تحويل PDF إلى PDF/A للإيداع والأرشفة

نشرت ISO صيغة PDF/A عام 2005 بوصفها ISO 19005-1، مراعاةً لاحتياجات أمناء الأرشيف والمحاكم: فالجهة التي يجب أن تحفظ ملفًا لعقود لا يمكنها الاعتماد على تثبيت خط معين أو على أن يعمل سكربت بالطريقة نفسها في عارض مستقبلي. وتظهر المتطلبات في قواعد نقل الأرشيف وقواعد التقديم الإلكتروني للمحاكم وأدلة إيداع الرسائل الجامعية، وصياغتها تختلف قليلًا من جهة إلى أخرى. القواعد تتغير وكثير منها يُحدَّد محليًا، فراجع النص الحالي.

تجمع قواعد المحاكم عادةً بين PDF/A وشروط أخرى: قابلية البحث نصيًا، وعدم وجود كلمة مرور، وتضمين الخطوط، وحدًّا أقصى لحجم الملف، وأحيانًا إشارات مرجعية للمرفقات. ولأن رفض الملف بسبب الصيغة قد يُفوّت الموعد النهائي، فاقرأ القواعد المحلية أو دليل التقديم الإلكتروني لدى مكتب أمين المحكمة بدل الاكتفاء بقائمة عامة، وحوّل النسخة النهائية فقط.

تطلب الجامعات عادةً PDF/A للنسخة التي تدخل المستودع المؤسسي أو المكتبة الوطنية، لا للمسودة التي ترسلها إلى لجنتك. كما تمنع كليات الدراسات العليا غالبًا إعدادات الحماية، وبعضها يتحقق من الملف عند الرفع. الرسالة المكتوبة بـ LaTeX أو Word تتحول بسلاسة؛ أما مواضع المشكلة فهي الأشكال ذات الشفافية والملاحق المكوّنة من صفحات ممسوحة، ولهذا تفعّل هذه الصفحة جعل المستندات الممسوحة قابلة للبحث. لمعرفة ما يغيّره التحويل نفسه داخل الملف، راجع تحويل PDF إلى PDF/A.