PDF zusammenfügen auf Mac, Windows und im Browser

Der häufigste Grund für das Zusammenfügen ist ein Upload-Feld, das nur eine einzige Datei annimmt. Bewerbungsportale haben oft nur einen Platz für „Lebenslauf und Anschreiben“, Visa- und Hochschulanträge verlangen alle Nachweise als ein PDF, und Spesensysteme wollen Antragsformular und alle Belege zusammen. Wenn Sie fünf Dateien anhängen, wo eine erwartet wird, öffnet der Prüfer womöglich nur die erste, oder das Formular behält stillschweigend nur den letzten Upload. Eine zusammengefügte Datei beseitigt dieses Risiko und lässt Sie entscheiden, was der Leser zuerst sieht.

Der zweite Grund ist der Komfort für den Leser. Wer als Buchhalter zwölf Monatsrechnungen als zwölf Anhänge erhält, muss jede einzeln öffnen, ausdrucken und ablegen; dieselben Rechnungen nach Datum zusammengefügt sind ein Dokument zum Durchblättern und ein Druckauftrag. Das Gleiche gilt für Kapitel, die einzeln aus einem Buch gescannt wurden, für die getrennten PDFs, die eine Scan-App pro Sitzung erzeugt, oder für eine Mappe aus Projektblättern, die aus verschiedenen Programmen exportiert wurden.

Zusammenfügen ist auch eine Form der Archivierung. Ein fertiger Projektordner mit unterschriebenem Vertrag, drei Änderungsaufträgen und der Schlussrechnung lässt sich Jahre später als ein PDF, benannt nach Kunde und Datum, leichter finden. Getrennt sollten Sie nur Dokumente lassen, die unabhängig überprüfbar bleiben müssen, etwa digital signierte Verträge, sowie Dateien, die verschiedene Personen einzeln erhalten sollen. Beides kommt weiter unten noch einmal vor.

Jedes Tool zum Zusammenfügen, auch Vorschau und Acrobat, ordnet die Seiten in der Reihenfolge der Dateien, die Sie übergeben; zehn Sekunden Planung ersparen also ein erneutes Zusammenfügen. Notieren Sie sich bei einem langen Paket die gewünschte Reihenfolge: zum Beispiel Anschreiben, Lebenslauf, dann Zeugnisse mit dem neuesten zuerst, oder Rechnungen von der ältesten zur neuesten. Benennen Sie die Dateien anschließend so um, dass der Name die Reihenfolge enthält. Eine vorangestellte zweistellige Zahl wie 01-anschreiben.pdf, 02-lebenslauf.pdf und 03-zeugnis.pdf wird im Finder, im Datei-Explorer und in fast jedem Upload-Dialog richtig sortiert.

Auch nach dem Zusammenfügen sind Namen wichtig. Tools, die für jede Quelldatei ein Lesezeichen anlegen, übernehmen die Beschriftung meist aus dem Dateinamen, sodass aus scan0042.pdf ein Lesezeichen wird, das niemand versteht. Geben Sie jeder Datei den Namen, den Sie in der Seitenleiste des zusammengefügten PDFs sehen möchten, und der fertigen Datei einen Namen, den der Empfänger ohne Umbenennen ablegen kann: Ihr Name, der Zweck und ein Datum passen für fast jede Bewerbung.

Unter den großen Desktop-Systemen bringt nur macOS ein echtes Werkzeug zum Zusammenfügen von PDFs mit. Die Vorschau, der Standard-PDF-Betrachter auf jedem Mac, zeigt Seitenminiaturen in einer Seitenleiste, und Sie können ein ganzes PDF aus dem Finder in diese Leiste ziehen, um seine Seiten an der Ablagestelle einzufügen. Über das Menü gelingt das Gleiche mit Bearbeiten > Einsetzen > Seite aus Datei. Die Vorschau speichert Änderungen in der geöffneten Datei; nutzen Sie daher Datei > Als PDF exportieren oder duplizieren Sie die erste Datei vorab, wenn das Original unverändert bleiben soll.

Windows 10 und 11 haben keinen Befehl zum Zusammenfügen. Der nächstliegende integrierte Trick ist der Drucker Microsoft Print to PDF: Wählen Sie im Datei-Explorer mehrere JPG- oder PNG-Bilder aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Drucken (unter Weitere Optionen anzeigen bei Windows 11) und wählen Sie diesen Drucker, um ein mehrseitiges PDF zu erhalten. Das funktioniert nur für Bilder, nicht für vorhandene PDFs. Das Werkzeug „Dateien kombinieren“ von Acrobat fügt alles zusammen, benötigt aber ein kostenpflichtiges Acrobat-Standard- oder -Pro-Abo; der kostenlose Acrobat Reader kann keine Dateien kombinieren. Google Drive kann PDFs speichern und anzeigen, hat aber ebenfalls keine Funktion zum Zusammenfügen.

