ادغام PDF در مک، ویندوز و مرورگر | آموزش کامل

رایج‌ترین دلیل ادغام این است که فرم بارگذاری فقط یک فایل می‌پذیرد. پورتال‌های کاریابی اغلب یک محل برای «رزومه و نامهٔ انگیزه» دارند، درخواست‌های ویزا و دانشگاه همهٔ مدارک پشتیبان را در یک PDF می‌خواهند و سامانه‌های هزینه، فرم درخواست و همهٔ رسیدها را با هم می‌خواهند. اگر به‌جای یک فایل پنج فایل ضمیمه کنید، ممکن است بررسی‌کننده فقط اولی را باز کند یا فرم بی‌صدا فقط آخرین بارگذاری را نگه دارد. فایل ادغام‌شده این خطر را از بین می‌برد و به شما اجازه می‌دهد تعیین کنید خواننده اول چه چیزی ببیند.

دلیل دوم راحتی خواننده است. حسابداری که دوازده فاکتور ماهانه را در دوازده ضمیمه دریافت می‌کند باید هرکدام را باز، چاپ و بایگانی کند؛ همان فاکتورها اگر به ترتیب تاریخ ادغام شوند، یک سند برای مرور و یک کار چاپ هستند. دربارهٔ فصل‌های کتابی که یکی‌یکی اسکن شده‌اند، PDFهای جداگانه‌ای که برنامهٔ اسکن برای هر نوبت می‌سازد یا پورتفولیویی که از برگه‌های پروژه در برنامه‌های مختلف ساخته شده نیز همین‌طور است.

ادغام راهی برای بایگانی هم هست. پوشهٔ پروژهٔ تمام‌شده با قرارداد امضاشده، سه دستور تغییر و فاکتور نهایی، سال‌ها بعد وقتی یک PDF با نام مشتری و تاریخ باشد راحت‌تر پیدا می‌شود. فقط در این موارد فایل‌ها را جدا نگه دارید: اسنادی که باید مستقل قابل تأیید بمانند، مانند قراردادهای امضای دیجیتال، و فایل‌هایی که افراد مختلف باید جداگانه دریافت کنند. هر دو مورد در ادامه دوباره می‌آیند.

هر ابزار ادغام، از جمله Preview و Acrobat، صفحه‌ها را به ترتیب فایل‌هایی که می‌دهید می‌چیند؛ پس ده ثانیه برنامه‌ریزی جلوی ادغام دوباره را می‌گیرد. اگر مجموعه بلند است ترتیب موردنظر را بنویسید: مثلاً نامهٔ انگیزه، رزومه، سپس گواهی‌ها از جدیدترین، یا فاکتورها از قدیمی به جدید. سپس فایل‌ها را طوری تغییر نام دهید که نام خودش ترتیب را نشان دهد. یک عدد دورقمی در ابتدا، مانند 01-cover-letter.pdf، 02-cv.pdf و 03-degree.pdf، در Finder، File Explorer و تقریباً همهٔ پنجره‌های بارگذاری درست مرتب می‌شود.

نام‌ها بعد از ادغام هم مهم‌اند. ابزارهایی که برای هر فایل مبدأ نشانک می‌سازند معمولاً عنوان نشانک را از نام فایل می‌گیرند، پس scan0042.pdf به نشانکی تبدیل می‌شود که کسی نمی‌فهمد. به هر فایل نامی بدهید که دوست دارید در نوار کناری PDF ادغام‌شده ببینید و به خود فایل ادغام‌شده نامی بدهید که گیرنده بدون تغییر بتواند بایگانی کند: نام شما، هدف و تاریخ تقریباً برای هر درخواستی مناسب است.

از میان سیستم‌های رایانه‌ای بزرگ، فقط macOS ابزار ادغام PDF واقعی دارد. Preview، نمایشگر پیش‌فرض PDF در هر مک، بندانگشتی صفحه‌ها را در نوار کناری نشان می‌دهد و می‌توانید یک PDF کامل را از Finder به آن نوار بکشید تا صفحه‌هایش در محل رها کردن درج شوند. Edit > Insert > Page from File همین کار را از طریق منو انجام می‌دهد. Preview تغییرات را در همان فایل بازشده ذخیره می‌کند؛ پس اگر می‌خواهید اصل دست‌نخورده بماند از File > Export as PDF استفاده کنید یا پیش از شروع از فایل اول نسخه بگیرید.

ویندوز ۱۰ و ۱۱ فرمان ادغام ندارند. نزدیک‌ترین راه داخلی چاپگر Microsoft Print to PDF است: چند تصویر JPG یا PNG را در File Explorer انتخاب کنید، راست‌کلیک کنید و Print را بزنید (در ویندوز ۱۱ زیر Show more options)، سپس آن چاپگر را انتخاب کنید تا یک PDF چندصفحه‌ای بگیرید. این روش فقط برای تصویر کار می‌کند، نه PDFهای موجود. ابزار Combine Files در Acrobat هر چیزی را ادغام می‌کند، اما به اشتراک پولی Acrobat Standard یا Pro نیاز دارد؛ Acrobat Reader رایگان نمی‌تواند فایل‌ها را ترکیب کند. Google Drive هم می‌تواند PDF ذخیره و پیش‌نمایش کند اما قابلیت ادغام ندارد.

