnh, hãy chuyển ảnh trước rồi mới ghép các file. Hướng dẫn cách gộp file PDF của chúng tôi nói về việc gộp nhiều PDF thành một và chuyển trang về đúng vị trí. Thứ tự bạn chốt bây giờ cũng là thứ tự người đọc sẽ lật qua, nên đáng kiểm tra trước khi gửi.

Bản quét là ảnh của từng trang, nên nặng hơn nhiều so với PDF xuất từ phần mềm soạn thảo. Một bản quét màu mười trang ở 300 dpi dễ dàng đạt 10–20 MB, trong khi Gmail giới hạn tệp đính kèm 25 MB mỗi thư và nhiều cổng nộp hồ sơ chỉ nhận 200 KB, 500 KB hoặc 1 MB cho mỗi tài liệu. Cách tiết kiệm rẻ nhất là làm trước khi có file PDF: quét văn bản ở thang độ xám, giữ ở 200–300 dpi và bỏ qua mặt sau trống của các trang in một mặt.

Khi file đã tạo xong, hãy nén PDF thay vì quét lại. Nén theo ở Đề xuất sẽ nén lại ảnh trang và giữ nguyên bố cục, thường đã đủ để gửi email. Khi cổng nộp hồ sơ nêu một con số cụ thể, hãy chọn Dung lượng mục tiêu và nhập bằng KB hoặc MB, thấp hơn giới hạn một chút. Chuyển sang thang độ xám là cách giảm nhiều nhất trong một bước với bản quét màu của chữ đen, vì nó loại bỏ thông tin màu vốn chẳng mang nội dung gì.

Nếu bạn tạo PDF từ ảnh, có thể làm cả hai việc trong một lần: trong công cụ chuyển đổi ảnh, đặt Dung lượng tệp PDF là Dung lượng mục tiêu và file hoàn thành sẽ bằng hoặc dưới giới hạn của bạn. Giới hạn quá nhỏ và quá nhiều trang không hợp nhau, nên với mức 100 KB hãy chỉ gửi những trang mà biểu mẫu thực sự yêu cầu. Về sự đánh đổi giữa dung lượng và độ nét, hãy đọc cách nén PDF mà không mất chất lượng.

PDF quét là bức ảnh của chữ: nhìn đúng, nhưng bạn không tìm kiếm, sao chép một câu hay cho trình đọc màn hình đọc được. Nhận dạng ký tự quang học (OCR) khắc phục điều đó bằng cách nhận ra các chữ cái và lưu chúng thành lớp văn bản vô hình phía sau ảnh của mỗi trang. Trang vẫn trông y hệt bản quét, nhưng Ctrl+F hoặc Cmd+F giờ đã tìm được chữ trong đó. Một số ứng dụng quét tự thêm lớp này, một số thì không, nên hãy thử file bằng cách tìm một chữ bạn thấy trên trang.

Nếu tìm không ra gì, hãy đưa file qua OCR PDF, để Đầu ra ở PDF có thể tìm kiếm và chọn Ngôn ngữ tài liệu, điều này quan trọng với dấu và chữ không phải Latin. Chất lượng nhận dạng đi theo chất lượng bản quét: 300 dpi, ánh sáng đều và các dòng thẳng cho văn bản sạch, còn ảnh điện thoại có bóng và bị nghiêng sẽ sinh lỗi. Tăng độ tương phản giúp ích với bản gốc đã phai. Hãy OCR trước khi nén mạnh, vì trang bị nén nặng khiến trình nhận dạng có ít dữ liệu hơn để xử lý.

Một tên file tốt giúp người nhận đỡ phải hỏi lại. Hãy dùng kiểu tên tự sắp xếp được và cho biết bên trong có gì, như 2026-08-26_lease_signed.pdf hoặc smith_passport_bio-page.pdf, với ngày viết theo thứ tự năm trước để file xếp theo ngày trong mọi thư mục. Tránh những tên như scan0001.pdf hay IMG_4821.pdf vì chẳng nói lên điều gì, và tránh dấu gạch chéo, dấu hai chấm và emoji vì một số cổng từ chối khi tải lên. Nếu biểu mẫu yêu cầu từng tài liệu riêng, hãy tạo mỗi tài liệu một file PDF thay vì một PDF chứa tất cả.

Hãy kiểm tra thứ tự và chiều xoay trang trước khi gửi: mở PDF, cuộn từ trang đầu đến trang cuối, và xác nhận trang chữ ký ở cuối, mọi trang đều đứng thẳng và không bị cắt mất ở mép. Thiếu một trang là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại. Tài liệu hai mặt cần cả hai mặt theo thứ tự, mặt trước rồi mặt sau, cho từng tờ.

Bản quét giấy tờ tùy thân, sao kê ngân hàng và thư y tế chứa đúng những thông tin mà kẻ lừa đảo cần, nên hãy cân nhắc chúng được gửi đến đâu. Hãy dùng công cụ trực tuyến nói rõ điều gì xảy ra với file của bạn: trên UltKit, file tải lên được xử lý và xóa 30 phút sau khi xử lý, không cần tài khoản và không cần cài đặt gì, như mô tả ở cách hoạt động. Hãy xóa các bản quét còn sót trên máy dùng chung và trong thư mục tải xuống sau khi đã gửi, và gửi PDF qua cổng nộp hồ sơ hoặc tin nhắn trực tiếp thay vì liên kết công khai.