رمزگذاری PDF: رمز باز کردن، مجوزها و AES

فرمت PDF دو رمز تعریف می‌کند و بیشترِ سردرگمی از یکی گرفتن این دو ناشی می‌شود. رمز باز کردن فایل، که در مشخصات فنی «رمز کاربر» نام دارد، همان است که برای حریم خصوصی اهمیت دارد. وقتی تنظیم شود، همه صفحه‌ها، تصویرها، فیلدهای فرم و پیوست‌ها رمزگذاری می‌شوند و محتوای فایل تا وقتی کسی رمز را وارد نکند فقط داده‌ای بی‌معناست. اگر گیرنده فایل را برای فرد اشتباهی بفرستد یا لپ‌تاپ دزدیده شود، تا وقتی رمز محرمانه بماند چیزی فاش نمی‌شود.

رمز مجوزها، که رمز مالک نامیده می‌شود، طور دیگری کار می‌کند. نویسنده با آن می‌تواند چاپ، کپی متن، پر کردن فرم، افزودن نظر یا ویرایش صفحه‌ها را خاموش کند. سند بدون هیچ درخواستی باز می‌شود و خواننده همه متن را می‌بیند. این محدودیت‌ها پرچم‌هایی در فایل‌اند و رعایتشان با نمایشگر است. Acrobat، Chrome، Edge، Firefox و Preview رعایت می‌کنند و گزینه‌های مربوط را خاکستری می‌کنند. نمایشگر یا کتابخانه‌ای که پرچم‌ها را نادیده بگیرد می‌تواند چاپ و کپی کند، چون محتوا هرگز از آن پنهان نبوده است.

در عمل سه حالت دارید. برای هر چیز خصوصی، مانند فیش حقوقی، اظهارنامه مالیاتی، نامه پزشکی و قراردادهای در حال مذاکره، فقط رمز باز کردن فایل بگذارید. برای اسنادی که باید عمومی باشند ولی تغییرشان سخت شود، مثل فهرست قیمت امضاشده، فقط رمز مجوزها بگذارید. وقتی فقط افراد مشخصی باید فایل را بخوانند و نباید بتوانند ویرایشش کنند، هر دو را بگذارید و دو رمز را متفاوت بگیرید، وگرنه هر کسی که فایل را باز کند می‌تواند محدودیت‌ها را هم بردارد.

رمزگذاری PDF از نخستین نسخه در 1994 چند بار بازنگری شده و روش‌های قدیمی‌تر برای سازگاری همچنان خوانا می‌مانند. کلید 40 بیتی RC4 در PDF 1.1 را می‌توان روی یک رایانه معمولی با جست‌وجوی فراگیر شکست و RC4 با 128 بیت در PDF 1.4 از رمزی استفاده می‌کند که دیگر امن به شمار نمی‌آید. AES-128 با PDF 1.6 و Acrobat 7 آمد. AES-256 با Acrobat 9 آمد و Acrobat X طرح 256 بیتی اولیه Adobe را با بررسی رمز قوی‌تری جایگزین کرد؛ همین نسخه در ISO 32000-2، استاندارد PDF 2.0، حفظ شده و RC4 منسوخ اعلام شده است.

برای تقریباً همه انتخاب ساده است: AES-256. همه نمایشگرهای امروزی در ویندوز، macOS، iOS، اندروید و مرورگرهای اصلی آن را باز می‌کنند. فقط وقتی به AES-128 بروید که گیرنده‌ای مشخص نرم‌افزاری بسیار قدیمی دارد که فایل 256 بیتی را نمی‌خواند، مثل سیستم مدیریت اسنادی که پانزده سال به‌روز نشده است. در Acrobat منوی Compatibility این انتخاب را برایتان انجام می‌دهد: Acrobat X و بعد از آن یعنی AES-256، Acrobat 7 و بعد از آن یعنی AES-128 و هر چیز قدیمی‌تر یعنی RC4.

