PDF auf 3 MB verkleinern

Private E-Mail-Konten erlauben große Anhänge, doch Dokumente aus dem Berufsalltag laufen auch über Firmen-Mailserver, und diese konfigurieren Administratoren. Microsoft Exchange Server 2016 und 2019 haben standardmäßig ein Nachrichtenlimit von 10 MB, Postfächer in Microsoft 365 dürfen standardmäßig 35 MB senden. Ein PDF, das Ihr Gmail-Konto problemlos verlässt, kann trotzdem am lokalen Server eines Kunden abgewiesen oder von einem Gateway entfernt werden, das jeden Anhang prüft.

3 MB passen rechnerisch gut. Die Codierung fügt etwa ein Drittel hinzu, die Datei belegt also rund 4 MB der Nachricht; zwei solche Dateien und eine Signatur mit Logo bleiben noch unter 10 MB. Zudem öffnen die meisten Smartphones diese Größe schnell aus der Mail-Vorschau, was wichtig ist, wenn der Empfänger unterwegs im Zug liest.

3 MB sind für die meisten Office-Dokumente eine milde Vorgabe. Ein Bericht mit 40 Seiten und einem Dutzend Fotos, in Druckqualität aus Word exportiert, erreicht das meist, indem Bilder von 300 DPI oder mehr auf etwa 150–200 DPI heruntergerechnet werden; die JPEG-Qualität bleibt dabei hoch. Lange Farbscans sind anders: Ein gescannter Vertrag mit 150 Seiten erreicht 3 MB eventuell nur in Graustufen, und ein gescanntes Fotoalbum ohne sichtbaren Verlust möglicherweise gar nicht.

Wenn Sie das PDF selbst erstellen, exportieren Sie mit der Einstellung für Bildschirm oder Standardqualität, dann muss der Kompressor weniger entfernen. Die Seite PDF komprimieren erklärt alle Modi und Bereinigungsoptionen im Detail.