PDFにパスワードを設定する方法：閲覧・権限パスワードとAES

PDFの仕様にはパスワードが2種類あり、混乱の多くはこの2つを同じものだと考えることから生じます。プライバシーの面で重要なのは、仕様上ユーザーパスワードと呼ばれる閲覧パスワードです。これを設定すると、すべてのページ、画像、フォームフィールド、添付ファイルが暗号化され、パスワードを入力するまでファイルの中身は意味のないデータになります。ファイルを誤って別の人に転送したり、ノートパソコンを盗まれたりしても、パスワードが秘密であれば何も漏れません。

オーナーパスワードと呼ばれる権限パスワードは、働きが異なります。作成者が印刷、テキストのコピー、フォーム入力、コメント、ページ編集を禁止できるものです。ただし文書はパスワードを求められずに開くので、読み手はすべての文字を見られます。制限はファイル内に保存されたフラグにすぎず、守るかどうかはビューア次第です。Acrobat、Chrome、Edge、Firefox、プレビューは制限に従い、該当するメニューをグレーアウトします。フラグを無視するビューアやライブラリは、内容が隠されていないため、印刷もコピーもできてしまいます。

実際には、使い方は3通りです。給与明細、確定申告書、診断書、交渉中の契約書など、非公開にすべきものには閲覧パスワードだけを使います。署名済みの価格表のように、公開してよいが改変されにくくしたい文書には権限パスワードだけを使います。特定の人だけが読めて編集もさせたくない場合は両方を設定し、2つのパスワードは必ず別のものにしてください。同じだと、ファイルを開ける人なら誰でも制限を解除できてしまいます。

PDFの暗号化は、1994年の最初のバージョン以降、何度も改訂されてきました。古い方式も互換性のために読み込めます。PDF 1.1の40ビットRC4鍵は普通のパソコンで総当たりできますし、PDF 1.4の128ビットRC4は、もはや安全とは見なされない暗号を使っています。AES-128はPDF 1.6とAcrobat 7で登場し、AES-256はAcrobat 9で登場しました。さらにAcrobat Xでは、Adobe初の256ビット方式がより強力なパスワード検証に置き換えられました。この版がPDF 2.0規格であるISO 32000-2に引き継がれ、同規格ではRC4が非推奨になっています。

ほとんどの場合、選択は簡単でAES-256です。Windows、macOS、iOS、Android、主要ブラウザのどの最新リーダーでも開けます。AES-128に下げるのは、15年も更新されていない文書管理システムなど、特定の受信者のソフトが古すぎて256ビットのファイルを扱えない場合だけにしてください。Acrobatでは互換性メニューがこの選択を代行します。Acrobat X以降ならAES-256、Acrobat 7以降ならAES-128、それより古い設定ならRC4になります。

お手元のソフトでPDFを暗号化できる場合があります。有料のAcrobat StandardとProは最も機能が充実していて、閲覧パスワードと権限パスワードを別々に設定でき、前述の互換性メニューもあります。macOSのプレビューは書き出し画面で両方のパスワードを追加できます。新しいmacOSでは権限ボタンの先に、古いmacOSでは暗号化チェックボックス1つになっています。Word for WindowsはPDF作成時に暗号化できますが、使えるのは6〜32文字の閲覧パスワードだけで、権限の設定はできません。

よく使われるツールの中には、パスワード機能がまったくないものがあります。Windows 10と11に内蔵された仮想プリンターのMicrosoft Print to PDFは、セキュリティ設定のない保護なしのファイルを出力します。Chromeの印刷画面にある「PDFに保存」も同様です。PDFがこのどちらかで作られたなら、第2段階として暗号化してください。どの方法を使っても、完成したファイルを一度開いてパスワードを求められることを確認しましょう。Acrobat Readerでは「ファイル」>「プロパティ」>「セキュリティ」で方式と権限を確認できます。

Chromebook、Acrobatのない会社のパソコン、スマートフォンでは、ブラウザのツールで同じことができます。95 MBまでのファイル1つをアップロードしてPDFにパスワードを設定できます。UltKitは標準でAES-256により暗号化し、アップロードしたファイルと結果のファイルを処理の30分後に削除します。インストールもアカウント作成も不要なので、制限の厳しい会社のパソコンでも便利です。

