PDF teilen: nach Seitenbereich, Größe oder Kapitel

Die meisten greifen zu einem PDF-Splitter, weil eine einzelne Datei die Arbeit mehrerer erledigt. Der Prüfungsausschuss möchte Kapitel 3 einzeln, die Buchhaltung jede Kundenrechnung als eigenen Anhang, oder ein Einzugsscanner hat einen Vormittag Scannen in eine 80-seitige Datei mit Mietvertrag, zwei Gehaltsabrechnungen und einem Stapel Belege verwandelt. In jedem Fall ist an den Seiten nichts falsch. Das Problem ist nur, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt. Das Teilen verschiebt diese Grenzen, ohne den Inhalt anzutasten.

Der vierte Fall betrifft die Größe statt der Struktur. Upload-Formulare für Bewerbungen, Versicherungsfälle und Hochschulzulassungen begrenzen jede Datei oft auf 2 MB, 5 MB oder 10 MB, und Gmail erlaubt 25 MB pro Nachricht, Anhänge eingerechnet. Ein 40-seitiger Scan mit 300 DPI kann leicht über 20 MB liegen. Ihn in passende Teile zu zerlegen ist oft besser, als die ganze Datei so stark zu komprimieren, dass Kleingedrucktes unscharf wird, denn jede Seite behält ihre ursprüngliche Auflösung.

Seitenbereiche sind die flexibelste Teilung, weil Sie genau festlegen, wo jeder Schnitt liegt. Üblich ist eine kommagetrennte Liste, in der ein Bindestrich erste und letzte Seite eines Bereichs verbindet: 1-3, 7, 9-12 bedeutet Seite 1 bis 3, Seite 7 allein und Seite 9 bis 12. Manche Tools machen aus jedem Bereich eine eigene Datei, hier also drei; andere sammeln alle genannten Seiten in einem 8-seitigen PDF. Lesen Sie daher zuerst die Feldbezeichnung, denn derselbe Text liefert unterschiedliche Ergebnisse.

Eine Datei pro Seite und alle N Seiten sind die mechanischen Optionen. Sie brauchen keine Planung, nur eine Seitenzahl, und eignen sich für Stapel, in denen jedes Dokument gleich lang ist. Ein 60-seitiger Scan zweiseitiger Formulare, alle 2 Seiten geteilt, ergibt 30 Dateien; geht die Gesamtzahl nicht auf, enthält der letzte Teil den Rest. Das Teilen nach Dateigröße funktioniert umgekehrt: Das Tool fügt einem Teil so lange Seiten hinzu, bis die nächste Seite das Limit überschreiten würde, und beginnt dann einen neuen Teil. Die Teile haben also unterschiedlich viele Seiten, passen aber jeweils ins Upload-Formular.

Das Teilen nach Lesezeichen nutzt die Dokumentgliederung, das anklickbare Inhaltsverzeichnis, das die meisten Viewer in einer Seitenleiste zeigen. Der PDF-Standard ISO 32000 nennt es Outline, und jeder Eintrag der obersten Ebene verweist auf eine Seite. Ein Splitter kann an jeder dieser Seiten eine neue Datei beginnen und sie nach dem Eintrag benennen, sodass ein 400-seitiges Handbuch ohne Seitenzählen in Kapitel zerfällt. Scans und viele exportierte Berichte haben keine Gliederung; dann bleiben nur Seitenbereiche.

Für einen einzelnen Schnitt brauchen Sie womöglich kein extra Tool. Jedes Desktop-Betriebssystem kann einen Seitenbereich in ein neues PDF drucken, und die Vorschau von macOS kann Seiten auch aus einem Dokument herausziehen. Der Haken: Das Drucken rendert die Seiten neu, die neue Datei verliert meist Lesezeichen, interne Links und ausfüllbare Felder, und eine gescannte Seite wird eventuell neu komprimiert. Für einen zweiseitigen Auszug als E-Mail-Anhang ist das in Ordnung, für einen Vertrag mit Formularfeldern oder ein Handbuch, dessen Leser auf die Gliederung angewiesen sind, weniger.

Adobe Acrobat ist unter den installierten Programmen die Ausnahme, weil der Teilen-Befehl Seiten kopiert, statt sie zu drucken. Er steckt im Werkzeug „Seiten organisieren“ und teilt nach Seitenzahl, Dateigröße und Lesezeichen der obersten Ebene. Der kostenlose Acrobat Reader kann PDFs öffnen und drucken, aber nicht teilen; der Weg über „Seiten organisieren“ erfordert also ein kostenpflichtiges Acrobat-Abo. Die Tabs unten zeigen die genauen Schritte für jeden Weg.

Ein Browser-Tool ist der praktische Weg auf einem Chromebook, einem Arbeits-PC ohne Installationsrechte oder einem Smartphone, und es kann, was der Druckdialog nicht kann: mehrere Schnitte in einem Durchgang bei erhaltener Dokumentstruktur. Mit dem UltKit PDF-Splitter laden Sie ein PDF mit bis zu 95 MB hoch, wählen eine Teilungsmethode und füllen das eine Feld aus, das dazu erscheint. Öffnen Sie die Datei vorher in einem Viewer mit Miniaturansicht und notieren Sie, wo jedes Dokument beginnt; die eingegebenen Seitenzahlen sind Positionen in der Datei, ab 1 gezählt, nicht die in den Fußzeilen aufgedruckten Nummern.

Die Methodennamen entsprechen den fünf Teilungen oben. Eigene Bereiche macht aus jedem Bereich im Feld Bereiche ein eigenes PDF, sodass 1-3, 7, 9-12 drei Dateien ergibt. Seiten extrahieren nimmt eine ähnliche Liste und baut daraus ein neues PDF. Jede Seite, Alle N Seiten, Max. Größe pro Datei und Nach Lesezeichen (Kapitel) decken den Rest ab; Seiten pro Datei akzeptiert 1 bis 1.000, Maximale Dateigröße 1 bis 100 MB.

