如何把文件掃描成 PDF：手機、Windows 電腦與 Mac

在 iPhone 上，掃描功能藏在兩個地方。在「備忘錄」中開啟一則備忘錄，點選附件按鈕（依 iOS 版本不同，圖示為相機或迴紋針），再選擇掃描文件。相機會自動偵測頁面邊緣、校正透視，並在頁面穩定時拍照；繼續拍攝，每一頁都會放進同一份掃描檔。備忘錄從 iOS 11 起就有這項功能，而從 iOS 13 起，「檔案」App 也能從三點選單使用同樣的掃描器，並直接把 PDF 存進資料夾，而不是存在備忘錄裡。

在 Android 上，Google 雲端硬碟是大多數手機已內建的掃描工具。點選相機圖示或 New → Scan，拍下每一頁，裁切並選擇濾鏡後儲存；雲端硬碟會把成果以 PDF 存放在你的雲端硬碟中。在連接平台式或多功能事務機的電腦上，Windows 可從 Microsoft Store 取得免費的 Windows 掃描 App，每台 Mac 的「應用程式」資料夾中也都內建「影像擷取」。兩者都能在不安裝廠商軟體的情況下連接大多數掃描器。

對於要列印、封存或仔細檢視的文件，平台式掃描器仍是比較好的工具。玻璃面板能讓紙張完全平整，整張紙的光線均勻，解析度也很精準：以 300 dpi 掃描時，A4 頁面每次都會是 2480 × 3508 px，US Letter 頁面則是 2550 × 3300 px。裝訂成冊的書、厚厚的護照，以及有細小字體或浮凸印章的文件，都能掃得很乾淨。多功能事務機上的送紙器也能在你做別的事時，自動處理 30 頁的合約。

手機勝在快速又隨手可得，而且日常大多數的文書，成果也一樣好。近年手機常見的 1200 萬畫素相機能拍出 4032 × 3024 px，對一整頁文字來說細節綽綽有餘。手機比較難掌控的是光線與角度，所以陰影、反光和稍微彎曲的紙張是常見的缺點。掃描 App 能校正透視，但無法憑空補回被陰影遮住的細節。

光線比相機更重要。把紙放在深色素面的表面上，例如桌面或書的封面，App 才找得到邊緣；並讓窗戶或檯燈位於側邊，而不是在你身後，以免自己的影子落在紙上。拍攝光面紙和塑膠卡片時請關掉閃光燈，因為它會在你最需要的文字上留下亮斑。讓手機與紙面平行，並讓頁面佔滿大部分畫面；如果 App 顯示的輪廓是歪斜的，就把姿勢調正，不要依賴校正功能。

色彩模式要有目的地選擇。灰階能讓淡淡的鉛筆字跡、模糊的印章和簽名保持清晰，檔案通常也比彩色小得多。純黑白（有些 App 稱為黑白或文件模式）檔案最小，印刷文字看起來也很銳利，但可能會洗掉淺色的手寫字、灰色背景，以及身分證上的照片。只有在顏色具有意義時才使用彩色：紅色印章、彩色的表單欄位、標示重點的段落或照片。

至於解析度，只在螢幕上閱讀的頁面用 200 dpi 就夠了，而 300 dpi 是列印、封存和文字辨識的安全預設值。再調高大多只會讓檔案變大。下表列出幾乎涵蓋所有文件的組合，大小以單頁的典型值表示，因為紙張和內容會影響結果。

有時頁面已經是照片了：相簿裡一堆收據、同事傳來的幾張 JPG，或是沒用掃描功能、直接用 iPhone 拍的 HEIC 照片。大多數機關希望收到按順序排好所有頁面的單一 PDF，而不是十張零散的圖片。圖片轉 PDF 轉換器最多可處理 50 張圖片，每張最大 95 MB，支援 JPG、PNG 和 HEIC，並把每張圖片各放在同一個檔案的獨立一頁。

有兩個設定能讓成品看起來像掃描檔，而不是相簿。把頁面大小設為 A4 或 Letter，即使照片形狀不同，每一頁的紙張格式也一致；並讓圖片在頁面上的配置維持在縮放方式，它會把每張照片縮放到符合頁面且不裁切。開啟自動校正方向，橫著拍的頁面就會轉正。如果照片裡紙張周圍露出太多桌面，請先裁切；這樣頁面會填滿整張紙，文字也會比較大。