وقتی رایانه ابزار ادغام ندارد، مرورگر بدون نصب چیزی این کار را انجام می‌دهد. ابزار ادغام PDF از ۲ تا ۵۰ فایل PDF با حجم هرکدام تا 95 MB را می‌پذیرد و در Chrome ویندوز، کرومبوک یا Safari در iPhone، که فایل‌ها را از برنامهٔ Files انتخاب می‌کنید، یکسان کار می‌کند. گوشی جایی است که ادغام مرورگری بیشترین فایده را دارد، چون فایل‌های موردنیاز، مثل فیش حقوقی دانلودشده و عکس کارت شناسایی، معمولاً همان‌جا در دانلودهای گوشی هستند.

بیشترین اشتباه‌ها در مرحلهٔ ترتیب رخ می‌دهد. ترتیب ادغام توالی را تعیین می‌کند: Upload order از فهرست پیروی می‌کند که با کشیدن قابل جابه‌جایی است؛ File name به‌صورت طبیعی مرتب می‌کند، یعنی فایل ۲ پیش از ۱۰ می‌آید؛ Date modified بر اساس زمان آخرین ذخیرهٔ هر فایل است. اگر فایل‌ها را همان‌طور که گفته شد شماره‌گذاری کرده‌اید، File name امن‌ترین گزینه است، چون نتیجه دیگر به ترتیب انتخاب شما بستگی ندارد.

ابزار ادغام PDF فقط PDF را ترکیب می‌کند، پس هر چیز دیگر باید ابتدا PDF شود. برای عکس‌های گوشی از رسیدها یا کارت شناسایی اسکن‌شده، تصویرها را با تبدیل عکس به PDF به صفحه تبدیل کنید؛ این ابزار اندازهٔ صفحه و حاشیه هم می‌دهد تا عکس روی صفحه‌ای هم‌اندازهٔ کادر دوربین نیفتد. برای کاغذی که اکنون اسکن می‌کنید، راهنمای اسکن سند به PDF وضوح و تنظیمات رنگی را توضیح می‌دهد که صفحه‌ها را خوانا نگه می‌دارد بی‌آنکه حجمشان زیاد شود.

اسناد Word هم همین رفتار را لازم دارند. با File > Save As > PDF از Word خروجی بگیرید یا اگر Word ندارید از تبدیل Word به PDF استفاده کنید. تبدیل جداگانهٔ هر سند پیش از ادغام، به‌جای چسباندن همه در یک فایل Word، فونت‌ها، سرصفحه‌ها و شماره‌گذاری هر سند را دقیقاً همان‌گونه که نویسنده‌اش تعیین کرده نگه می‌دارد و از به‌هم‌ریختگی چیدمان هنگام تداخل سبک‌های چند فایل جلوگیری می‌کند.

منابع ترکیبی تقریباً همیشه اندازهٔ صفحهٔ متفاوت دارند. صفحهٔ US Letter برابر 8.5 × 11 in (216 × 279 mm) است، A4 برابر 210 × 297 mm و عکس گوشی که PDF شده می‌تواند هر شکلی باشد. ادغام به‌طور پیش‌فرض هر صفحه را با اندازهٔ خودش نگه می‌دارد که روی صفحه نامرتب دیده می‌شود و با حاشیه‌های عجیب چاپ می‌شود. اندازهٔ صفحه را روی A4 یا Letter بگذارید و محتوا را روی Scale to fit تا همهٔ صفحه‌ها یکسان شوند. صفحه‌های افقی، مثل خروجی پهن صفحه‌گسترده، افقی می‌مانند؛ اگر خوابیده رسیدند، آن‌ها را در فایل مبدأ بچرخانید.

نشانک‌ها همان چیزی هستند که مشخصات PDF «طرح کلی سند» می‌نامد: فهرست قابل‌کلیک در نوار کناری نمایشگر. هنگام ادغام، بهترین حالت یک نشانک سطح‌بالا برای هر فایل مبدأ با نام همان فایل است و یک نشانک برای هر فایل همین را می‌سازد. نشانک‌هایی که از قبل داخل فایل مبدأ هستند، مانند فصل‌های یک گزارش، همراه می‌آیند و به صفحه‌های خود متصل می‌مانند. پیوندهای داخل سند که به صفحه‌های خود سند اشاره می‌کنند هم کار می‌کنند، چون صفحه‌ها با هم جابه‌جا می‌شوند.

فرم‌های قابل‌پر‌کردن دقت بیشتری می‌خواهند. هر فیلد در فرم PDF نامی دارد و در یک PDF هر نام به یک مقدار اشاره می‌کند. اگر دو نسخهٔ یک فرم مالیاتی یا دو فرم از یک ناشر را ادغام کنید، فیلدهای هم‌نام به هم پیوند می‌خورند: نوشتن نام در صفحهٔ ۱ همان کادر را در صفحهٔ ۹ پر می‌کند. تخت کردن فرم‌ها پاسخ‌های واردشده را به محتوای عادی صفحه تبدیل می‌کند تا دیگر تغییر نکنند و تداخل نداشته باشند. وقتی فرم کامل شده تخت کنید؛ اگر گیرنده هنوز باید آن را پر کند، تخت نکنید.

