Chuyển Excel sang Word: danh sách trộn thư và bảng

Q: Ô đã gộp và màu sắc có được giữ lại không?

Khi **Định dạng văn bản** để ở chế độ giữ tất cả, các ô tiêu đề gộp, màu nền, đường viền và chữ đậm được giữ trong bảng Word. Định dạng có điều kiện được áp dụng dưới dạng màu hiển thị tại thời điểm chuyển đổi, không còn là quy tắc.

Một bảng tính đi vào Word theo một trong hai cách: làm nguồn dữ liệu cho trộn thư (mail merge), hoặc làm bảng hoàn chỉnh dán vào báo cáo. Trang này chuyển workbook thành bảng .docx và giải thích khi nào bạn nên bỏ qua bước chuyển đổi để trộn thư trực tiếp.

hoặc thả tệp PDF, DOC, DOCX … vào đây ·

Tối đa 95 MB mỗi tệp· Tối đa 20 tệp· Xóa sau 30 phút

Đầu ra

Chuyển sang

Định dạng văn bản

Tệp được xử lý trên máy chủ của chúng tôi và bị xóa sau 30 phút.

Cách sử dụng công cụ này

1
Tải workbook lên
Thả một hoặc nhiều file .xlsx, .xls hoặc .ods vào. Mỗi file tối đa 95 MB và bạn có thể xếp hàng 20 file cùng lúc.
2
Chọn các trang tính
Trang này chỉ chuyển trang tính đầu tiên, nơi thường chứa danh sách địa chỉ và liên hệ. Đổi Trang tính sang Tất cả trang tính để mỗi trang tính thành một phần riêng.
3
Chuyển đổi và mở bằng Word
Nhấn Chuyển sang DOCX. Các hàng sẽ thành bảng Word có thể chỉnh sửa, giữ nguyên độ rộng cột, tiêu đề in đậm và màu nền ô.

Trả lời

Làm thế nào để đưa dữ liệu Excel vào Word?

Với thư, phong bì hoặc nhãn, hãy giữ file .xlsx và trộn thư từ thẻ Mailings của Word. Với bảng cần chỉnh sửa trong tài liệu, hãy tải workbook lên đây và nhấn Chuyển sang DOCX.

Trộn thư từ Excel sang Word, từng bước

Trộn thư có từ lâu trước định dạng .xlsx; các trình soạn thảo văn bản đã có tính năng này từ đầu thập niên 1980. Trong Word, quy trình hiện nay nằm ở thẻ Mailings ra mắt cùng Office 2007, phiên bản đưa XLSX và DOCX thành mặc định. Ý tưởng rất đơn giản: một hàng trong Excel tương ứng một lá thư, phong bì hoặc nhãn trong Word.

Hãy chuẩn bị trang tính trước. Hàng 1 phải chứa tên cột như FirstName, Street và City, không có hàng trống phía trên và không có ô gộp ở tiêu đề. Sau đó trong Word chọn Start Mail Merge, chọn Letters hoặc Labels, dùng Select Recipients > Use an Existing List để mở workbook và chọn trang tính. Chèn trường bằng Insert Merge Field, kiểm tra vài bản ghi bằng Preview Results, rồi kết thúc bằng Finish & Merge để in hoặc tạo mỗi hàng một tài liệu.

Nếu danh sách dành cho điện thoại hoặc ứng dụng email thay vì giấy, trộn thư không phải công cụ phù hợp. Excel sang VCF biến chính các hàng đó thành danh bạ mà điện thoại nhập trực tiếp được.

Trộn thư hay chuyển thành bảng Word: bạn cần cách nào

Trộn thư

Excel vẫn là nguồn dữ liệu

Word đọc workbook và lặp lại mẫu của bạn cho từng hàng.

Kết quả là nhiều thư, phong bì hoặc nhãn
Sửa danh sách trong Excel rồi trộn lại
Cần Word trên Windows hoặc Mac

Chuyển

Trang tính thành một bảng

Các hàng được sao chép một lần vào file .docx dưới dạng bảng Word thông thường.