如果你已經把部分頁面掃描成 PDF，其他頁面是照片，請先轉換照片，再合併檔案。我們的指南如何合併 PDF 檔案說明了如何把多個 PDF 合成一個，以及如何把頁面移到正確位置。你現在決定的順序，就是讀者翻閱的順序，所以寄出前值得再檢查一次。

掃描檔是每一頁的圖片，所以和文書軟體匯出的 PDF 相比相當大。十頁、300 dpi 的彩色掃描檔很容易達到 10–20 MB，但 Gmail 每封郵件的附件上限是 25 MB，許多申請入口網站每份文件只接受 200 KB、500 KB 或 1 MB。最省事的節省方式，是在 PDF 產生之前就做：文字用灰階掃描、維持 200–300 dpi，並略過單面頁面的空白背面。

檔案已經做好時，請壓縮 PDF，不必重新掃描。把壓縮方式設為建議，會重新壓縮頁面圖片並保留版面，通常就足以用電子郵件寄送。如果入口網站指定了數字，請選擇目標大小，並以 KB 或 MB 輸入比規定上限略低的數值。對於黑色文字的彩色掃描檔，轉為灰階是單項最大的節省，因為它會捨棄從來沒有承載任何資訊的色彩資料。

如果你是用照片來製作 PDF，可以一次完成兩件事：在圖片轉換器中，把 PDF 檔案大小設為目標大小，完成的檔案就會等於或低於你的上限。很小的上限和很多頁面不太搭，所以上限是 100 KB 時，只送表單真正要求的頁面。關於檔案大小與清晰度的取捨，請閱讀如何壓縮 PDF 又不損失品質。

掃描的 PDF 其實是文字的照片：看起來沒問題，但你無法搜尋、複製句子，也無法讓螢幕閱讀器朗讀。光學字元辨識（OCR）能解決這個問題，它會辨識字母，並把它們存成每一頁圖片後方看不見的文字層。頁面看起來仍和掃描檔完全一樣，但現在用 Ctrl+F 或 Cmd+F 就能在其中找到文字。有些掃描 App 會自動加上這一層，有些不會，所以請搜尋頁面上看得到的一個字來測試你的檔案。

如果搜尋不到任何結果，請用 OCR PDF 處理檔案，讓輸出維持在可搜尋 PDF，並選擇文件語言，這對重音符號和非拉丁文字很重要。辨識品質取決於掃描品質：300 dpi、均勻的光線和筆直的行列能得到乾淨的文字，而有陰影、傾斜的手機照片則會產生錯誤。增強對比對褪色的原稿有幫助。請在大幅壓縮之前先做 OCR，因為壓縮過度的頁面會讓辨識器可用的資訊變少。

好的檔名能讓收件者少問一個問題。使用能自動排序又能說明內容的格式，例如 2026-08-26_lease_signed.pdf 或 smith_passport_bio-page.pdf，日期以年份開頭，檔案在任何資料夾中都會依日期排列。避免使用 scan0001.pdf 或 IMG_4821.pdf 這類什麼都看不出來的名稱，也避免使用斜線、冒號和表情符號，有些入口網站在上傳時會拒絕這些字元。如果表單要求分別提供每份文件，請每份文件各做一個 PDF，而不是把所有東西做成一個 PDF。

寄出前請檢查頁面順序和方向：開啟 PDF，從第一頁捲到最後一頁，確認簽名頁在最後、每一頁都是正的，而且邊緣沒有被切掉。少一頁是申請被退回最常見的原因。雙面文件需要依序放入兩面，每張紙都是先正面再背面。

身分證、銀行對帳單和醫療信件的掃描檔，包含的正是詐騙所需要的資料，所以要想清楚它們會送到哪裡。請使用明確說明如何處理檔案的線上工具：在 UltKit 上，上傳的檔案會在處理完成 30 分鐘後刪除，不需要帳號，也不需要安裝任何東西，詳見運作方式。寄出後，請刪除共用電腦和下載資料夾中留下的掃描檔，並透過入口網站或私訊傳送 PDF，而不是公開連結。