Wenn der Computer kein Tool zum Zusammenfügen hat, erledigt das ein Browser ohne jede Installation. Das Tool zum PDF zusammenfügen nimmt 2 bis 50 PDF-Dateien mit jeweils bis zu 95 MB an und funktioniert gleich in Chrome unter Windows, auf einem Chromebook oder in Safari auf dem iPhone, wo Sie Dateien in der Dateien-App auswählen. Auf Smartphones ist ein Browser-Tool am nützlichsten, weil die benötigten Dateien, etwa eine heruntergeladene Gehaltsabrechnung und ein fotografierter Ausweis, oft schon in den Downloads des Telefons liegen.

Beim Festlegen der Reihenfolge passieren die meisten Fehler. Zusammenfügen nach bestimmt die Abfolge: Upload-Reihenfolge folgt der Liste, die Sie per Ziehen neu anordnen können; Dateiname sortiert natürlich, sodass Datei 2 vor Datei 10 steht; Änderungsdatum richtet sich danach, wann jede Datei zuletzt gespeichert wurde. Wenn Sie die Dateien wie oben beschrieben nummeriert haben, ist Dateiname die sicherste Wahl, weil das Ergebnis dann nicht mehr davon abhängt, in welcher Reihenfolge Sie sie zufällig ausgewählt haben.

Ein PDF-Tool fügt PDFs zusammen, daher muss alles andere zuerst zu PDF werden. Für Handyfotos von Belegen oder einen gescannten Ausweis machen Sie die Bilder mit Bild in PDF zu Seiten; dort wählen Sie auch Seitengröße und Ränder, damit das Foto nicht auf einer Seite in der Größe des ursprünglichen Kamerabilds liegt. Für Papier, das Sie gerade scannen, behandelt die Anleitung zum Scannen von Dokumenten als PDF Auflösung und Farbeinstellungen, die die Seiten lesbar halten, ohne sie riesig zu machen.

Word-Dokumente brauchen dieselbe Behandlung. Exportieren Sie sie in Word mit Datei > Speichern unter > PDF oder nutzen Sie Word in PDF, wenn Word nicht installiert ist. Jedes Dokument vor dem Zusammenfügen einzeln umzuwandeln, statt alles in eine Word-Datei einzufügen, bewahrt Schriften, Kopfzeilen und Seitenzahlen jedes Dokuments genau so, wie die Autoren sie festgelegt haben, und vermeidet Layoutverschiebungen, wenn Formatvorlagen mehrerer Dateien in einem Dokument aufeinandertreffen.

Gemischte Quellen bedeuten fast immer gemischte Seitengrößen. Eine US-Letter-Seite misst 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), eine A4-Seite 210 × 297 mm, und ein Handyfoto als PDF kann jede beliebige Form haben. Beim Zusammenfügen behält jede Seite standardmäßig ihre eigene Größe, was am Bildschirm unordentlich wirkt und mit merkwürdigen Rändern gedruckt wird. Stellen Sie Seitengröße auf A4 oder Letter und Inhalt auf „An Seite anpassen“, damit alle Seiten übereinstimmen. Querformatseiten, etwa ein breiter Tabellenexport, bleiben im Querformat; drehen Sie sie in der Quelldatei, wenn sie seitlich ankommen.

Lesezeichen heißen in der PDF-Spezifikation Dokumentgliederung: die anklickbare Liste in der Seitenleiste eines Betrachters. Beim Zusammenfügen ist ein Lesezeichen der obersten Ebene pro Quelldatei, mit deren Namen beschriftet, die sinnvolle Einstellung, und genau das erzeugt Lesezeichen pro Datei. Lesezeichen, die bereits in einer Quelldatei stehen, etwa Kapiteleinträge in einem Bericht, werden übernommen und bleiben mit ihren Seiten verbunden. Links in einem Dokument, die auf eigene Seiten verweisen, funktionieren weiter, weil die Seiten gemeinsam verschoben werden.

