如何合併 PDF 檔案：Mac、Windows 與瀏覽器教學

最常需要合併 PDF 的原因，是上傳欄位只接受單一檔案。求職網站常只有一個「履歷與求職信」欄位，簽證與大學申請要求把所有佐證資料放在同一個 PDF，報帳系統則希望申請表和所有收據放在一起。如果預期一個檔案卻附上五個，審核人員可能只開啟第一個，或表單悄悄只保留最後一次上傳的檔案。合併後的檔案能避免這種風險，也讓你決定讀者最先看到什麼。

第二個原因是方便讀者。會計收到十二份月帳單、也就是十二個附件時，得逐一開啟、列印、歸檔；同樣的帳單依日期合併後，就只是一份可以捲動瀏覽的文件，列印也只要一次。從書上逐章掃描的檔案、掃描 App 每次產生的獨立 PDF，或由不同程式匯出的專案頁面所組成的作品集，也是同樣的道理。

合併也是一種歸檔方式。包含已簽署合約、三份變更單與最終發票的專案資料夾，若合成一個以客戶和日期命名的 PDF，多年後更容易找到。只有兩種情況應該分開保存：必須能獨立驗證的文件（例如數位簽署的合約），以及不同人需要各自收到的檔案。這兩點下方還會再談。

所有合併工具，包括「預覽程式」和 Acrobat，都會依你提供的檔案順序排列頁面，所以事先花十秒規劃，就能省下重新合併的功夫。如果資料很多，先寫下預定順序：例如求職信、履歷，然後證書由新到舊；或是發票由舊到新。接著重新命名檔案，讓檔名本身就帶有順序。開頭加兩位數字，例如 01-cover-letter.pdf、02-cv.pdf、03-degree.pdf，在 Finder、檔案總管和幾乎所有上傳對話框中都能正確排序。

合併之後，檔名依然重要。為每個來源檔案建立書籤的工具，通常會用檔名當書籤標籤，於是 scan0042.pdf 就成了沒人看得懂的書籤。請把每個檔案命名成你希望在合併後 PDF 側邊欄看到的樣子，合併後的檔案本身也要取一個收件者不必改名就能歸檔的名稱：姓名、用途加日期，幾乎適用於所有申請。

在主流桌面系統中，只有 macOS 內建真正的 PDF 合併功能。「預覽程式」是每台 Mac 預設的 PDF 檢視器，側邊欄會顯示頁面縮圖，你可以從 Finder 把整個 PDF 拖進側邊欄，頁面會插入在放開的位置。「編輯 > 插入 > 來自檔案的頁面」則是透過選單達到相同效果。預覽程式會把變更存回你開啟的檔案，若想保留原始檔，請使用「檔案 > 輸出為 PDF」，或在開始前先複製第一個檔案。

Windows 10 和 11 沒有合併指令。最接近的內建做法是 Microsoft Print to PDF 印表機：在檔案總管選取多張 JPG 或 PNG 圖片，按右鍵選擇列印（Windows 11 在「顯示更多選項」中），再選擇該印表機，就能得到一個多頁 PDF。這只適用於圖片，不適用於現有的 PDF。Acrobat 的合併檔案工具什麼都能合併，但需要付費的 Acrobat Standard 或 Pro 方案；免費的 Acrobat Reader 無法合併檔案。Google Drive 可以儲存和預覽 PDF，但同樣沒有合併功能。

電腦沒有合併工具時，用瀏覽器就能完成，不必安裝任何東西。PDF 合併工具可處理 2 到 50 個 PDF 檔案，每個最大 95 MB，無論在 Windows 的 Chrome、Chromebook，或 iPhone 的 Safari（從「檔案」App 選取檔案）上，運作方式都一樣。手機正是瀏覽器版合併工具最好用的地方，因為你需要的檔案，例如下載的薪資單和拍下來的身分證，往往已經在手機的下載項目裡。

排序步驟是最容易出錯的地方。合併順序決定排列方式：上傳順序依清單排列，你可以用拖曳調整；檔案名稱會做自然排序，所以檔案 2 會排在檔案 10 之前；修改日期則依各檔案最後儲存的時間排列。如果你已照前述方式為檔案編號，選檔案名稱最保險，因為結果不再取決於你選取檔案的先後。

PDF 合併工具只合併 PDF，所以其他格式要先變成 PDF。若是手機拍的收據照片或掃描的身分證，可用圖片轉 PDF把圖片變成頁面，還能選擇頁面大小與邊界，讓照片不會落在跟相機原始畫面一樣大的頁面上。若是現在要掃描的紙本，掃描文件成 PDF的指南說明了解析度與色彩設定，能讓頁面清晰可讀又不會檔案過大。

