วิธีแยกไฟล์ PDF ตามช่วงหน้า ขนาดไฟล์ หรือบท

คนส่วนใหญ่ต้องใช้เครื่องมือแยกไฟล์ PDF เพราะไฟล์เดียวต้องทำหน้าที่แทนหลายไฟล์ เช่น คณะกรรมการวิทยานิพนธ์ต้องการเฉพาะบทที่ 3 ฝ่ายบัญชีต้องการใบแจ้งหนี้ของลูกค้าแต่ละรายเป็นไฟล์แนบแยกกัน หรือเครื่องสแกนแบบป้อนอัตโนมัติรวมงานสแกนทั้งเช้าเป็นไฟล์ 80 หน้าที่ปนกันทั้งสัญญาเช่า สลิปเงินเดือน 2 ใบ และใบเสร็จอีกหลายใบ ในทุกกรณีเนื้อหาในหน้าไม่ได้ผิดอะไร ปัญหาอยู่ที่เอกสารหนึ่งจบและอีกฉบับเริ่มตรงไหนเท่านั้น การแยกไฟล์จึงเป็นการย้ายขอบเขตเหล่านั้นโดยไม่แตะต้องเนื้อหา

งานที่สี่เกี่ยวกับขนาดมากกว่าโครงสร้าง ฟอร์มอัปโหลดสำหรับสมัครงาน เคลมประกัน และสมัครเรียนมหาวิทยาลัยมักจำกัดไฟล์ละ 2 MB, 5 MB หรือ 10 MB และ Gmail อนุญาต 25 MB ต่ออีเมล รวมไฟล์แนบ ไฟล์สแกน 40 หน้าที่ 300 DPI อาจเกิน 20 MB ได้ง่าย การแยกเป็นส่วนที่แต่ละส่วนพอดีขีดจำกัดมักดีกว่าการบีบอัดทั้งไฟล์จนตัวหนังสือเล็ก ๆ พร่ามัว เพราะทุกหน้ายังคงความละเอียดเดิม

ช่วงหน้าคือวิธีแยกที่ยืดหยุ่นที่สุด เพราะคุณระบุได้ว่าจะตัดตรงไหน รูปแบบทั่วไปคือรายการคั่นด้วยจุลภาค และใช้ยัติภังค์เชื่อมหน้าแรกกับหน้าสุดท้ายของช่วง เช่น 1-3, 7, 9-12 หมายถึงหน้า 1 ถึง 3 หน้า 7 หน้าเดียว และหน้า 9 ถึง 12 บางเครื่องมือสร้างไฟล์แยกให้แต่ละช่วง ซึ่งในตัวอย่างนี้ได้ 3 ไฟล์ ส่วนบางเครื่องมือรวมทุกหน้าที่ระบุเป็น PDF 8 หน้าไฟล์เดียว ควรอ่านป้ายชื่อช่องก่อน เพราะข้อความเดียวกันให้ผลต่างกัน

หนึ่งไฟล์ต่อหน้าและทุก N หน้าเป็นตัวเลือกแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องวางแผน แค่รู้จำนวนหน้า และเหมาะกับปึกเอกสารที่ทุกฉบับยาวเท่ากัน ไฟล์สแกน 60 หน้าของแบบฟอร์ม 2 หน้า เมื่อแยกทุก 2 หน้าจะได้ 30 ไฟล์ และถ้าหารไม่ลงตัว ส่วนสุดท้ายจะเก็บหน้าที่เหลือ การแยกตามขนาดไฟล์ทำงานในทางกลับกัน คือเครื่องมือเพิ่มหน้าเข้าไปในแต่ละส่วนจนหน้าถัดไปจะทำให้เกินขีดจำกัด แล้วจึงเริ่มส่วนใหม่ แต่ละส่วนจึงมีจำนวนหน้าต่างกัน แต่ทุกส่วนพอดีกับฟอร์มอัปโหลด