Ausfüllbare Formulare erfordern mehr Sorgfalt. Jedes Feld in einem PDF-Formular hat einen Namen, und innerhalb eines PDFs steht ein Name für einen Wert. Fügen Sie zwei Kopien desselben Steuerformulars oder zwei Formulare desselben Herausgebers zusammen, werden Felder mit gleichen Namen verknüpft: Ein Name auf Seite 1 füllt dasselbe Feld auf Seite 9. Formulare reduzieren macht ausgefüllte Angaben zu gewöhnlichem Seiteninhalt, sodass sie sich nicht mehr ändern oder überschneiden können. Reduzieren Sie, wenn das Formular fertig ist; lassen Sie es unreduziert, wenn der Empfänger es noch ausfüllen muss.

Digitale Signaturen überstehen das Zusammenfügen nicht. Eine zertifikatsbasierte Signatur bezieht sich auf die exakten Bytes der signierten Datei, und beim Zusammenfügen entsteht eine neue Datei, sodass Betrachter die Signatur als ungültig oder fehlend melden, obwohl das sichtbare Signaturbild noch auf der Seite steht. Eine gezeichnete oder getippte Signatur ist nur Seiteninhalt und bleibt unverändert. Wenn Sie für ein Archiv eine flache Kopie ohne bearbeitbare Felder brauchen, ist das in Ordnung; für alles, was die Gegenseite prüfen muss, senden Sie das signierte PDF als eigenen Anhang.

Ein zusammengefügtes PDF entspricht ungefähr der Summe seiner Teile, manchmal etwas weniger, wenn die Quellen Schriften gemeinsam nutzen. Für eine E-Mail an einen Kollegen ist das in Ordnung, für Upload-Formulare oft aber zu viel, viele begrenzen Anhänge auf 2, 5 oder 10 MB. Meist sind gescannte Seiten die Ursache: Ein einziger Farbscan mit 300 DPI kann mehr Platz brauchen als ein Textdokument mit 50 Seiten. Fügen Sie zuerst zusammen, prüfen Sie die Größe und schicken Sie das Ergebnis nur dann durch PDF komprimieren, wenn es über dem Limit liegt, denn eine fertige Datei zu komprimieren geht schneller als zehn und lässt Sie die Qualität nur einmal beurteilen.

Wenn Sie knapp am Limit liegen, suchen Sie nach nicht benötigten Seiten, bevor Sie stärker komprimieren. Leere Seiten entfernen entfernt die leeren Rückseiten, die Duplex-Scanner bei einseitigen Blättern erzeugen, was einem gescannten Paket mehrere Seiten sparen kann, und Metadaten entfernen löscht Autoren- und Softwarefelder aus den Quelldateien. Beides verändert nicht das Aussehen der übrigen Seiten, daher lohnt es sich, sie zu aktivieren, bevor Sie Bildqualität gegen Kilobytes eintauschen.

Zusammenfügen ist keine Einbahnstraße. Die Seiten in einem zusammengefügten PDF sind dieselben, die hineingegangen sind, sodass Sie die Datei später nach Seitenbereichen wieder zerlegen können, etwa um die Seiten 1 bis 4 an eine Person und den Rest an eine andere zu senden oder um ein veraltetes Zeugnis zu ersetzen. Die ergänzende Anleitung PDF-Dateien teilen behandelt das Teilen nach Bereich, nach Lesezeichen und in Einzelseiten. Die ursprünglichen Quelldateien in einem Ordner neben der zusammengefügten Datei aufzubewahren, bleibt der einfachste Weg, ein Paket mit einem ausgetauschten Dokument neu aufzubauen.

Die Frage ist berechtigt, denn Bewerbungspakete enthalten oft Ausweise, Kontoauszüge und Adressen. Entscheidend ist, was nach dem Zusammenfügen mit den Dateien geschieht. Bei UltKit werden Uploads per HTTPS übertragen, die zusammengefügte Datei steht nach der Verarbeitung 30 Minuten zum Download bereit, danach werden Quelldateien und Ergebnis vom Server gelöscht. Es gibt kein Konto, daher ist nichts mit einem Profil verknüpft, und die Dateien werden für nichts anderes verwendet, als Ihren Download zu erzeugen.

Für Dokumente, die Ihren Computer nie verlassen sollten, etwa Krankenakten, die unter eine Arbeitgeberrichtlinie fallen, nutzen Sie stattdessen die Vorschau auf einem Mac oder eine Desktop-App, und prüfen Sie die Regeln Ihrer Organisation, bevor Sie bei der Arbeit etwas hochladen. Für alltägliche Pakete sind eine kurze Aufbewahrungsfrist und keine Anmeldung die zwei Merkmale, auf die Sie bei jedem Online-Tool achten sollten. Wenn Sie die zusammengefügte Datei haben, schützt ein Öffnungspasswort vor dem E-Mail-Versand sie auch auf dem Übertragungsweg.