PDF verkleinern ohne Qualitätsverlust | UltKit

Ein PDF ist ein Paket aus Objekten: Seitenbeschreibungen, Schriften, Bilder, Anmerkungen und eine Querverweistabelle, die dem Reader sagt, wo jedes Objekt beginnt. Text kostet fast nichts, denn eine Seite Fließtext besteht aus wenigen Kilobyte Zeichencodes plus Zeichenanweisungen. Bei Bildern ist das anders. Ein einzelnes Foto in einem Bericht behält die Auflösung, die es beim Einfügen hatte; ein Handyfoto mit 12 Megapixeln, auf der Seite auf Briefmarkengröße verkleinert, kann in der Datei trotzdem 3–5 MB wiegen.

Scans sind der Extremfall. Jede gescannte Seite ist ein ganzseitiges Bild, und ein Farbscan eines A4-Blatts mit 300 DPI hat etwa 2480 × 3508 px. Eine Scanner-App, die diese Seiten mit leichter JPEG-Kompression speichert, erzeugt 1–3 MB pro Seite. Ein zehnseitiger Mietvertrag wird so zu einem 20-MB-Anhang, obwohl er vielleicht 30 KB echten Text enthält.

Das übrige Gewicht steckt an Stellen, die Sie nie sehen. Vollständig eingebettete Schriften können bei großen CJK- oder Display-Schriftfamilien je 200–500 KB ausmachen, dasselbe Logo kann auf jeder Seite einmal gespeichert sein, und in Acrobat mehrfach bearbeitete Dateien enthalten inkrementelle Updates, bei denen jedes Speichern Änderungen anhängt, statt die Datei neu zu schreiben. Anhänge, Formulardaten und Seitenminiaturen kommen hinzu.

Verlustfreie Schritte schreiben die Datei neu, ohne ein einziges Pixel oder Zeichen zu verändern. Objektströme, 2003 mit PDF 1.5 eingeführt, packen Hunderte kleiner Objekte in einen komprimierten Block, statt sie als Klartext abzulegen. Die Deduplizierung findet identische Bilder und Schriften und behält nur eine Kopie. Beim teilweisen Einbetten von Schriften bleiben nur die Zeichen, die das Dokument verwendet; die Bereinigung entfernt XMP-Metadaten, Seitenminiaturen, verwaiste Objekte und die alten Revisionen inkrementeller Speicherungen. Zusammen sparen diese Schritte bei textlastigen Dateien typischerweise 5–30 %.

Verlustbehaftete Schritte verändern Bilddaten, und dort liegen die großen Einsparungen. Beim Herunterskalieren wird ein Bild auf eine Zielauflösung reduziert, zum Beispiel von 300 DPI auf 150 DPI, wodurch drei Viertel seiner Pixel entfallen. Beim Neukodieren wird es als JPEG in gewählter Qualität gespeichert, und die Umwandlung von Farbscans in Graustufen entfernt zwei von drei Farbkanälen. Mit vernünftigen Werten ist davon in normaler Lesegröße nichts zu sehen – genau das meint man mit Komprimieren ohne Qualitätsverlust.

Wie stark ein PDF schrumpft, hängt viel mehr vom Inhalt ab als vom verwendeten Tool. Ein aus Word oder Google Docs exportierter Bericht besteht bereits überwiegend aus Text mit teilweise eingebetteten Schriften, da bleibt wenig zu entfernen. Eine aus PowerPoint exportierte Präsentation mit randlosen Fotos oder ein Stapel Handyscans kann fast sein gesamtes Gewicht verlieren, weil die Bilder nie auf die Seitengröße zugeschnitten wurden.

Die folgenden Werte sind typische Bereiche, keine Messungen einer bestimmten Datei. Nutzen Sie sie, um zu entscheiden, ob sich Komprimieren überhaupt lohnt und mit welcher Einstellung Sie beginnen, wenn ein Dokument eine bestimmte Grenze einhalten muss.

Upload-Portale nennen eine Obergrenze und lehnen alles ab, was auch nur ein Byte darüber liegt. Bei 200 KB haben Sie Platz für ein bis drei gescannte Seiten in Graustufen mit etwa 150 DPI, wodurch Schrift mit 10 pt lesbar bleibt; PDF auf 200 KB verkleinern beginnt genau bei dieser Grenze. Bei 500 KB passen ein Farbscan eines Ausweises und einige Seiten Text in Graustufen bequem hinein. Bei 1 MB und 2 MB ist meist die Seitenzahl die Frage statt der Qualität, denn ein zehnseitiger Farbscan passt bei 150 DPI.

Gehen Sie in fester Reihenfolge vor, damit die Qualität zuletzt dran ist. Entfernen Sie Seiten, die das Formular nicht verlangt, schneiden Sie leeres Papier um Karten und Belege weg, stellen Sie schwarzen Text auf Graustufen um und senken Sie dann zuerst die Auflösung, dann die JPEG-Qualität. Eine Qualität unter etwa 40 erzeugt blockige Höfe um Buchstaben, während 120 DPI in Graustufen noch sauber lesbar sind. Ein Zielgröße-Modus übernimmt diese Suche für Sie; PDF auf 1 MB verkleinern deckt die häufigste Aufgabe und Bewerbungsgrenze ab.