การแยกตามบุ๊กมาร์กอาศัยสารบัญของเอกสาร ซึ่งเป็นสารบัญแบบคลิกได้ที่โปรแกรมอ่านส่วนใหญ่แสดงในแถบด้านข้าง มาตรฐาน PDF คือ ISO 32000 เรียกสิ่งนี้ว่า outline และแต่ละรายการระดับบนสุดชี้ไปยังหน้าหนึ่ง เครื่องมือแยกไฟล์สามารถเริ่มไฟล์ใหม่ที่หน้าเหล่านั้นและตั้งชื่อตามรายการ ทำให้คู่มือ 400 หน้าถูกแบ่งเป็นบทโดยไม่ต้องนับหน้า ไฟล์สแกนและรายงานที่ส่งออกจำนวนมากไม่มี outline ซึ่งในกรณีนั้นต้องกลับไปใช้ช่วงหน้า

การตัดครั้งเดียวอาจไม่ต้องใช้เครื่องมือแยกต่างหาก ระบบปฏิบัติการเดสก์ท็อปทุกระบบพิมพ์ช่วงหน้าเป็น PDF ใหม่ได้ และ macOS Preview ยังลากหน้าออกจากเอกสารได้ด้วย ข้อเสียคือการพิมพ์จะเรนเดอร์หน้าใหม่ ไฟล์ใหม่มักสูญเสียบุ๊กมาร์ก ลิงก์ภายใน และช่องกรอกข้อมูล และหน้าที่สแกนอาจถูกบีบอัดซ้ำ ซึ่งไม่เป็นปัญหาสำหรับส่วนที่ดึงมา 2 หน้าเพื่อแนบอีเมล แต่ไม่เหมาะกับสัญญาที่มีช่องกรอกข้อมูล หรือคู่มือที่ผู้อ่านต้องพึ่งสารบัญ

Adobe Acrobat เป็นข้อยกเว้นในบรรดาแอปที่ติดตั้ง เพราะคำสั่งแยกจะคัดลอกหน้าแทนการพิมพ์ อยู่ในเครื่องมือ Organize Pages และแยกได้ตามจำนวนหน้า ขนาดไฟล์ และบุ๊กมาร์กระดับบนสุด Acrobat Reader แบบฟรีเปิดและพิมพ์ PDF ได้แต่แยกไม่ได้ ดังนั้นเส้นทาง Organize Pages ต้องใช้แพ็กเกจ Acrobat แบบเสียเงิน แท็บด้านล่างบอกขั้นตอนที่แน่นอนของแต่ละวิธี

เครื่องมือบนเบราว์เซอร์เป็นทางออกที่ใช้ได้จริงบน Chromebook คอมพิวเตอร์ที่ทำงานซึ่งติดตั้งซอฟต์แวร์ไม่ได้ หรือโทรศัพท์ และทำสิ่งที่หน้าต่างพิมพ์ทำไม่ได้ คือตัดหลายจุดในครั้งเดียวโดยคงโครงสร้างเอกสารไว้ ด้วยเครื่องมือแยกไฟล์ PDF ของ UltKit คุณอัปโหลด PDF ได้ไม่เกิน 95 MB เลือกวิธีแยกไฟล์ แล้วกรอกช่องเดียวที่ปรากฏขึ้นสำหรับวิธีนั้น ควรเปิดไฟล์ในโปรแกรมอ่านที่มีแถบภาพย่อก่อน และจดว่าแต่ละเอกสารเริ่มที่หน้าไหน เลขหน้าที่พิมพ์คือตำแหน่งในไฟล์ นับจาก 1 ไม่ใช่เลขที่พิมพ์อยู่ท้ายหน้า

