DOCをPDFに変換

Word 97で導入されたバイナリのファイル構造は、Word 2003までのすべてのバージョンで標準の保存形式でした。Word 2007で標準が.docxに変わった後も、「名前を付けて保存」にはWord 97-2003文書として.docが残り、古いパソコンとの互換性のために、オフィスでは何年も.docが作られ続けました。その結果、共有ドライブやメールのアーカイブ、紙文書のスキャンプロジェクトには、その後誰も開いていない.docファイルがあふれています。

今それらを開くのは、思うほど確実ではありません。現行のWordではファイルが互換モードで表示され、多くの組織はセキュリティセンターで古いバイナリ形式をブロックまたはサンドボックス化しています。この方針は、1999年にWord文書で広まったMelissaなどのマクロウイルスに由来します。スマートフォンやWebビューアでは、レイアウトがおおまかにしか再現されず、表やテキストボックスがずれることもよくあります。

.docから作ったPDFなら、そうした不確かさがなくなります。変換ではサーバー上でバイナリ形式を直接読み取り、各ページをレイアウトし、フォントを埋め込んで、誰でも開けるファイルを返します。記録管理用途では、長期保存のために策定されたISO規格に沿ったアーカイブ用コピーとなるPDF/Aを選択してください。さらにPDF結合で関連ファイルをまとめれば、案件や1年分を1つの文書にできます。