แปลง PDF เป็น PDF/A สำหรับยื่นเอกสารและเก็บถาวร

ISO เผยแพร่ PDF/A ในปี 2005 เป็น ISO 19005-1 โดยคำนึงถึงนักจดหมายเหตุและศาล สถาบันที่ต้องเก็บเอกสารยื่นไว้หลายสิบปีจะพึ่งพาฟอนต์ที่ติดตั้งไว้ หรือสคริปต์ที่ทำงานเหมือนเดิมในโปรแกรมอ่านในอนาคตไม่ได้ ข้อกำหนดนี้ปรากฏในกฎการโอนย้ายเอกสารเก็บถาวร กฎการยื่นเอกสารศาลทางอิเล็กทรอนิกส์ และคู่มือการส่งวิทยานิพนธ์ ซึ่งใช้ถ้อยคำต่างกันเล็กน้อย กฎมีการเปลี่ยนแปลงและหลายข้อกำหนดโดยหน่วยงานในท้องถิ่น จึงควรตรวจสอบข้อความฉบับปัจจุบัน

กฎของศาลมักรวม PDF/A ไว้กับเงื่อนไขอื่น เช่น ค้นหาข้อความได้ ไม่มีรหัสผ่าน ฝังฟอนต์ จำกัดขนาดต่อไฟล์ และบางครั้งต้องมีบุ๊กมาร์กสำหรับเอกสารแนบ เนื่องจากเอกสารที่ถูกปฏิเสธเพราะฟอร์แมตอาจทำให้พลาดกำหนดเวลา ควรอ่านกฎท้องถิ่นหรือคู่มือการยื่นเอกสารของสำนักงานเสมียนศาลแทนรายการทั่วไป และแปลงเฉพาะฉบับสุดท้าย

มหาวิทยาลัยมักต้องการ PDF/A สำหรับฉบับที่ส่งเข้าคลังของสถาบันหรือหอสมุดแห่งชาติ ไม่ใช่ฉบับร่างที่อีเมลถึงคณะกรรมการ บัณฑิตวิทยาลัยมักห้ามตั้งค่าความปลอดภัย และบางแห่งตรวจไฟล์ตอนอัปโหลด วิทยานิพนธ์ที่เขียนด้วย LaTeX หรือ Word แปลงได้เรียบร้อย จุดที่มักมีปัญหาคือรูปที่มีความโปร่งใสและภาคผนวกที่ทำจากหน้าสแกน หน้านี้จึงเปิด ทำให้ค้นหาข้อความในไฟล์สแกนได้ ไว้ ส่วนสิ่งที่การแปลงเปลี่ยนภายในไฟล์ ดูที่ แปลง PDF เป็น PDF/A