شاید همین حالا نرم‌افزاری دارید که می‌تواند PDF را رمزگذاری کند. Acrobat Standard و Pro پولی کامل‌ترین کنترل‌ها را دارند، از جمله رمزهای جداگانه باز کردن و مجوزها و منوی سازگاری که بالا توضیح داده شد. Preview در macOS می‌تواند هر دو رمز را در پنجره خروجی اضافه کند؛ در نسخه‌های جدید macOS این گزینه پشت دکمه Permissions است و در نسخه‌های قدیمی‌تر فقط یک کادر Encrypt است. Word برای ویندوز هنگام ساخت PDF می‌تواند آن را رمزگذاری کند، اما فقط با رمز باز کردن فایل از 6 تا 32 نویسه و بدون تنظیم مجوزها.

دو ابزار رایج اصلاً قابلیت رمز ندارند. Microsoft Print to PDF، چاپگر مجازی داخلی ویندوز 10 و 11، فایلی بی‌محافظ و بدون گزینه امنیتی می‌سازد و مقصد Save as PDF در پنجره چاپ Chrome هم همین‌طور است. اگر PDF شما از یکی از این دو آمده، رمزگذاری را در مرحله دوم انجام دهید. هر ابزاری که به کار ببرید، نتیجه را یک بار باز کنید و ببینید رمز می‌خواهد یا نه؛ در Acrobat Reader مسیر File > Properties > Security روش و مجوزها را نشان می‌دهد.

روی کروم‌بوک، لپ‌تاپ کاری بدون Acrobat یا گوشی، ابزار مرورگری همین کار را می‌کند. با بارگذاری یک فایل تا 95 MB PDF را رمزگذاری کنید؛ UltKit به‌طور پیش‌فرض با AES-256 رمزگذاری می‌کند و فایل بارگذاری‌شده و نتیجه را 30 دقیقه پس از پردازش حذف می‌کند. نیازی به نصب یا ساخت حساب نیست، که روی رایانه اداری قفل‌شده اهمیت دارد.

ابتدا سایر ویرایش‌ها را انجام دهید. PDF رمزگذاری‌شده بدون رمز نه دوباره فشرده می‌شود و نه ادغام. پس اگر فایل برای سقف حجم ایمیل بزرگ است، پیش از محافظت حجم PDF را کم کنید. اگر پاسخ‌های پرشده فرم دارد که نباید تغییر کنند، آن را هم از قبل مسطح کنید. رمزگذاری فقط یک دیکشنری امنیتی کوچک اضافه می‌کند و نسخه محافظت‌شده تقریباً هم‌حجم اصل است.

رایج‌ترین اشتباه فرستادن رمز در همان ایمیلِ پیوست یا در ایمیل دومی یک دقیقه بعد است. هر کسی که به آن صندوق دسترسی دارد، از جمله کسی که رشته ایمیل را فوروارد می‌کند، هر دو نیمه را دارد. از کانال دیگری استفاده کنید: فایل را ایمیل کنید و رمز را پیامک بزنید، در تماس تلفنی بگویید یا حضوری توافق کنید. برای تبادل تکراری، مثل صورت‌حساب ماهانه برای یک مشتری، یک بار قاعده‌ای برای رمز توافق کنید و هرگز آن را در پیام ننویسید.

رمزی بگیرید که گیرنده بتواند بی‌اشتباه تایپش کند. عبارتی از چهار یا پنج واژه بی‌ارتباط را راحت‌تر می‌شود تلفنی گفت تا رشته‌ای از نمادها و حدسش هم از نام یا تاریخ تولد سخت‌تر است. از اطلاعاتی که همکاران گیرنده می‌توانند پیدا کنند دوری کنید و رمز ایمیل یا حساب بانکی خودتان را تکرار نکنید، چون قرار است با دیگری به اشتراک بگذارید.

