WordをPDFに変換

WordにはPDFで保存する機能が以前からあります。Office 2007ではMicrosoftの別アドインが必要でしたが、Service Pack 2で標準搭載され、Word 2010以降のすべてのバージョンで「名前を付けて保存」にPDFが表示されます。Googleドキュメントでも、ファイル、ダウンロード、PDFドキュメントで同じことができます。それでも変換ツールを探す人が多いのはなぜでしょうか。PDFが必要になったとき、文書とソフトが同じ場所にあることはあまりないからです。

共有のパソコンには閲覧ソフトしか入っていないことがあります。学校のChromebookではデスクトップ版Wordは動きません。スマホはメールの.docxを開けても、書き出しは有料プランの案内の奥に隠れていることが多くあります。ここにアップロードすれば、そうした問題はすべて避けられます。変換は当社のサーバーで行われ、ブラウザはファイルを送って結果を受け取るだけです。

デスクトップ版のWordで作成している場合、アップロードするファイルにレイアウトがそのまま含まれているため、PDFも画面どおりに仕上がります。よくある落とし穴はフォントです。購入またはダウンロードしたフォントを使った文書は、別のパソコンでは代替フォントで表示されていることがあり、PDFにはファイルが実際に参照しているフォントが記録されます。

Googleドキュメントで作成している場合は、文書をMicrosoft Word(.docx)形式でダウンロードし、そのファイルをここで変換してください。PDF/A、用紙サイズの固定、開くためのパスワードなど、ドキュメントにない設定が使えます。ドキュメントの既定の用紙は、米国ではLetter、その他の多くの国ではA4です。国をまたいで共有したファイルは用紙サイズが合わないことがありますが、用紙サイズで一度に修正できます。

完成したPDFが想像以上に大きくなるのは、カメラの元の解像度のまま貼り付けた写真が原因であることが多いです。画質を70に下げるか、フォームのアップロード上限が数MBの場合は、できあがったファイルをPDF圧縮にかけてください。