ชื่อวิธีแยกตรงกับห้าวิธีข้างต้น กำหนดช่วงเอง สร้าง PDF แยกให้ทุกช่วงในช่องช่วง ดังนั้น 1-3, 7, 9-12 ได้ 3 ไฟล์ ดึงหน้าออกรับรายการแบบเดียวกันและสร้าง PDF ใหม่ไฟล์เดียวจากรายการนั้น ทุกหน้า ทุก N หน้า ขนาดสูงสุดต่อไฟล์ และตามบุ๊กมาร์ก (บท) ครอบคลุมที่เหลือ โดยจำนวนหน้าต่อไฟล์รับค่า 1 ถึง 1,000 และขนาดไฟล์สูงสุดรับค่า 1 ถึง 100 MB

สแกนเนอร์แบบสองหน้าจะสแกนทั้งสองด้านของกระดาษแต่ละแผ่น ดังนั้นกระดาษ 20 แผ่นจะกลายเป็น PDF 40 หน้า โดยหน้า 1 คือด้านหน้าของแผ่นที่ 1 หน้า 2 คือด้านหลัง หน้า 3 คือด้านหน้าของแผ่นที่ 2 และเป็นเช่นนี้ต่อไป ลำดับนี้สำคัญเมื่อต้องแยกไฟล์ หากกระดาษแต่ละแผ่นเป็นเอกสารแยกกัน เช่น แบบฟอร์มสองหน้าหลายชุด ให้แยกทุก 2 หน้า แล้วกระดาษแต่ละแผ่นจะเป็นไฟล์ของตัวเองพร้อมด้านหลัง หากด้านหลังว่างทั้งหมด คุณน่าจะต้องการเฉพาะหน้าคี่ ซึ่งจะตัดหน้าหลังที่ว่างออกได้ในขั้นตอนเดียว

การดึงหน้าคี่เป็นงานแบบระบุช่วงหน้า ด้วย ดึงหน้าออก รายการเช่น 1, 3, 5, 7 จะสร้าง PDF หนึ่งไฟล์จากด้านหน้า และหน้าคี่ทั้งหมดของไฟล์สแกน 100 หน้าก็ใส่ได้สบายภายในขีดจำกัด 300 ตัวอักษร ส่วนกล่องโต้ตอบพิมพ์ของ Acrobat มีการตั้งค่าชุดย่อยโดยเฉพาะ คือ Odd or Even Pages ใต้ More Options ซึ่งใช้ร่วมกับเครื่องพิมพ์ PDF ได้เมื่อเอกสารไม่มีลิงก์หรือช่องฟอร์มที่ต้องเก็บไว้ หน้าคู่จะให้ด้านหลังแยกออกมา มีประโยชน์เมื่อมีคนเขียนบันทึกไว้ด้านหลังของแบบฟอร์มที่พิมพ์

สแกนเนอร์แบบหน้าเดียวสร้างปัญหาอีกแบบ หากคุณสแกนด้านหน้าทั้งหมด แล้วพลิกปึกกระดาษและสแกนด้านหลัง ไฟล์จะมีด้านหน้าตามด้วยด้านหลังในลำดับย้อนกลับ การแยกไฟล์ไม่ช่วยแก้ เพราะต้องสลับด้านหน้าและด้านหลังให้เรียงสลับกัน ซึ่งเป็นงานรวมไฟล์ ให้แยกไฟล์เป็นครึ่งด้านหน้าและครึ่งด้านหลัง แล้วรวมกลับ และตรวจแผ่นสุดท้าย ซึ่งเป็นจุดที่ปึกกระดาษกลับด้านมักผิดพลาด

การแยกไฟล์ที่คัดลอกหน้า แทนที่จะพิมพ์ออกมา จะนำโครงสร้างเอกสารไปไว้ในแต่ละส่วนได้ แต่บางอย่างขึ้นกับหน้าที่ส่วนนั้นไม่มีอีกแล้ว บุ๊กมาร์กที่ชี้ไปหน้า 45 จะอยู่ในส่วนที่มีหน้า 45 เท่านั้น ลิงก์จากหน้า 3 ไปหน้า 60 จะไม่มีปลายทางเมื่อหน้าเหล่านั้นอยู่คนละไฟล์ จึงยังเห็นลิงก์แต่กดแล้วไม่เกิดอะไร ลายเซ็นดิจิทัลเข้มงวดที่สุด เพราะลายเซ็นครอบคลุมข้อมูลของทั้งไฟล์ที่ลงนาม ส่วนที่ตัดมาจากสัญญาที่ลงนามแล้วจึงไม่ผ่านการตรวจสอบว่าลงนามแล้ว

