Chuyển PNG sang XLSX cho bảng scan
Một trang sổ cái, bảng giá in sẵn hay phiếu kết quả xét nghiệm đã được scan thành PNG đều có thể trở thành file .xlsx dùng được ngay. Trang này được thiết lập riêng cho tài liệu giấy: tự làm thẳng ảnh scan, bám theo các đường kẻ in trên bảng và lưu số tiền dưới dạng số để bạn tính toán.
Chuyển ảnh sang Excel
hoặc thả tệp PDF, JPG, JPEG … vào đây ·
Tối đa 95 MB mỗi tệp· Tối đa 20 tệp· Xóa sau 30 phút
Tệp được xử lý trên máy chủ của chúng tôi và bị xóa sau 30 phút.
Đường kẻ phù hợp nhất với bảng có đường viền rõ ràng; khoảng trắng dành cho bảng mà các cột chỉ cách nhau bằng khoảng trống, như sao kê ngân hàng.
Khi ảnh có nhiều hơn một bảng, đặt mỗi bảng trên một trang tính riêng hoặc xếp chồng trên cùng một trang tính, cách nhau một hàng trống.
Cách viết số thập phân trong ảnh. 1,234.56 dùng dấu chấm; 1.234,56 (phổ biến ở châu Âu và Mỹ Latinh) dùng dấu phẩy.
Dấu phẩy là chuẩn. Dùng dấu chấm phẩy cho Excel ở những quốc gia viết số thập phân bằng dấu phẩy.
UTF-8 có BOM giúp Excel trên Windows hiển thị đúng chữ có dấu và chữ không phải Latinh khi bạn nhấp đúp vào tệp.
Chỉ dành cho PDF quét: các trang chứa bảng, ví dụ 2 hoặc 2-4. Để trống để lấy tất cả các trang.
Cách sử dụng công cụ này
- 1
Scan và tải lên
Nếu có thể, hãy quét trang giấy ở 300 DPI rồi tải ảnh PNG lên. Mỗi lần xử lý được tối đa 20 tệp, mỗi tệp tối đa 95 MB.
- 2
Xác nhận cách xử lý số
Tùy chọn Lưu số dưới dạng số đang bật. Nếu tài liệu viết số thập phân dạng 1.234,56, hãy đặt Dấu thập phân là Dấu phẩy thay vì để Tự động.
- 3
Nhận dạng chữ
Nhấn Nhận dạng chữ rồi mở file .xlsx trong Excel hoặc Google Sheets. Hãy cộng một cột và so sánh với tổng in trên giấy.
Làm thẳng bản quét
Trang giấy đặt hơi lệch sẽ được xoay để các hàng nằm ngang.
Theo lưới đã in
Đường kẻ dùng các đường viền đã vẽ để tìm từng ô.
Nhập từng giá trị
Số tiền, tỉ lệ phần trăm và ngày tháng trở thành các ô số.
Chuyển bảng scan từ PNG sang XLSX
Máy quét giúp nhận dạng bảng có khởi đầu tốt: ánh sáng đều và trang giấy phẳng. Nhưng máy không đảm bảo trang giấy thẳng. Chỉ nghiêng 1 hoặc 2 độ cũng làm các hàng cuối của bảng rộng lệch cả một dòng, vì vậy Làm thẳng ảnh luôn bật ở đây. Bảng in thường có viền nhìn thấy, nên trang này đặt Kiểu bảng là Đường kẻ, coi mỗi đường vẽ là ranh giới ô và xử lý được cả ô có hai dòng chữ.
Định dạng .xlsx, tức workbook Office Open XML ra mắt cùng Excel 2007 và được chuẩn hóa thành ECMA-376 và ISO/IEC 29500, lưu mỗi ô kèm một kiểu dữ liệu. Kiểu đó tạo nên khác biệt giữa một tệp hữu ích và một bức ảnh chụp các con số: ô kiểu số thì cộng được, ô kiểu văn bản thì không, dù cả hai đều hiển thị 1,250.00.
