جدا کردن صفحات PDF بر اساس بازه، حجم یا فصل | UltKit

بیشتر مردم از این رو سراغ ابزار جدا کردن صفحات PDF می‌روند که یک فایل کار چند فایل را انجام می‌دهد. کمیتهٔ پایان‌نامه فصل 3 را جداگانه می‌خواهد، حسابدار فاکتور هر مشتری را به‌صورت پیوست جدا می‌خواهد، یا اسکنر خودکار اسناد یک صبح اسکن را به یک فایل 80 صفحه‌ای تبدیل کرده که اجارەنامه، دو فیش حقوقی و تعدادی رسید را با هم دارد. در هیچ‌کدام از این موارد مشکلی در صفحه‌ها نیست. مشکل فقط این است که یک سند کجا تمام می‌شود و بعدی از کجا شروع می‌شود، و تقسیم کردن این مرزها را بدون دست زدن به محتوا جابه‌جا می‌کند.

مورد چهارم به حجم مربوط است، نه ساختار. فرم‌های بارگذاری برای درخواست شغل، خسارت بیمه و پذیرش دانشگاه اغلب هر فایل را به 2 MB، 5 MB یا 10 MB محدود می‌کنند و Gmail برای هر پیام 25 MB اجازه می‌دهد، با احتساب پیوست‌ها. یک اسکن 40 صفحه‌ای با 300 DPI به‌راحتی از 20 MB می‌گذرد. تقسیم آن به بخش‌هایی که هرکدام در سقف می‌گنجند اغلب بهتر از فشرده کردن کل فایل است تا جایی که نوشته‌های ریز محو شوند، چون هر صفحه وضوح اصلی خود را حفظ می‌کند.

بازه‌های صفحه انعطاف‌پذیرترین روش تقسیم‌اند، چون دقیقاً می‌گویید هر برش کجا باشد. نحو معمول فهرستی جداشده با ویرگول است که در آن خط تیره صفحهٔ اول و آخر یک بازه را به هم وصل می‌کند؛ پس 1-3, 7, 9-12 یعنی صفحه‌های 1 تا 3، صفحهٔ 7 به‌تنهایی و صفحه‌های 9 تا 12. بعضی ابزارها هر بازه را به یک فایل جدا تبدیل می‌کنند که اینجا سه فایل می‌شود؛ بعضی دیگر همهٔ صفحه‌های فهرست‌شده را در یک PDF هشت‌صفحه‌ای جمع می‌کنند. اول برچسب فیلد را بخوانید، چون یک متن یکسان نتیجه‌های متفاوتی می‌دهد.

یک فایل برای هر صفحه و هر N صفحه گزینه‌های مکانیکی‌اند. برنامه‌ریزی نمی‌خواهند، فقط تعداد صفحه لازم است، و برای دسته‌هایی مناسب‌اند که همهٔ سندهایشان طول یکسان دارند. یک اسکن 60 صفحه‌ای از فرم‌های دوصفحه‌ای که هر 2 صفحه تقسیم شود 30 فایل می‌دهد، و اگر مجموع بخش‌پذیر نباشد، بخش آخر باقی‌مانده را نگه می‌دارد. تقسیم بر اساس حجم برعکس عمل می‌کند: ابزار به یک بخش صفحه اضافه می‌کند تا جایی که صفحهٔ بعدی از حد بگذرد، بعد بخش تازه‌ای شروع می‌کند؛ پس بخش‌ها تعداد صفحهٔ متفاوت دارند اما هرکدام در فرم بارگذاری جا می‌شود.

تقسیم بر اساس نشانک به فهرست سند تکیه دارد، یعنی همان فهرست مطالب قابل کلیکی که بیشتر نمایشگرها در نوار کناری نشان می‌دهند. استاندارد PDF، یعنی ISO 32000، آن را outline می‌نامد و هر مدخل سطح بالا به یک صفحه اشاره می‌کند. ابزار می‌تواند در هر یک از آن صفحه‌ها فایل تازه‌ای شروع کند و آن را به نام مدخل بنامد، و یک راهنمای 400 صفحه‌ای را بدون شمردن صفحه‌ها به فصل‌ها تبدیل کند. اسکن‌ها و بسیاری از گزارش‌های خروجی‌گرفته فهرست ندارند، و آن‌وقت دوباره باید به بازه‌های صفحه برگردید.

