Nén PDF xuống 800KB

Hầu hết giới hạn bạn gặp là số tròn như 500 KB, 1 MB, 2 MB, còn 800 KB hiếm khi là quy định gốc. Nó là lời giải cho hai tình huống. Thứ nhất là tổng dung lượng: cổng nộp hồ sơ cho phép, chẳng hạn, 4 MB cho năm tệp đính kèm, hoặc hộp thư từ chối mọi thứ trên vài MB, chia ra vừa đúng 800 KB mỗi tài liệu. Thứ hai là chừa dư địa dưới ô giới hạn 1 MB khi file vẫn có thể nặng thêm, ví dụ sau khi bạn thêm chữ ký hoặc cổng thêm trang bìa.

Cả hai trường hợp đều phổ biến trong hồ sơ thuê nhà, yêu cầu bảo hiểm và cổng việc làm, nơi phiếu lương, sao kê ngân hàng, bản scan giấy tờ tùy thân và thư giới thiệu được nộp cùng lúc. Ứng dụng scan trên điện thoại thường lưu mỗi trang màu vài trăm KB, nên bộ năm trang dễ đạt 3 MB trước khi nén.

Phần lớn dung lượng của PDF scan là hình ảnh, nên công cụ xử lý phần đó trước: mã hóa lại ảnh trang thành JPEG và chỉ giảm độ phân giải khi riêng chất lượng chưa đủ. Chất lượng ảnh thấp nhất đặt mức sàn; dưới mức đó công cụ giảm độ phân giải thay vì để chữ vỡ thành khối. Rút gọn phông chữ và Loại bỏ siêu dữ liệu cắt gọn phần còn lại, còn các luồng đối tượng của PDF 1.5, có trong định dạng từ năm 2003 và trong ISO 32000-1 từ năm 2008, giúp cấu trúc bên trong file gọn hơn.

Các tùy chọn có sẵn trong máy thì thô hơn. Bộ lọc Reduce File Size của macOS Preview thường hạ ảnh xuống độ phân giải làm chữ nhỏ bị mờ, và không có mục tiêu để nhắm tới. Nếu tài liệu của bạn bắt đầu từ ảnh chứ không phải PDF, chuyển ảnh sang PDF dưới 1MB sẽ tạo file ở dung lượng kiểm soát được, và hướng dẫn scan tài liệu sang PDF cho thấy cách scan nhẹ ngay từ đầu.