PDFをPDF/Aに変換

通常のPDFは、環境に依存することがあります。パソコンにインストールされているだけで埋め込まれていないフォントを使っていたり、サーバー上の画像にリンクしていたり、開いたときにスクリプトを実行したり、色の解釈をビューア任せにしていたりします。こうした要素があると、数年後に別のソフトで開いたとき、見た目が変わったり、開けなくなったりすることがあります。PDF/Aはこれらの依存を禁止し、ファイル自体に表示に必要なものをすべて含めることで、まったく同じ表示を保証します。

そのため、記録を数十年にわたって読める状態に保つ必要がある場面で、この形式が使われています。国立公文書館は恒久的な電子記録の移管にPDF/Aを受け付けているか推奨しており、多くの裁判所や登記所も電子申請で求めています。ドイツのZUGFeRDやフランスのFactur-Xの電子インボイス形式は、人が読めるPDFの中に機械可読のXML請求書を収めるPDF/A-3をもとにしています。

この形式は、宣言するだけでなく検証されます。PDF Associationが支援するオープンソースの検証ツールveraPDFは、ISO 19005の各パートに照らしてファイルをテストし、アーカイブではアップロードのたびにこれやそれに似たツールを実行するのが一般的です。Wordや画像から変換する場合は、先にPDFに変換するかOfficeアプリでPDFを作成し、それをここで変換してください。