書類をPDFにスキャンする方法｜スマホ・Windows・Mac

iPhoneのスキャナーは2か所にあります。メモでは、メモを開いて添付ボタン(iOSのバージョンによりカメラまたはクリップのアイコン)をタップし、書類をスキャンを選びます。カメラがページの端を自動で見つけ、遠近を補正し、ページが静止したところで撮影します。続けて撮れば、すべてのページが同じスキャンにまとまります。この機能はiOS 11からメモに搭載されています。iOS 13以降は、ファイルアプリでも3点メニューから同じスキャナーを使え、PDFはメモではなくフォルダに直接保存されます。

Androidでは、多くのスマートフォンにGoogle ドライブが入っており、これがスキャナーになります。カメラアイコンまたは新規 → スキャンをタップして各ページを撮影し、切り抜きとフィルタを選んで保存すると、ドライブにPDFとして保存されます。フラットベッドや複合機があるパソコンでは、WindowsならMicrosoft Storeの無料アプリ「Windows スキャン」、Macなら「アプリケーション」フォルダにあるイメージキャプチャが使えます。どちらもメーカー付属のソフトなしで、たいていのスキャナーに対応します。

印刷、保管、細部の確認をする書類には、今でもフラットベッドが向いています。ガラス面でページが完全に平らになり、光がシート全体に均一に当たり、解像度も正確です。300 dpiならA4は毎回2480 × 3508 px、USレターは2550 × 3300 pxになります。製本された本、厚いパスポート、細かい文字やエンボス印のある書類もきれいに仕上がります。複合機の自動給紙なら、30ページの契約書も別の作業をしている間に処理できます。

スマートフォンは手早さと手軽さで勝り、日常的な書類ならたいてい同等の仕上がりになります。最近のスマートフォンに多い12 MPのカメラは4032 × 3024 pxで撮影でき、1ページ分の文字には十分な情報量です。苦手なのは光と角度の制御で、影、反射、ページのわずかな曲がりが典型的な欠点です。スキャンアプリは遠近を補正できますが、影で隠れた細部までは復元できません。

カメラの性能より光が重要です。アプリが端を見つけやすいよう、机や本の表紙など無地で暗い面にページを置きます。窓や照明は背後ではなく横に置き、自分の影が紙にかからないようにします。光沢紙やプラスチックカードではフラッシュを切ってください。必要な文字の上に明るい反射が出てしまいます。スマートフォンはページと平行に構え、画面いっぱいにページを収めます。アプリが傾いた枠を表示したら、補正に頼らず構え直してください。

カラーモードは意識して選びましょう。グレースケールは、薄い鉛筆書き、かすれた印、署名を読める状態に保ち、通常はカラーよりずっと小さくなります。完全な白黒(アプリによって「白黒」や「書類」と呼ばれるモード)は最も小さく、印字された文字はくっきりしますが、薄い手書き、灰色の背景、身分証の顔写真は消えてしまうことがあります。カラーは、赤い印鑑、色付きの入力欄、ハイライトした箇所、写真など、色に意味がある場合だけにします。

解像度は、画面で読むだけのページなら200 dpiで足ります。印刷、保管、文字認識には300 dpiが安全な標準です。それ以上にしても、ほとんどはファイルが大きくなるだけです。下の表は、ほぼすべての書類をカバーする組み合わせです。サイズは、用紙や内容で変わるため、1ページあたりの目安で示しています。

ページがすでに写真として存在することもあります。カメラロールのレシート、同僚から届いたJPG、スキャナーを使わずに撮ったiPhoneのHEIC画像などです。多くの職場や窓口では、バラバラの画像10枚ではなく、全ページを順番に並べた1つのPDFを求められます。画像をPDFに変換なら、JPG、PNG、HEICを含む画像を最大50枚(1枚あたり最大95 MB)まで受け付け、1枚ずつ1ページに配置して1つのファイルにします。

2つの設定で、写真アルバムではなくスキャンらしい仕上がりになります。用紙サイズをA4またはレターにすると、写真の形がバラバラでも全ページが同じ用紙サイズになります。ページ内の画像配置は合わせ方を「そのまま」ではなく、切り抜かずにページに収まる設定のままにしてください。向きを自動補正をオンにすると、横向きで撮ったページも正しい向きになります。紙の周りに机が大きく写っている写真は、先にトリミングしておくと、ページいっぱいに表示されて文字も大きくなります。