امضای دیجیتال از ادغام جان سالم به در نمی‌برد. امضای مبتنی بر گواهی، بایت‌های دقیق فایل امضاشده را پوشش می‌دهد و ادغام فایل جدیدی می‌نویسد؛ پس نمایشگرها امضا را نامعتبر یا ناپیدا گزارش می‌کنند، حتی اگر تصویر امضا هنوز روی صفحه باشد. امضای ترسیمی یا تایپی فقط محتوای صفحه است و بدون تغییر منتقل می‌شود. اگر برای بایگانی به یک نسخهٔ تخت بدون فیلد قابل‌ویرایش نیاز دارید، مشکلی نیست؛ اما برای هر چیزی که طرف مقابل باید تأیید کند، PDF امضاشده را جداگانه ضمیمه کنید.

حجم یک PDF ادغام‌شده تقریباً برابر مجموع حجم اجزای آن است و گاهی وقتی فایل‌های مبدأ فونت‌های مشترک دارند کمی کمتر می‌شود. برای ایمیل به یک همکار مشکلی ندارد، اما برای فرم‌های بارگذاری که بسیاری از آن‌ها پیوست را به 2، 5 یا 10 MB محدود می‌کنند، اغلب زیاد است. معمولاً صفحات اسکن‌شده علت‌اند: یک اسکن رنگی با 300 DPI می‌تواند بیشتر از یک سند متنی 50 صفحه‌ای جا بگیرد. اول ادغام کنید، حجم را بررسی کنید و فقط اگر از حد مجاز بیشتر بود، نتیجه را با کاهش حجم PDF کوچک کنید؛ چون فشرده‌سازی یک فایل نهایی از فشرده‌سازی ده فایل سریع‌تر است و کیفیت را هم یک بار می‌توانید بسنجید.

اگر به حد مجاز نزدیک هستید، پیش از فشرده‌سازی شدیدتر دنبال صفحاتی بگردید که لازم ندارید. گزینهٔ حذف صفحات خالی پشت‌های خالی را که اسکنرهای دورو برای برگه‌های یک‌رو تولید می‌کنند حذف می‌کند و می‌تواند چند صفحه از یک مجموعهٔ اسکن‌شده کم کند، و حذف فراداده فیلدهای نویسنده و نرم‌افزار را از فایل‌های مبدأ پاک می‌کند. هیچ‌کدام ظاهر صفحات باقی‌مانده را تغییر نمی‌دهد، پس بهتر است پیش از اینکه کیفیت تصویر را فدای کیلوبایت کنید، آن‌ها را روشن کنید.

ادغام راه بی‌بازگشت نیست. صفحات داخل PDF ادغام‌شده همان صفحاتی هستند که وارد شده‌اند، پس بعداً می‌توانید فایل را بر اساس بازهٔ صفحات از هم جدا کنید؛ مثلاً برای فرستادن صفحات 1 تا 4 به یک نفر و بقیه به نفر دیگر، یا برای جایگزین کردن یک گواهی قدیمی. راهنمای مکمل نحوهٔ جدا کردن صفحات PDF جداسازی بر اساس بازه، بوکمارک و تک‌صفحه را توضیح می‌دهد. نگه داشتن فایل‌های مبدأ در پوشه‌ای کنار فایل ادغام‌شده همچنان ساده‌ترین راه برای ساختن دوبارهٔ مجموعه با تعویض یک سند است.

این پرسش منطقی است، چون مجموعه‌های درخواست اغلب شامل کارت شناسایی، صورت‌حساب بانکی و نشانی هستند. مهم این است که پس از ادغام چه بر سر فایل‌ها می‌آید. در UltKit بارگذاری‌ها از طریق HTTPS انجام می‌شود، فایل ادغام‌شده تا 30 دقیقه پس از پردازش برای دانلود در دسترس است و سپس هم فایل‌های مبدأ و هم نتیجه از سرور حذف می‌شوند. حساب کاربری وجود ندارد، پس چیزی به پروفایلی وصل نمی‌شود و فایل‌ها برای کاری جز تولید فایل دانلودی شما استفاده نمی‌شوند.

برای اسنادی که هرگز نباید از رایانهٔ شما خارج شوند، مانند پرونده‌های پزشکی مشمول سیاست کارفرما، به‌جای آن از Preview در مک یا یک برنامهٔ دسکتاپ استفاده کنید و پیش از بارگذاری هر چیزی در محل کار، قوانین سازمان خود را بررسی کنید. برای مجموعه‌های روزمره، مدت نگهداری کوتاه و نبودن ثبت‌نام دو چیزی است که در هر ابزار آنلاین باید دنبالش باشید. پس از آماده شدن فایل ادغام‌شده، گذاشتن رمز بازکردن پیش از ایمیل کردن، آن را در مسیر ارسال هم محافظت می‌کند.