Kết quả là một tài liệu
Sửa ô trực tiếp trong Word, Google Docs hoặc LibreOffice
Không còn liên kết với workbook

Vì sao trang tính lớn không vừa một bảng Word

hàng mỗi trang tính Excel từ Excel 2007: 1.048.576
cột mỗi trang tính Excel (A đến XFD): 16.384
cột tối đa trong một bảng Word: 63

XLSX

Sổ làm việc Microsoft Excel

XLSX là định dạng sổ làm việc mặc định của Microsoft Excel kể từ Office 2007, dựa trên chuẩn Office Open XML. Định dạng lưu nhiều trang tính, công thức, định dạng, biểu đồ, pivot table và quy tắc xác thực dữ liệu trong một gói ZIP chứa XML. XLSX hỗ trợ hơn một triệu hàng mỗi trang tính và là định dạng trao đổi mặc định cho bảng tính trong doanh nghiệp. Google Sheets, LibreOffice và Numbers mở được XLSX, dù macro và các tính năng nâng cao có thể không được giữ lại.

Nén: –
Độ trong suốt: –
Ảnh động: –
Ra mắt: 2007 · Microsoft

Công cụ chuyển đổi XLSX

DOCX

Tài liệu Microsoft Word

DOCX là định dạng tài liệu mặc định của Microsoft Word từ Office 2007, dựa trên tiêu chuẩn Office Open XML (ECMA-376, ISO/IEC 29500). Đây là một gói ZIP gồm các tệp XML chứa văn bản, kiểu định dạng, hình ảnh, bảng, nhận xét và theo dõi thay đổi. DOCX là định dạng phổ biến nhất cho tài liệu có thể chỉnh sửa trong văn phòng, trường học và hồ sơ xin việc. Bố cục có thể xê dịch đôi chút giữa Word, Google Docs, LibreOffice và Pages, nhất là với định dạng phức tạp. Hầu hết trình xử lý văn bản đều mở được tệp DOCX.

Nén: –
Độ trong suốt: –
Ảnh động: –
Ra mắt: 2007 · Microsoft

Công cụ chuyển đổi DOCX

File Excel được chuyển sang Word khi các hàng dữ liệu cần thành nội dung để đọc: một bảng trong báo cáo, mỗi hàng một lá thư qua trộn thư, hoặc nhãn in từ danh sách địa chỉ.

Thu gọn trang tính trước khi chuyển đổi

Workbook có hàng nghìn hàng sẽ thành bảng Word dài hàng trăm trang, cuộn và in đều chậm. Hãy lọc ra các hàng cần dùng, sao chép sang một trang tính mới rồi chuyển, hoặc xuất toàn bộ dữ liệu bằng Excel sang HTML để xem bằng cách cuộn trong trình duyệt.

Câu hỏi về chuyển Excel sang Word

Có cần chuyển Excel sang Word trước khi trộn thư không?

Không. Word đọc trực tiếp file .xlsx làm danh sách người nhận qua Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. Chỉ cần chuyển đổi khi bạn muốn đưa chính bảng vào tài liệu, ví dụ bảng giá trong một bản đề xuất.

Vì sao phần trăm và ngày tháng hiển thị sai trong thư đã trộn?

Trộn thư lấy giá trị được lưu, không phải nội dung ô hiển thị, nên 25% sẽ thành 0.25 và ngày có thể bị đổi sang thứ tự kiểu Mỹ. Hãy định dạng các cột đó là Text trong Excel trước khi trộn, hoặc thêm công tắc định dạng số như \# "0%" vào trường trộn.

Công thức sẽ ra sao khi trang tính thành bảng Word?

Bảng Word không có công thức động gắn với ô, nên mỗi công thức được thay bằng giá trị Excel tính lần cuối. Nếu bạn đã đổi dữ liệu đầu vào, hãy tính lại và lưu workbook trước.

Trang tính của tôi có 80 cột. Có vừa không?

Một bảng Word có tối đa 63 cột, và 15 cột đã khó đọc trên trang dọc. Hãy ẩn hoặc xóa các cột không cần trong Excel, hoặc chuyển bằng Excel sang PDF nếu bạn chỉ cần bản để in.

Có thể tạo nhãn thư từ danh sách Excel không?

Được, nhưng đó là việc trộn thư chứ không phải chuyển đổi. Trong Word, chọn Mailings > Start Mail Merge > Labels, chọn nhà cung cấp nhãn và mã sản phẩm in trên tờ nhãn, rồi trỏ tới workbook của bạn.

Ô đã gộp và màu sắc có được giữ lại không?

Khi Định dạng văn bản để ở chế độ giữ tất cả, các ô tiêu đề gộp, màu nền, đường viền và chữ đậm được giữ trong bảng Word. Định dạng có điều kiện được áp dụng dưới dạng màu hiển thị tại thời điểm chuyển đổi, không còn là quy tắc.