اسناد مشمول مقررات حساس‌ترند. پرونده‌های منابع انسانی، سوابق پزشکی و اوراق حقوقی اغلب زیر قوانینی مثل HIPAA در آمریکا قرار می‌گیرند که رمزگذاری را تدبیری حفاظتی برای داده سلامت می‌داند، یا ماده 32 GDPR که رمزگذاری را نمونه‌ای از امنیت مناسب نام می‌برد. رمز AES-256 روی پیوست ایمیل بخش معقولی از این کار است، اما همه آن نیست: سازمان شما ممکن است پورتال امن، ثبت اینکه چه کسی چه چیزی گرفته یا برنامه نگهداری بخواهد. پیش از انتخاب ایمیل، سیاست سازمان را بررسی کنید.

رمزگذاری از فایل در حالت ذخیره و انتقال محافظت می‌کند. وقتی فرد درست آن را باز کرد، محتوا روی صفحه او است و هیچ چیز در فرمت PDF جلوی اسکرین‌شات، عکس گرفتن از مانیتور با گوشی یا اجرای تشخیص متن روی آن‌ها را نمی‌گیرد. محدودیت چاپ در نمایشگری که نادیده‌اش بگیرد کارساز نیست و اگر چاپ مجاز باشد، چاپ روی چاپگر مجازی PDF می‌تواند نسخه‌ای بی‌محافظ بسازد. محدودیت‌ها را ملاحظه‌ای برای خوانندگان درستکار بدانید، نه دفاع.

برخی جزئیات هم بدون رمز دیده می‌شوند. نام فایل هرگز رمزگذاری نمی‌شود، پس Smith_HIV_results.pdf چیزی را آشکار می‌کند که متن رمزگذاری‌شده پنهان می‌کند؛ برای فایل‌های حساس نام خنثی بگذارید. اگر رمزنگاری فراداده خاموش باشد، عنوان، نویسنده و کلیدواژه‌ها را هر کس می‌خواند. موضوع ایمیل، فرستنده و گیرنده، حجم پیوست و تاریخ برای همه سرورهای ایمیل مسیر دیده می‌شود و آرشیو ZIP با رمزگذاری AES فقط وقتی نام فایل‌ها را پنهان می‌کند که فرمتش از رمزگذاری آن‌ها پشتیبانی کند.

وقتی رمز عبور را می‌دانید، حذف آن کار ساده‌ای است. صورت‌حساب بانکی که هر هفته باز می‌کنید، یا سندی که خودتان رمزگذاری کرده‌اید و حالا باید ویرایشش کنید، با رمزی که می‌دانید باز می‌شود: رمز را در رمز عبور فعلی وارد کنید، روی حذف رمز بزنید و نسخهٔ بدون رمز را جایی خصوصی نگه دارید. برای تغییر رمز، قفل فایل را باز کنید و دوباره با رمز جدید آن را محافظت کنید. گزینهٔ فقط حذف محدودیت‌ها محدودیت چاپ و کپی را برمی‌دارد و رمز باز کردن فایل را نگه می‌دارد.

فراموش کردن رمز باز کردن فایل موضوع دیگری است و پاسخ صادقانه کوتاه است. PDF رمزگذاری‌شده با AES-256 و رمز قوی را هیچ‌کس، حتی Adobe، نمی‌تواند بازیابی کند، چون هیچ کلید اصلی یا راه پنهانی وجود ندارد. برنامه‌های بازیابی رمز فقط با حدس زدن کار می‌کنند؛ این روش روی رمزهای ضعیف و فایل‌های قدیمی RC4 جواب می‌دهد، اما روی یک عبارت رمز بلند شکست می‌خورد. رمز یا یک نسخهٔ تازه را از فرستنده بخواهید، در ایمیلی که فایل را آورده دنبال قاعدهٔ رمز بگردید، و نسخه‌های اصلی خودتان را بدون رمز در جای امن نگه دارید.

این فهرست را برای هر سند یک بار مرور کنید. یک دقیقه طول می‌کشد و اشتباهاتی را پوشش می‌دهد که بیشتر وقت‌ها یک تنظیم خوب را بی‌اثر می‌کنند، از نام فایلی که اطلاعات لو می‌دهد تا رمزی که در همان صندوق ایمیلِ پیوست قرار دارد.