Ein Duplex-Scanner erfasst beide Seiten jedes Blatts, aus einem Stapel von 20 Blättern wird also ein PDF mit 40 Seiten: Seite 1 ist die Vorderseite von Blatt 1, Seite 2 dessen Rückseite, Seite 3 die Vorderseite von Blatt 2 und so weiter. Diese Reihenfolge ist beim Teilen wichtig. Ist jedes Blatt ein eigenes Dokument, etwa bei beidseitig bedruckten Formularen, teilen Sie alle 2 Seiten, und jedes Blatt wird mit seiner Rückseite zu einer eigenen Datei. Sind alle Rückseiten leer, möchten Sie wahrscheinlich nur die ungeraden Seiten, wodurch alle leeren Rückseiten in einem Schritt entfallen.

Ungerade Seiten herauszuziehen ist eine Bereichsaufgabe. Mit Seiten extrahieren baut eine Liste wie 1, 3, 5, 7 ein PDF aus den Vorderseiten, und alle ungeraden Seiten eines 100-seitigen Scans passen bequem in das Limit von 300 Zeichen. Der Druckdialog von Acrobat hat unter Weitere Optionen eine eigene Einstellung für ungerade oder gerade Seiten, die Sie mit einem PDF-Drucker kombinieren können, wenn das Dokument keine Links oder Felder enthält, die erhalten bleiben sollen. Die geraden Seiten liefern die Rückseiten einzeln, nützlich, wenn jemand Notizen auf die Rückseite eines gedruckten Formulars geschrieben hat.

Einseitige Scanner verursachen ein anderes Problem. Wenn Sie alle Vorderseiten gescannt, den Stapel gewendet und die Rückseiten gescannt haben, enthält die Datei erst die Vorderseiten und dann die Rückseiten in umgekehrter Reihenfolge. Teilen behebt das nicht; Vorder- und Rückseiten müssen ineinandergefügt werden, und das ist eine Aufgabe fürs Zusammenfügen. Teilen Sie die Datei in die Vorderseiten- und die Rückseitenhälfte, fügen Sie beide neu zusammen und prüfen Sie das letzte Blatt, an dem umgekehrte Stapel meist scheitern.

Ein Teilen, das Seiten kopiert statt druckt, kann die Dokumentstruktur in jeden Teil übernehmen, aber manches hängt von Seiten ab, die der Teil nicht mehr enthält. Ein Lesezeichen auf Seite 45 gehört in den Teil mit Seite 45 und sonst nirgendwohin. Ein Link von Seite 3 auf Seite 60 hat kein Ziel mehr, wenn die Seiten in verschiedenen Dateien liegen; er bleibt sichtbar, tut aber nichts. Digitale Signaturen sind der strengste Fall: Eine Signatur deckt die Bytes der gesamten signierten Datei ab, ein aus einem signierten Vertrag herausgeschnittener Teil wird also nicht als signiert validiert.

Dateinamen überspringen viele und bereuen es dann. Teile mit den Namen split_1.pdf bis split_12.pdf zwingen den Empfänger, jeden zu öffnen, um zu wissen, was er enthält. Benennen Sie Teile nach Seitenbereich, wenn jemand sie zum Original zurückverfolgen muss, nach Teilnummer, wenn die Reihenfolge wichtiger ist als der Inhalt, und nach Lesezeichentitel, wenn die Teile Kapitel sind. Die Liste unten behandelt jedes Element und die Einstellung dafür.

Das Teilen ist vollständig umkehrbar, solange Sie die Teile behalten. Da Seiten unverändert kopiert werden, ergibt das Zusammenfügen der Teile in der richtigen Reihenfolge eine Datei mit denselben Seiten, demselben Text und denselben Bildern wie das Original. Abweichen kann die Gliederung, da jeder Teil nur die Lesezeichen seiner eigenen Seiten trug. Wenn Sie einen Upload mit 2-MB-Limit in vier Teile geteilt haben, kann die empfangende Stelle die PDF-Teile zusammenfügen, ohne etwas zu verlieren; unser Ratgeber PDF-Dateien zusammenfügen behandelt Reihenfolge und Lesezeichen im Detail.

Behalten Sie das Original, bis Sie jeden Teil geöffnet haben. Es ist die einzige Kopie, die noch die vollständige Gliederung, teilübergreifende Links und jede digitale Signatur enthält, und es ist viel einfacher, vom Original erneut zu teilen, als es aus zwölf Teilen wieder aufzubauen. Ist ein Teil nach dem Teilen für sein Portal noch zu groß, lassen Sie nur diesen einen Teil PDF komprimieren statt des ganzen Dokuments, damit die übrigen Teile ihre ursprüngliche Bildqualität behalten.

Beim Teilen geht es oft genau um die Dateien, die Sie am wenigsten preisgeben möchten: Kontoauszüge, Krankenakten und Verträge. Bei UltKit werden Dateien 30 Minuten nach der Verarbeitung gelöscht, es ist kein Konto nötig und nichts muss installiert werden. Für Unterlagen, die Sie keinem Dritten zeigen dürfen, nutzen Sie die Vorschau oder Acrobat lokal und nehmen die oben beschriebenen Einschränkungen in Kauf.

Die meisten fehlgeschlagenen Teilungen haben vier Ursachen: ein Passwort auf der Datei, Seitenzahlen, die nicht zur Seitenzahl der Datei passen, leere Seiten vom Scanner oder eine Seite, die größer ist als die angeforderte Größe. Jede hat eine direkte Lösung, und keine erfordert einen neuen Scan.