ชื่อไฟล์เป็นสิ่งที่หลายคนข้ามแล้วมาเสียใจภายหลัง ไฟล์ชื่อ split_1.pdf ถึง split_12.pdf ทำให้ผู้รับต้องเปิดทีละไฟล์เพื่อดูว่าคืออะไร ตั้งชื่อตามช่วงหน้าเมื่อต้องการย้อนหาต้นฉบับ ตั้งตามหมายเลขส่วนเมื่อลำดับสำคัญกว่าเนื้อหา และตั้งตามชื่อบุ๊กมาร์กเมื่อแต่ละส่วนเป็นบท รายการด้านล่างอธิบายแต่ละองค์ประกอบและการตั้งค่าที่ควบคุม

การแยกไฟล์ย้อนกลับได้เต็มที่ตราบเท่าที่คุณเก็บแต่ละส่วนไว้ เพราะหน้าถูกคัดลอกโดยไม่เปลี่ยนแปลง การรวมส่วนต่าง ๆ กลับตามลำดับจะได้ไฟล์ที่มีหน้า ข้อความ และรูปภาพเหมือนต้นฉบับ สิ่งที่อาจต่างคือสารบัญ เพราะแต่ละส่วนมีเฉพาะบุ๊กมาร์กของหน้าตัวเอง หากคุณแยกไฟล์ที่จำกัดอัปโหลด 2 MB เป็นสี่ส่วน หน่วยงานปลายทางสามารถรวมส่วน PDFกลับเป็นไฟล์เดียวโดยไม่สูญเสียข้อมูล และคู่มือวิธีรวมไฟล์ PDFอธิบายเรื่องลำดับและบุ๊กมาร์กโดยละเอียด

เก็บต้นฉบับไว้จนกว่าจะเปิดตรวจทุกส่วนแล้ว เพราะเป็นสำเนาเดียวที่ยังมีสารบัญครบ ลิงก์ข้ามส่วน และลายเซ็นดิจิทัล และการแยกใหม่จากต้นฉบับง่ายกว่าการประกอบกลับจากสิบสองชิ้นมาก หากหลังแยกแล้วบางส่วนยังใหญ่เกินกว่าที่พอร์ทัลรับได้ ให้บีบอัด PDFเฉพาะส่วนนั้นแทนทั้งเอกสาร เพื่อให้ส่วนอื่นยังคงคุณภาพรูปภาพเดิม

งานแยกไฟล์มักเกี่ยวกับไฟล์ที่คุณไม่อยากให้รั่วไหลที่สุด เช่น statement ธนาคาร เวชระเบียน และสัญญา บน UltKit ไฟล์จะถูกลบ 30 นาทีหลังประมวลผล ไม่ต้องสร้างบัญชี และไม่ต้องติดตั้งอะไร สำหรับเอกสารที่ห้ามแชร์กับบุคคลที่สาม ให้ใช้ Preview หรือ Acrobat ในเครื่อง และยอมรับข้อจำกัดที่อธิบายไว้ข้างต้น

การแยกไฟล์ที่ล้มเหลวส่วนใหญ่มาจากสี่สาเหตุ คือไฟล์มีรหัสผ่าน หมายเลขหน้าไม่ตรงกับจำนวนหน้าจริงของไฟล์ หน้าว่างจากสแกนเนอร์ หรือหน้าที่ใหญ่กว่าขนาดที่กำหนด แต่ละข้อมีวิธีแก้ตรง ๆ และไม่ต้องสแกนใหม่