ほかの編集は先に済ませてください。暗号化したPDFは、パスワードなしでは再圧縮も結合もできません。メールの容量制限にファイルが収まらないなら、保護する前にPDFを圧縮しましょう。変更されたくない入力済みフォームがある場合も、先にフラット化します。暗号化で増えるのは小さなセキュリティ辞書だけなので、保護後のコピーは元とほぼ同じ容量です。

最も多い失敗は、添付ファイルと同じメールに、あるいは直後の2通目のメールにパスワードを書いて送ることです。そのメールボックスを読める人は、転送されたスレッドを見た人も含め、両方を手に入れてしまいます。別の手段を使いましょう。ファイルはメールで送り、パスワードはSMSで送る、電話で読み上げる、直接会って決める、などです。毎月同じ取引先に明細を送るような定期的なやり取りでは、パスワードのルールを一度取り決め、メッセージには書かないようにします。

受信者が間違いなく入力できるパスワードを選んでください。無関係な単語を4〜5個並べたパスフレーズは、記号の羅列よりも電話で伝えやすく、名前や誕生日よりも推測されにくいものです。受信者の同僚が調べられる情報は避け、ご自身のメールや銀行のパスワードを使い回さないでください。これから他の人に共有することになるからです。

規制対象の文書では、より慎重さが求められます。人事ファイル、医療記録、法律関係の書類は、医療データの保護措置として暗号化を挙げる米国のHIPAAや、適切なセキュリティの例として暗号化を挙げるGDPR第32条などの規則の対象になることがよくあります。メール添付にAES-256の閲覧パスワードをかけるのは、その対策の妥当な一部ですが、すべてではありません。組織によっては、セキュアなポータル、誰が何を受け取ったかの記録、保存期間の設定を求められることもあります。そもそもメールを使ってよいか、先にポリシーを確認してください。

暗号化が守るのは、保存中と送信中のファイルです。正しい相手が開けば内容は画面に表示され、スクリーンショットや、モニターをスマートフォンで撮影すること、あるいはそれらへの文字認識を、PDFの形式で止めることはできません。印刷制限は、無視するビューアでは効きませんし、印刷が許可されていれば、仮想PDFプリンターに印刷して保護なしのコピーを作れます。制限は誠実な読み手へのお願いであり、防御策ではないと考えてください。

パスワードなしで見えてしまう情報もあります。ファイル名は暗号化されないため、Smith_HIV_results.pdfのような名前は、本文が暗号化されていても内容を明かします。機密性の高いファイルには中立的な名前を付けてください。メタデータを暗号化をオフにすると、タイトル、作成者、キーワードを誰でも読めます。メールの件名、送信者と受信者、添付ファイルのサイズ、日付は、途中のすべてのメールサーバーから見えます。またAES暗号化のZIPアーカイブも、ファイル名の暗号化に対応した形式でなければ名前を隠せません。

パスワードがわかっているなら、解除は簡単です。毎週開く銀行の明細や、自分で暗号化して今は編集が必要な文書は、わかっているパスワードでロック解除できます。現在のパスワードに入力してロック解除を押し、保護のないコピーは人目につかない場所に保管してください。パスワードを変えるには、ロックを解除してから新しいパスワードで保護し直します。制限のみ解除は、閲覧パスワードを残したまま印刷とコピーの制限だけを外します。

閲覧パスワードを忘れた場合は話が別で、正直な答えは短いものです。AES-256と強力なパスワードで暗号化されたPDFは、Adobeを含めて誰にも復元できません。マスターキーも裏口もないからです。パスワード回復ソフトは推測するだけなので、弱いパスワードや古いRC4のファイルには通用しても、長いパスフレーズには通用しません。送り主にパスワードか新しいコピーを頼み、ファイルを受け取ったメールにパスワードのルールがないか探し、ご自身の元ファイルは暗号化せず安全な場所に保管してください。

文書ごとに、このリストを一度確認してください。1分で済み、強固な設定を台無しにしがちなミスを防げます。中身がわかるファイル名から、添付ファイルと同じ受信箱にあるパスワードまで、よくある失敗を網羅しています。