Word 文件也需要同樣的處理。在 Word 中用「檔案 > 另存新檔 > PDF」匯出，沒有安裝 Word 時則可使用 Word 轉 PDF。先分別轉換每份文件再合併，而不是把所有內容貼進同一個 Word 檔，這樣每份文件各自的字型、頁首和頁碼都會維持作者原本的設定，也能避免多個檔案的樣式在同一份文件中衝突而造成版面跑掉。

來源混雜，幾乎一定代表頁面大小也混雜。US Letter 頁面是 8.5 × 11 英吋（216 × 279 mm），A4 頁面是 210 × 297 mm，而手機照片轉成的 PDF 可以是任何形狀。合併時預設會讓每一頁保持原本的大小，在螢幕上看起來不整齊，列印時邊界也會很奇怪。把頁面大小設為 A4 或 Letter，並將內容設為縮放至符合，就能讓每一頁一致。橫向頁面，例如寬幅的試算表匯出檔，仍會維持橫向；如果它們以橫躺的方式出現，請在來源檔案中旋轉。

書籤在 PDF 規格中稱為文件大綱，也就是檢視器側邊欄中可點選的清單。合併時最實用的設定，是每個來源檔案一個頂層書籤，並以檔名作為標籤，這正是每個檔案建立書籤所做的事。來源檔案中原有的書籤，例如報告中的章節項目，會一併保留，並仍連結到各自的頁面。文件內指向自身頁面的連結也會繼續有效，因為頁面是一起移動的。

可填寫的表單需要更小心。PDF 表單中的每個欄位都有名稱，而在同一個 PDF 內，一個名稱只對應一個值。如果合併同一份稅務表單的兩份副本，或同一發行單位的兩份表單，名稱相同的欄位就會互相連動：在第 1 頁輸入姓名，第 9 頁的同一個欄位也會被填入。平面化表單會把已填寫的答案變成一般的頁面內容，之後就不會再變動或衝突。表單填寫完成時再平面化；如果收件者還需要填寫，就保持不平面化。

數位簽章無法在合併後保留。憑證式簽章涵蓋已簽署檔案的確切位元組，而合併會寫出新檔案，所以即使頁面上仍有可見的簽名圖像，檢視器也會顯示簽章無效或遺失。手繪或輸入的簽名只是頁面內容，會原樣保留。如果你為了歸檔需要沒有可編輯欄位的單一平面副本，那沒有問題；至於對方必須驗證的內容，請把已簽署的 PDF 單獨作為附件寄出。

合併後的 PDF 大小大約等於各部分的總和，來源共用字型時有時會稍小一點。寄給同事的電子郵件沒問題，但對上傳表單往往太大，許多表單把附件限制在 2、5 或 10 MB。掃描頁面通常是主因：一張 300 DPI 的彩色掃描，佔用的空間可能比 50 頁的文字文件還多。先合併、檢查大小，若超過限制，再用壓縮 PDF處理結果，因為壓縮一個完成的檔案比壓縮十個快，也只需判斷一次品質。

如果接近限制，先找出不需要的頁面，再考慮加強壓縮。移除空白頁會刪除雙面掃描器對單面紙張產生的空白背面，可讓掃描資料少好幾頁；移除中繼資料則會清除來源檔案中的作者和軟體欄位。這兩者都不會改變其餘頁面的外觀，所以在拿圖片品質換取 KB 之前，值得先開啟。

合併不是單向的。合併後 PDF 中的頁面，就是當初放進去的那些頁面，所以之後可以依頁面範圍把檔案拆開，例如把第 1 到 4 頁寄給一個人、其餘寄給另一個人，或是替換一份過期的證書。配套指南如何分割 PDF 檔案說明了依範圍、依書籤，以及拆成單頁的分割方式。把原始來源檔案放在合併檔旁的資料夾，仍是抽換其中一份文件、重新組出資料最簡單的方法。

這個問題很合理，因為申請資料常包含身分證件、銀行對帳單和地址。重要的是合併之後檔案會怎麼處理。在 UltKit，上傳透過 HTTPS 傳輸，合併後的檔案在處理完成後 30 分鐘內可供下載，之後來源檔案和結果都會從伺服器刪除。沒有帳號，所以不會與任何個人資料關聯，檔案也只用於產生你的下載檔案。

對於絕不應離開你電腦的文件，例如受雇主政策規範的醫療紀錄，請改用 Mac 上的「預覽程式」或桌面應用程式，並在工作中上傳任何東西前先確認所屬機構的規定。對於一般的資料，保存期限短且免註冊，是挑選任何線上工具時該看的兩件事。取得合併檔案後，寄出電子郵件前加上開啟密碼，也能在傳輸過程中保護它。