Giá trị in trên giấy được đưa vào ô XLSX như thế nào
| In trên trang giấy | Lưu trong file .xlsx | Kiểm tra |
|---|---|---|
| $1,250.00 | 1250 dạng số | Ký hiệu tiền tệ và dấu phân cách hàng nghìn được loại khỏi giá trị |
| 12.5% | 0.125 dạng phần trăm | Hiển thị 12.5%, tính toán là 0.125 |
| 1.234,56 | 1234.56 dạng số | Đặt Dấu thập phân là Dấu phẩy nếu Tự động đoán sai |
| 03/07/2024 | Một giá trị ngày | Xác nhận thứ tự tháng và ngày |
| 00421 | 421, hoặc 00421 dạng văn bản khi tắt tùy chọn số | Tắt tùy chọn này với mã và ID |
Trước khi tin vào bảng tính
- Cộng một cột và so sánh với tổng in trên giấy
- Tìm các số căn trái, vì đó là văn bản
- Kiểm tra mọi ngày có ngày nhỏ hơn 13
- Tìm chữ O gõ thay cho số 0 và chữ l thay cho số 1
- Xác nhận các ô tiêu đề gộp không nuốt mất một cột
- Giữ bản quét gốc cạnh tệp kết quả
Thiết lập scan quyết định độ chính xác
Hãy quét ở thang độ xám thay vì đen trắng thuần. Ngưỡng đen trắng cứng có thể làm đứt các nét mảnh của chữ in nhạt, biến số 8 thành 3, còn thang độ xám giữ lại các nét đó để bộ nhận dạng đánh giá. Hãy lưu dạng PNG thay vì JPG, vì JPG làm nhòe cạnh ký tự.
Hãy gỡ ghim bấm và vuốt phẳng các góc gấp, đặt sổ cái đóng gáy sao cho phần gáy không làm cong các hàng gần mép. Bài hướng dẫn cách quét tài liệu thành PDF nêu chi tiết hơn về cài đặt máy quét và điện thoại, và lời khuyên đó cũng áp dụng cho PNG.
Câu hỏi về chuyển PNG sang XLSX
Độ phân giải scan nào cho kết quả chuyển PNG sang XLSX chính xác nhất?
300 DPI là mức cân bằng đáng tin cậy cho bảng in: các chữ số nhỏ có đủ điểm ảnh mà tệp không quá nặng. Dùng 400 DPI cho chữ in rất nhỏ như bảng tài chính có chú thích cuối trang. Dưới 200 DPI, các chữ số như 3, 5, 6 và 8 bắt đầu nhòe lẫn vào nhau.
Vì sao một số con số vẫn căn trái dưới dạng văn bản trong Excel?
Excel căn trái văn bản và căn phải số, nên các số căn trái đã được lưu dưới dạng văn bản. Thường là do có ký tự lạ trong ô, như dấu chú thích, dấu sao hoặc dấu tích viết tay. Hãy xóa ký tự đó, rồi dùng Data > Text to Columns hoặc nhân với 1 để chuyển cột thành số.
Số tài khoản dài hơn 15 chữ số sẽ được xử lý thế nào?
Excel chỉ giữ 15 chữ số có nghĩa trong một số, nên số thẻ hoặc số tài khoản 16 chữ số lưu dưới dạng số sẽ mất chữ số cuối và biến thành 0. Hãy tắt Lưu số dưới dạng số với các tài liệu có nhiều mã dài; khi đó mã được giữ nguyên dưới dạng văn bản.
Ngày tháng trong ảnh scan có thành ngày Excel thực sự không?
Ngày ghi rõ ràng được lưu dưới dạng giá trị ngày, tức số thứ tự Excel đếm từ 1/1/1900. Hãy kiểm tra các ngày dễ gây nhầm như 03/07/2024, nghĩa là 7 tháng 3 ở Mỹ nhưng là 3 tháng 7 ở hầu hết các nước khác.
Tôi có thể chuyển file PDF scan nhiều trang thay vì PNG không?
Có. Công cụ này cũng nhận PDF scan; hãy dùng Trang PDF để chọn những trang chứa bảng. Với PDF có văn bản thật, chọn được, chuyển PDF sang Excel sẽ đọc trực tiếp văn bản và bỏ qua bước nhận dạng.
Chuyển PNG sang XLSX có giữ được tiêu đề in đậm và ô tiêu đề gộp của bảng không?
Nhận diện hàng tiêu đề biến hàng đầu tiên thành tiêu đề cột in đậm, còn Giữ ô gộp giữ nguyên ô tiêu đề gộp trải qua nhiều cột. Phông chữ, màu sắc và màu nền ô trên giấy không được sao chép.
