Chuyển PDF sang PDF/A

Một file PDF thông thường có thể phụ thuộc vào môi trường xung quanh. Nó có thể dùng một phông chữ cài trên máy bạn nhưng không được nhúng vào file, liên kết tới một hình ảnh trên máy chủ, chạy script khi được mở, hoặc để trình xem tự đoán màu. Bất kỳ điều nào trong số đó cũng có thể khiến tài liệu hiển thị khác đi, hoặc không mở được nữa, sau nhiều năm trên một phần mềm khác. PDF/A cấm những sự phụ thuộc này để file chứa sẵn mọi thứ cần thiết cho việc hiển thị chính xác.

Đó là lý do định dạng này xuất hiện ở bất cứ nơi nào hồ sơ phải đọc được trong hàng chục năm. Các cơ quan lưu trữ quốc gia chấp nhận hoặc ưu tiên PDF/A khi tiếp nhận hồ sơ điện tử lưu trữ vĩnh viễn, nhiều tòa án và cơ quan đăng ký đất đai yêu cầu định dạng này khi nộp hồ sơ điện tử, còn các định dạng hóa đơn điện tử ZUGFeRD của Đức và Factur-X của Pháp được xây dựng trên PDF/A-3, vốn chứa hóa đơn XML cho máy đọc bên trong một file PDF cho người đọc.

Định dạng này được kiểm tra thực tế chứ không chỉ dựa vào lời khai báo. Trình xác minh mã nguồn mở veraPDF, được Hiệp hội PDF (PDF Association) hậu thuẫn, kiểm tra file theo từng phần của ISO 19005, và các kho lưu trữ thường chạy công cụ này hoặc một công cụ tương tự cho mỗi file được nộp lên. Nếu bạn đang chuyển từ Word hoặc ảnh, hãy tạo PDF trước bằng công cụ chuyển sang PDF hoặc ứng dụng văn phòng của bạn, rồi chuyển đổi tại đây.