一部のページをPDFでスキャン済みで、残りが写真の場合は、先に写真を変換してからファイルを結合します。複数のPDFを1つにまとめ、ページを正しい位置に移動する方法は、ガイドPDFファイルを結合する方法で説明しています。ここで決めた順序がそのまま読み手がめくる順序になるので、送信前に確認しておきましょう。

スキャンは各ページの画像なので、ワープロから書き出したPDFに比べて重くなります。300 dpiのカラーで10ページスキャンすると、10–20 MBに達することも珍しくありません。一方、Gmailの添付は1通25 MBまでで、応募用のポータルには、1書類200 KB、500 KB、1 MBまでというところも多くあります。もっとも手軽な節約は、PDFを作る前にできます。文字はグレースケールで、200–300 dpiのまま、片面印刷の白紙の裏面は含めないことです。

すでにファイルがある場合は、スキャンし直さずPDFを圧縮しましょう。圧縮方法をおすすめにすると、ページの画像を再圧縮し、レイアウトには手を加えません。メール送信ならこれで足りることが多いです。ポータルが数値を指定している場合は目標サイズを選び、制限より少し小さい値をKBまたはMBで入力します。黒い文字中心のカラースキャンでは、グレースケールに変換がもっとも効果的です。何の役にも立っていない色の情報を捨てられるからです。

写真からPDFを作る場合は、1回で両方を済ませられます。画像変換でPDFのファイルサイズを目標サイズにすると、完成したファイルが上限以下になります。非常に小さい上限とページ数の多さは両立しにくいので、100 KB制限なら、書式が実際に求めているページだけを送ってください。サイズと鮮明さのトレードオフについては、画質を落とさずにPDFを圧縮する方法をご覧ください。

スキャンしたPDFは文字の写真です。見た目は正しくても、検索したり、文章をコピーしたり、スクリーンリーダーで読み上げたりできません。光学文字認識(OCR)は、文字を認識して、各ページ画像の裏に見えないテキストレイヤーとして保存することで、これを解決します。ページの見た目はスキャンのままですが、Ctrl+FまたはCmd+Fで単語を検索できるようになります。スキャンアプリには、このレイヤーを自動で付けるものと付けないものがあるため、ページ上に見える単語を検索して確認してください。

検索で何も見つからない場合は、ファイルをPDFのOCRにかけ、出力は検索可能なPDFのままにして、文書の言語を選びます。アクセント記号やラテン文字以外の文字では、この設定が重要です。認識の品質はスキャンの品質に比例します。300 dpi、均一な光、まっすぐな行なら文字がきれいに取れますが、影があって傾いたスマートフォン写真では誤認識が出ます。色あせた原本にはコントラストを強調が役立ちます。OCRは強く圧縮する前に行ってください。強く圧縮したページは、認識に使える情報が減ってしまいます。

適切なファイル名は、受け取る相手の問い合わせを減らします。2026-08-26_lease_signed.pdfやsmith_passport_bio-page.pdfのように、自然に並び順が整い、中身が分かる形にします。日付は年を先頭に書くと、どのフォルダでも日付順に並びます。scan0001.pdfやIMG_4821.pdfのように何も伝わらない名前は避けてください。スラッシュ、コロン、絵文字は、アップロード時に拒否するポータルもあるので使わないでください。書式が書類ごとの提出を求める場合は、すべてを1つにせず、書類ごとに1つのPDFを作ります。

送信前にページ順と向きを確認してください。PDFを開いて最初から最後までスクロールし、署名ページが最後にあること、全ページが正しい向きであること、端が切れていないことを確かめます。申請が差し戻される理由で最も多いのは、1ページ足りないことです。両面の書類は、シートごとに表、裏の順で両面を連続して入れてください。

身分証、銀行の明細書、診断書などのスキャンには、不正利用につながる情報がそのまま含まれています。送り先には注意してください。ファイルの扱いが明確に示されているオンラインツールを使いましょう。UltKitでは、アップロードしたファイルは処理後30分で削除され、アカウントもインストールも不要です。詳しくは仕組みをご覧ください。送信後は、共有パソコンやダウンロードフォルダに残ったスキャンを削除し、PDFは公開リンクではなく、ポータルやダイレクトメッセージで送ってください。