Chuyển PDF sang PDF/A để nộp hồ sơ và lưu trữ

Khi tòa án, cơ quan lưu trữ hay trường sau đại học yêu cầu “chỉ nhận PDF/A”, công cụ này tạo đúng loại file họ cần, đồng thời giúp các trang scan tìm kiếm được và hỗ trợ bạn chọn đúng cấp độ mà quy định của họ nêu.

hoặc thả tệp PDF vào đây ·

Tối đa 95 MB mỗi tệp· Tối đa 20 tệp· Xóa sau 30 phút

Cấp độ PDF/A

Chuyển sang

Tệp được xử lý trên máy chủ của chúng tôi và bị xóa sau 30 phút.

Cách sử dụng công cụ này

1
Tập hợp các file bản cuối
Tải lên tối đa 20 file PDF đã hoàn chỉnh, mỗi file tối đa 95 MB, ví dụ một bản tóm tắt hồ sơ kèm các phụ lục. Hãy mở khóa trước các file có mật khẩu.
2
Chọn cấp độ theo đúng quy định
Trang này dùng PDF/A-2b và bật Cho phép tìm kiếm trong bản scan. Đổi Chuyển sang thành 1b nếu quy định yêu cầu, và đặt Ngôn ngữ bản scan cho các bản scan không phải tiếng Anh.
3
Chuyển đổi và giữ nguyên file
Nhấn Chuyển sang PDF/A-2b, tải xuống rồi nộp đúng file đó, không sửa gì thêm. Lưu lại bằng một trình chỉnh sửa khác có thể làm mất tính tuân thủ.

Ai cần chuyển PDF sang PDF/A và vì sao

ISO công bố PDF/A năm 2005 với tên ISO 19005-1, dành cho giới lưu trữ và tòa án: một tổ chức phải giữ hồ sơ hàng chục năm không thể phụ thuộc vào việc font có được cài hay một đoạn script có chạy giống nhau trên trình xem trong tương lai. Yêu cầu này xuất hiện trong quy định chuyển giao lưu trữ, quy định nộp hồ sơ điện tử của tòa án và hướng dẫn nộp luận văn, mỗi nơi diễn đạt hơi khác nhau. Quy định thay đổi và nhiều nơi tự đặt, nên hãy kiểm tra văn bản hiện hành.

Ví dụ về quy định PDF/A
Tổ chức	Yêu cầu	Nguồn
Cục Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ (NARA)	Liệt kê PDF/A trong các định dạng ưu tiên khi chuyển giao hồ sơ điện tử lưu trữ vĩnh viễn	archives.gov
Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ	Bản Recommended Formats Statement ưu tiên PDF/A cho các tác phẩm văn bản	loc.gov
Tòa án liên bang Hoa Kỳ (CM/ECF)	Chấp nhận PDF/A; một số quận khuyến khích hoặc bắt buộc trong quy định địa phương	uscourts.gov
Nộp hồ sơ điện tử eCourts, Ấn Độ	Hướng dẫn yêu cầu tài liệu PDF/A có thể tìm kiếm văn bản; hãy kiểm tra quy định hiện hành của tòa án	ecourts.gov.in
Kho lưu trữ luận văn của các trường đại học	Nhiều nơi yêu cầu PDF/A cho bản nộp lưu, trong đó có ETH Zurich	—
Hóa đơn điện tử ZUGFeRD và Factur-X	PDF/A-3 có nhúng XML hóa đơn	—

PDF/A khi nộp hồ sơ điện tử cho tòa án và nộp luận văn đại học

Quy định của tòa án thường gộp PDF/A với các điều kiện khác: có thể tìm kiếm văn bản, không có mật khẩu, nhúng font, giới hạn dung lượng mỗi file, đôi khi cần bookmark cho phụ lục. Vì hồ sơ bị từ chối do sai định dạng có thể lỡ hạn nộp, hãy đọc quy định địa phương hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ điện tử của văn phòng thư ký thay vì một danh sách chung, và chỉ chuyển bản cuối cùng.

