บีบอัด PDF ให้ไม่เกิน 1MB

ระบบรับสมัครงาน แบบฟอร์มอินทราเน็ต และพอร์ทัลเคลมประกันมักกำหนดไฟล์แนบละ 1 MB เพื่อให้พื้นที่จัดเก็บคาดการณ์ได้และหน้าอัปโหลดทำงานเร็วบนมือถือ การยื่นเอกสารต่อศาลทางอิเล็กทรอนิกส์ก็คำนึงถึงขนาดเช่นกัน ศาลรัฐบาลกลางสหรัฐฯ รับเอกสารผ่าน CM/ECF เป็น PDF และขั้นตอนการยื่นของแต่ละเขตศาลกำหนดขนาดสูงสุดต่อไฟล์ ภาคผนวกขนาดใหญ่จึงต้องแยกหรือลดขนาด

อีเมลเป็นอีกเหตุผลหนึ่ง ไฟล์แนบถูกส่งโดยเข้ารหัสแบบ Base64 ซึ่งเป็นการเข้ารหัส MIME ตามที่กำหนดใน RFC 2045 ทำให้ไฟล์ใหญ่ขึ้นราวหนึ่งในสามระหว่างส่ง PDF ขนาด 1 MB จึงนับเป็นประมาณ 1.37 MB เมื่อเทียบกับขีดจำกัดของเซิร์ฟเวอร์ แม้ขีดจำกัดไฟล์แนบของ Gmail ที่ 25 MB และ Outlook.com ที่ 20 MB จะค่อนข้างมาก แต่เกตเวย์ขององค์กรมักตั้งไว้ต่ำกว่า และเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับอาจปฏิเสธสิ่งที่เซิร์ฟเวอร์ของคุณส่งได้ ไฟล์ที่ต่ำกว่า 1 MB ผ่านได้ทุกที่

ข้อความและภาพวาดเวกเตอร์แทบไม่ใช่ปัญหา สัญญา 40 หน้าที่ส่งออกจาก Word มักมีขนาดเพียงไม่กี่ร้อยกิโลไบต์ แต่สัญญาฉบับเดียวกันที่สแกนจะกลายเป็นภาพถ่ายของแต่ละหน้า ดังนั้นเมื่อ PDF เกิน 1 MB ให้ดูว่ารูปภาพอยู่ตรงไหน อาจเป็นหน้าสแกน รูปถ่ายในรายงาน หรือโลโก้ความละเอียดสูงที่ซ้ำอยู่ทุกหน้า

สำหรับเอกสารสแกนยาว ๆ แปลงเป็นระดับสีเทา ช่วยประหยัดพื้นที่ได้มากที่สุด หากเอกสารยังดูไม่คมชัด ลองพิจารณาว่าจำเป็นต้องส่งทุกหน้าหรือไม่ บีบอัด PDF ให้เหลือ 2 MB เป็นขั้นถัดไปสำหรับพอร์ทัลที่อนุญาต และคู่มือ บีบอัด PDF โดยไม่เสียคุณภาพ อธิบายแต่ละการตั้งค่าอย่างละเอียด