Lassen Sie einen kleinen Spielraum. Manche Portale zählen ein Kilobyte als 1.000 Bytes, andere als 1.024; eine Datei, die auf Ihrem Computer als 200 KB angezeigt wird, kann 204.800 Bytes haben und trotzdem von einem Formular abgelehnt werden, das 200.000 meint. Mit 190 KB, 480 KB oder 0,95 MB als Ziel vermeiden Sie den Streit.

Desktop-Programme können alle ein PDF verkleinern, bieten aber unterschiedlich viel Kontrolle. Acrobat Pro hat sowohl einen Ein-Klick-Kompressor als auch einen vollständigen Optimierer: Der PDF-Optimierer enthält Speicherplatznutzung überprüfen, was genau auflistet, wie viele Bytes auf Bilder, Schriften, Inhaltsströme und Lesezeichen entfallen, sodass Sie vorab sehen, ob Komprimieren hilft. Word kann ein vorhandenes PDF nicht komprimieren, bestimmt aber beim Export, wie groß das PDF wird.

Die Vorschau auf dem Mac ist das Werkzeug, das die meisten schon haben und das am ehesten enttäuscht. Der eingebaute Quartz-Filter Dateigröße reduzieren wendet auf jedes Bild eine feste, aggressive Einstellung an, ohne Regler für Auflösung oder Qualität. Scans werden weich und fleckig, und ein reines Text-PDF kann sogar größer werden, weil der Filter die Datei ohne die Bereinigung auf Objektebene neu schreibt, die ein echter Optimierer vornimmt.

Ein Kompressor im Browser ist der kürzeste Weg, wenn Sie an einem Firmenlaptop ohne Acrobat sitzen, am Handy arbeiten oder jemandem am Telefon helfen. Der PDF-Kompressor online von UltKit verarbeitet bis zu 20 PDFs gleichzeitig, jedes bis 95 MB, ohne Installation und ohne Konto; jede hochgeladene und verarbeitete Datei wird 30 Minuten nach der Verarbeitung gelöscht.

Die Voreinstellungen sind auf Qualität ausgelegt: Empfohlen skaliert nur überdimensionierte Bilder herunter und lässt Text und Vektoren unverändert, während Schriften teilweise einbetten und Metadaten entfernen bereits aktiviert sind. Ändern Sie etwas nur, wenn das Ergebnis eine bestimmte Größe einhalten muss.

Eine Dateigröße ist kein Beweis für Qualität, öffnen Sie das komprimierte PDF also vor dem Versand. Zoomen Sie auf 200 % an den kleinsten Text im Dokument, etwa Fußnoten, Tabellenwerte oder das Kleingedruckte unter einer Unterschrift, und vergleichen Sie die Stelle mit dem Original. Bei 200 % sind JPEG-Höfe, verschmierte Striche oder treppenartige Kanten deutlich zu erkennen, während sie bei Seitenbreite verborgen bleiben.

Prüfen Sie dann, was Komprimierung nie anfassen sollte. Text, den Sie vorher markieren und kopieren konnten, muss weiterhin markierbar sein, denn ein Tool, das Seiten in Bilder umwandelt, hat das Dokument nicht komprimiert, sondern ersetzt. Links, Lesezeichen und Formularfelder sollten weiter funktionieren, und die Seitenzahl muss übereinstimmen.

Manche Dateien sind bereits so klein, wie sie ehrlicherweise werden können. Ein Handbuch mit 300 Textseiten und teilweise eingebetteten Schriften, eine technische Zeichnung aus Vektorpfaden oder ein Schwarzweiß-Scan mit JBIG2 enthält keine überdimensionierten Bilder, die sich verkleinern ließen; jeder Kompressor liefert deshalb ungefähr dieselbe Größe. Mehr Druck schadet nur: Eine Vektorzeichnung in Bilder umzurechnen macht sie zugleich größer und unschärfer.

Gilt die Grenze pro Datei und nicht pro Einreichung, teilen Sie das Dokument stattdessen auf. Trennen Sie einen langen Vertrag in Unterschriftsseiten und Anlagen, eine Abschlussarbeit in Kapitel oder einen Stapel Kontoauszüge in einen Monat pro Datei, und komprimieren Sie jeden Teil nur, wenn es noch nötig ist. PDF teilen schneidet nach Seitenbereich oder in Teile fester Größe, und die Anleitung zum Teilen von PDF-Dateien zeigt, welche Aufteilung zu welchem Portal passt.

Auch bei E-Mails hilft das Teilen. Gmail begrenzt Anhänge auf insgesamt 25 MB pro Nachricht, und viele Firmen-Mailserver setzen niedrigere Grenzen, sodass zwei Teile mit je 15 MB oft ankommen, wo eine Datei mit 30 MB zurückgewiesen wird. Bei Scans, die Sie erst anfertigen, liegt die bessere Lösung früher: Scannen Sie Text mit 200–300 DPI in Graustufen, wie in Dokumente als PDF scannen beschrieben, dann müssen Sie kaum noch komprimieren.