شاید برای یک برش ساده به ابزار جداگانه نیاز نداشته باشید. هر سیستم‌عامل دسکتاپ می‌تواند یک بازهٔ صفحه را در یک PDF تازه چاپ کند، و Preview در macOS هم می‌تواند صفحه‌ها را از سند بیرون بکشد. اشکال کار این است که چاپ، صفحه‌ها را دوباره می‌سازد: فایل جدید معمولاً نشانک‌ها، پیوندهای داخلی و فیلدهای قابل پر کردن را از دست می‌دهد و صفحهٔ اسکن‌شده ممکن است دوباره فشرده شود. برای استخراج دو صفحه‌ای که به ایمیل پیوست می‌کنید مشکلی نیست، اما برای قراردادی با فیلدهای فرم یا راهنمایی که خوانندگانش به فهرست آن وابسته‌اند مناسب نیست.

Adobe Acrobat در میان برنامه‌های نصب‌شده استثناست، چون دستور تقسیم آن صفحه‌ها را کپی می‌کند و چاپ نمی‌کند. این دستور در ابزار Organize Pages است و تقسیم بر اساس تعداد صفحه، حجم فایل و نشانک‌های سطح بالا را ارائه می‌دهد. Acrobat Reader رایگان می‌تواند PDF را باز و چاپ کند اما نمی‌تواند تقسیم کند، پس مسیر Organize Pages به طرح پولی Acrobat نیاز دارد. زبانه‌های زیر مراحل دقیق هر مسیر را نشان می‌دهند.

ابزار مرورگر در Chromebook، رایانهٔ کاری که نمی‌توانید نرم‌افزار نصب کنید، یا گوشی راه عملی است، و کاری می‌کند که پنجرهٔ چاپ نمی‌تواند: چند برش در یک مرحله با حفظ ساختار سند. با ابزار جدا کردن صفحات PDF در UltKit یک PDF تا 95 MB بارگذاری می‌کنید، یک روش تقسیم انتخاب می‌کنید و تنها فیلدی را که برای آن ظاهر می‌شود پر می‌کنید. اول فایل را در نمایشگری با نوار بندانگشتی باز کنید و محل شروع هر سند را یادداشت کنید؛ شمارهٔ صفحه‌هایی که می‌نویسید جایگاه صفحه در فایل است که از 1 شمرده می‌شود، نه شماره‌های چاپ‌شده در پاورقی صفحه‌ها.

نام روش‌ها با پنج تقسیم بالا مطابقت دارد. بازه‌های سفارشی هر بازه در فیلد محدوده‌ها را به PDF جداگانه تبدیل می‌کند، پس 1-3, 7, 9-12 سه فایل می‌دهد. استخراج صفحه‌ها همان نوع فهرست را می‌گیرد و از آن یک PDF تازه می‌سازد. هر صفحه، هر N صفحه، حداکثر حجم هر فایل و بر اساس نشانک‌ها (فصل‌ها) بقیه را پوشش می‌دهند؛ تعداد صفحه در هر فایل از 1 تا 1,000 و حداکثر حجم فایل از 1 تا 100 MB را می‌پذیرد.

اسکنر دورو هر دو طرف هر برگ را می‌گیرد، پس یک دستهٔ 20 برگی به یک PDF 40 صفحه‌ای تبدیل می‌شود که صفحهٔ 1 روی برگ اول، صفحهٔ 2 پشت آن، صفحهٔ 3 روی برگ دوم و همین‌طور ادامه دارد. این ترتیب در تقسیم اهمیت دارد. اگر هر برگ سند جداگانه‌ای است، مثل دسته‌ای از فرم‌های دورو، هر 2 صفحه تقسیم کنید تا هر برگ با پشتش یک فایل شود. اگر همهٔ پشت‌ها سفیدند، احتمالاً فقط صفحه‌های فرد را می‌خواهید که همهٔ پشت‌های خالی را یک‌جا حذف می‌کند.

جدا کردن صفحه‌های فرد کار بازه است. با استخراج صفحه‌ها فهرستی مانند 1, 3, 5, 7 از روها یک PDF می‌سازد، و همهٔ صفحه‌های فرد یک اسکن 100 صفحه‌ای به‌راحتی در حد 300 نویسه جا می‌شود. پنجرهٔ چاپ Acrobat تنظیم مخصوصی برای زیرمجموعه دارد، Odd or Even Pages در More Options، که وقتی سند پیوند یا فیلدی برای حفظ ندارد می‌توان آن را با چاپگر PDF ترکیب کرد. صفحه‌های زوج پشت‌ها را جداگانه می‌دهند، که وقتی کسی پشت فرم چاپی یادداشت نوشته مفید است.

اسکنرهای یک‌رو مشکل دیگری می‌سازند. اگر همهٔ روها را اسکن کرده‌اید، دسته را برگردانده‌اید و پشت‌ها را اسکن کرده‌اید، فایل روها را و پس از آن پشت‌ها را به ترتیب معکوس دارد. تقسیم این را درست نمی‌کند؛ روها و پشت‌ها باید در هم بیایند که کار ادغام است. فایل را به نیمهٔ روها و نیمهٔ پشت‌ها تقسیم کنید، دوباره ترکیب کنید و برگ آخر را بررسی کنید، چون دسته‌های معکوس معمولاً آنجا خراب می‌شوند.

