PDF 壓縮到 3 MB

個人電子郵件帳號允許較大的附件，但工作文件還要經過公司的郵件伺服器，而這些是由管理員設定的。Microsoft Exchange Server 2016 和 2019 預設的郵件大小上限為 10 MB，Microsoft 365 信箱的預設寄送上限則為 35 MB。能從你的 Gmail 順利寄出的 PDF，仍可能在客戶的內部部署伺服器被退信，或被掃描所有附件的閘道移除。

3 MB 符合這個算法。編碼會增加約三分之一，所以檔案約佔郵件 4 MB；兩個這樣的檔案再加上附有標誌的簽名檔，仍低於 10 MB。這個大小在多數手機上也能從郵件預覽快速開啟，收件人在通勤途中閱讀時就很重要。

對多數辦公文件而言，3 MB 的目標相當寬鬆。一份 40 頁、含十幾張照片、以列印品質從 Word 匯出的報告，通常將圖片從 300 DPI 以上降到約 150–200 DPI 就能達標，JPEG 品質仍維持在高檔。長篇彩色掃描檔就不同了：150 頁的掃描合約可能要轉成灰階才能降到 3 MB，而掃描的相簿若不明顯損失畫質，可能根本無法達到。

如果 PDF 是你自己製作的，以螢幕或標準品質匯出，壓縮器需要移除的內容就會比較少。壓縮 PDF 頁面有各種模式與清理選項的詳細說明。