Cách làm phẳng PDF

Trường có thể điền đã có trong PDF từ phiên bản 1.2 năm 1996. Mỗi trường lưu một giá trị cùng một hình dạng hiển thị, tức bản vẽ nhỏ của giá trị đó mà trình xem hiển thị. Rắc rối bắt đầu khi trình xem vẽ lại hoặc bỏ qua hình dạng này: bản xem trước trên điện thoại, thẻ trình duyệt hay cổng nộp hồ sơ điện tử có thể hiện ô trống, font khác hoặc không hiện gì. Nhận xét cũng tương tự; có trình xem ẩn chúng, có trình in ra, và ai cũng có thể xóa.

Chữ ký là trường hợp tinh tế hơn. Chữ ký vẽ hoặc gõ bằng công cụ điền và ký thường là chú thích dạng con dấu, và làm phẳng biến nó thành một phần của trang. Chữ ký số dùng chứng chỉ thì khác: đó là con dấu mật mã trên chính các byte của file, và mọi thay đổi, kể cả làm phẳng, đều khiến trình xem báo chữ ký không hợp lệ. Hãy làm phẳng trước khi áp dụng chữ ký như vậy, đừng làm sau.

In ra PDF hiệu quả vì máy in ảo chỉ nhận những gì đang hiển thị, nên đây là lựa chọn ổn cho biểu mẫu dùng một lần, không có liên kết, chỉ được đọc một lần rồi lưu trữ. Điểm vướng của nó khá âm thầm: thiết lập khổ giấy của máy in có thể co giãn biểu mẫu A4 sang Letter hoặc ngược lại, liên kết, dấu trang và thuộc tính tài liệu biến mất, còn nhận xét chỉ được giữ khi hộp thoại in được yêu cầu bao gồm chúng.

Khi người nhận là tòa án, cơ quan đăng ký hoặc kho lưu trữ, hãy dùng chức năng làm phẳng thực sự và giữ trang đúng như ban đầu. Nếu họ còn muốn file lưu trữ, hãy chuyển bản đã làm phẳng bằng chuyển PDF sang PDF/A. Về phần công cụ, những gì được giữ lại, dung lượng file thay đổi ra sao và file tải lên được xử lý thế nào, xem làm phẳng PDF online.