تقسیمی که صفحه‌ها را کپی می‌کند (و آن‌ها را چاپ نمی‌کند) می‌تواند ساختار سند را به هر بخش منتقل کند، اما بخشی از این ساختار به صفحه‌هایی وابسته است که دیگر در آن بخش نیستند. نشانکی که به صفحه 45 اشاره می‌کند فقط به بخشی تعلق دارد که صفحه 45 در آن است و جای دیگری معنا ندارد. پیوندی از صفحه 3 به صفحه 60 وقتی این صفحه‌ها در فایل‌های جدا قرار بگیرند مقصدی ندارد؛ پس دیده می‌شود اما کاری نمی‌کند. امضای دیجیتال سخت‌گیرانه‌ترین مورد است: امضا کل بایت‌های فایل امضاشده را پوشش می‌دهد، بنابراین بخشی که از یک قرارداد امضاشده جدا شده باشد به‌عنوان امضاشده تأیید نمی‌شود.

نام فایل‌ها چیزی است که بیشتر افراد نادیده می‌گیرند و بعد پشیمان می‌شوند. بخش‌هایی با نام split_1.pdf تا split_12.pdf گیرنده را وادار می‌کنند هر کدام را باز کند تا بفهمد چیست. اگر لازم است بخش‌ها به فایل اصلی ردیابی شوند، آن‌ها را بر اساس بازهٔ صفحه نام‌گذاری کنید؛ اگر ترتیب مهم‌تر از محتواست، بر اساس شمارهٔ بخش؛ و اگر بخش‌ها فصل‌های کتاب‌اند، بر اساس عنوان نشانک. فهرست زیر هر عنصر و تنظیمی را که آن را کنترل می‌کند نشان می‌دهد.

تا وقتی بخش‌ها را نگه دارید، تقسیم کاملاً برگشت‌پذیر است. چون صفحه‌ها بدون تغییر کپی می‌شوند، ادغام بخش‌ها به ترتیب فایلی با همان صفحه‌ها، همان متن و همان تصویرهای فایل اصلی به شما می‌دهد. تنها فهرست نشانک‌ها ممکن است فرق کند، چون هر بخش فقط نشانک‌های صفحه‌های خودش را داشت. اگر فایلی را برای آپلود با سقف 2 MB به چهار بخش تقسیم کرده‌اید، اداره‌ٔ گیرنده می‌تواند بخش‌های PDF را ادغام کند و دوباره یک فایل بسازد، بی‌آنکه چیزی از دست برود؛ راهنمای ما دربارهٔ ادغام فایل‌های PDF ترتیب و نشانک‌ها را با جزئیات توضیح می‌دهد.

فایل اصلی را تا زمانی که همهٔ بخش‌ها را باز نکرده‌اید نگه دارید. فقط همان نسخه فهرست کامل نشانک‌ها، پیوندهای میان بخش‌ها و هر امضای دیجیتال را دارد، و تقسیم دوباره از فایل اصلی بسیار آسان‌تر از بازسازی آن از دوازده تکه است. اگر پس از تقسیم، بخشی هنوز برای درگاه بارگذاری بزرگ بود، فقط همان بخش را با کاهش حجم PDF فشرده کنید، نه کل سند را، تا بخش‌های دیگر کیفیت تصویر اصلی را حفظ کنند.

کارهای تقسیم اغلب دقیقاً دربارهٔ فایل‌هایی است که کمتر از همه می‌خواهید فاش شوند: صورت‌حساب بانکی، پرونده‌های پزشکی و قراردادها. در UltKit فایل‌ها 30 دقیقه پس از پردازش حذف می‌شوند، نیازی به ساخت حساب نیست و چیزی نصب نمی‌شود. برای اسنادی که نباید با هیچ شخص ثالثی به اشتراک بگذارید، از Preview یا Acrobat روی دستگاه خودتان استفاده کنید و محدودیت‌های بالا را بپذیرید.

بیشتر تقسیم‌های ناموفق به چهار علت برمی‌گردد: رمز روی فایل، شمارهٔ صفحه‌هایی که با تعداد صفحه‌های خود فایل نمی‌خواند، صفحه‌های خالی از اسکنر، یا صفحه‌ای بزرگ‌تر از حجمی که خواسته‌اید. هر کدام راه‌حل مستقیمی دارد و هیچ‌کدام نیاز ندارد اسکن را از اول انجام دهید.