Các trường đại học thường muốn PDF/A cho bản đưa vào kho lưu trữ của trường hoặc thư viện quốc gia, không phải bản nháp bạn gửi email cho hội đồng. Trường sau đại học cũng thường cấm thiết lập bảo mật, và có nơi kiểm tra file ngay khi tải lên. Luận văn viết bằng LaTeX hoặc Word chuyển đổi suôn sẻ; điểm dễ gặp lỗi là hình có độ trong suốt và phụ lục làm từ các trang scan, vì vậy trang này bật Cho phép tìm kiếm trong bản scan. Về những thay đổi bên trong file khi chuyển đổi, xem Chuyển PDF sang PDF/A.

Trước khi tải lên cổng của tòa án hoặc kho lưu trữ

Hoàn tất mọi chỉnh sửa trước và chuyển sang PDF/A sau cùng.
Làm phẳng các biểu mẫu đã điền để câu trả lời đã nhập được cố định vào trang; xem cách làm phẳng PDF.
Gỡ mật khẩu và các hạn chế quyền, vì PDF/A cấm mã hóa.
Kiểm tra giới hạn dung lượng mỗi file của cổng nộp và tách các phụ lục quá lớn.
Dùng đúng tên file mà cổng nộp yêu cầu; một số nơi từ chối tên có dấu cách hoặc quá dài.
Chạy Chỉ kiểm tra hoặc một công cụ kiểm định trên đúng file bạn sẽ tải lên.

Câu hỏi về chuyển đổi PDF/A

Tòa án liên bang Hoa Kỳ chấp nhận cấp độ PDF/A nào?

Hệ thống CM/ECF của tòa án liên bang Hoa Kỳ chấp nhận PDF/A, nhưng mỗi tòa án quận và tòa phá sản tự đặt quy định riêng, và có nơi quy định chi tiết hơn nơi khác. Nếu quy định không nêu cấp độ nào, hãy hỏi văn phòng thư ký tòa án, hoặc dùng PDF/A-1b, cấp mà mọi hệ thống hỗ trợ PDF/A đều chấp nhận.

Luận văn của tôi cần PDF/A-1b hay PDF/A-2b?

Hãy làm theo hướng dẫn của trường sau đại học; nhiều nơi chấp nhận cả hai và một số nơi chỉ định một loại. PDF/A-1b không giữ được độ trong suốt, nên biểu đồ có vùng tô bóng sẽ bị làm phẳng, còn PDF/A-2b giữ nguyên như bản vẽ. Nếu hướng dẫn chỉ ghi PDF/A, 2b phù hợp hơn với hình minh họa hiện đại.

Có thể chuyển tất cả tài liệu chứng cứ của hồ sơ trong một lượt không?

Có, mỗi lượt tối đa 20 file PDF, mỗi file tối đa 95 MB, tất cả được chuyển về cùng một cấp độ, nên tên và số thứ tự phụ lục vẫn giữ như bạn đặt.

Vì sao cổng nộp hồ sơ từ chối file PDF/A của tôi?

Thường là do file bị thay đổi sau khi chuyển, chẳng hạn lưu lại, đóng dấu hoặc dùng công cụ ký không hỗ trợ PDF/A, hoặc cổng nộp kiểm tra cấp độ nghiêm ngặt hơn cấp bạn đã chọn. Hãy chuyển lại từ bản cuối cùng và chạy Chỉ kiểm tra trước khi tải lên.

File PDF/A-3 có được chấp nhận ở nơi yêu cầu PDF/A không?

Không phải lúc nào cũng được. PDF/A-3 cho phép đính kèm mọi loại file, và một số kho lưu trữ từ chối vì tệp đính kèm có thể không phù hợp để lưu trữ lâu dài. Trừ khi bạn nộp hóa đơn điện tử ZUGFeRD hoặc Factur-X, hãy dùng 2b.

Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu lưu chiểu
Chuyển PDF sang PDF/A	Làm phẳng PDF online	OCR PDF
Ghép file PDF	Mở khóa PDF	Nén PDF xuống 5MB