PDF mit Passwort schützen: Öffnen, Rechte, AES | UltKit

Das PDF-Format kennt zwei Passwörter, und die meiste Verwirrung entsteht, weil man sie für eins hält. Das Passwort zum Öffnen, in der Spezifikation Benutzerpasswort genannt, ist für den Datenschutz entscheidend. Ist es gesetzt, sind jede Seite, jedes Bild, jedes Formularfeld und jeder Anhang verschlüsselt, und die Bytes in der Datei sind reines Rauschen, bis jemand das Passwort eingibt. Wird die Datei an die falsche Person weitergeleitet oder ein Laptop gestohlen, wird nichts preisgegeben, solange das Passwort geheim bleibt.

Das Berechtigungspasswort, auch Besitzerpasswort genannt, funktioniert anders. Damit kann der Autor Drucken, Kopieren von Text, Ausfüllen von Formularen, Kommentieren oder Bearbeiten von Seiten sperren. Das Dokument öffnet sich weiterhin ohne Abfrage, der Leser sieht also jedes Wort. Die Einschränkungen sind in der Datei gespeicherte Markierungen, und es liegt am Anzeigeprogramm, sie zu beachten. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox und die Vorschau tun das und blenden die entsprechenden Menüpunkte grau aus. Ein Programm oder eine Bibliothek, die die Markierungen ignoriert, kann trotzdem drucken und kopieren, weil der Inhalt nie verborgen war.

In der Praxis ergeben sich drei Kombinationen. Nutzen Sie ein Passwort zum Öffnen allein für alles Private: Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen, Arztbriefe, Verträge in Verhandlung. Nutzen Sie ein Berechtigungspasswort allein für Dokumente, die öffentlich sein sollen, aber nicht leicht verändert werden dürfen, etwa eine unterschriebene Preisliste. Nutzen Sie beide, wenn nur bestimmte Personen die Datei lesen und nicht bearbeiten dürfen, und wählen Sie zwei verschiedene Passwörter, sonst kann jeder, der die Datei öffnen kann, auch die Einschränkungen aufheben.

Die PDF-Verschlüsselung wurde seit der ersten Version von 1994 mehrfach überarbeitet, und ältere Verfahren bleiben aus Kompatibilitätsgründen lesbar. Der 40-Bit-RC4-Schlüssel von PDF 1.1 lässt sich auf einem normalen Computer per Brute Force knacken, und 128-Bit-RC4 aus PDF 1.4 nutzt ein Verfahren, das nicht mehr als sicher gilt. AES-128 kam mit PDF 1.6 und Acrobat 7. AES-256 folgte mit Acrobat 9, und Acrobat X ersetzte Adobes erstes 256-Bit-Verfahren durch eine stärkere Passwortprüfung. Diese Version übernimmt ISO 32000-2, der PDF-2.0-Standard, und stuft RC4 als veraltet ein.

Für fast alle ist die Wahl einfach: AES-256. Jedes aktuelle Programm unter Windows, macOS, iOS, Android und in den großen Browsern öffnet es. Greifen Sie nur dann zu AES-128, wenn ein bestimmter Empfänger Software nutzt, die für 256-Bit-Dateien zu alt ist, etwa ein Dokumentenmanagementsystem, das seit fünfzehn Jahren nicht aktualisiert wurde. In Acrobat trifft das Menü Kompatibilität diese Wahl für Sie: Acrobat X und höher bedeutet AES-256, Acrobat 7 und höher AES-128, alles Ältere RC4.

Möglicherweise besitzen Sie bereits Software, die ein PDF verschlüsseln kann. Das kostenpflichtige Acrobat Standard und Pro bieten die umfangreichsten Einstellungen, darunter getrennte Passwörter zum Öffnen und für Berechtigungen sowie das oben beschriebene Kompatibilitätsmenü. Die macOS-Vorschau kann beide Passwörter im Exportdialog setzen; bei neueren macOS-Versionen liegt die Option hinter der Schaltfläche Berechtigungen, bei älteren ist es ein einzelnes Kontrollkästchen Verschlüsseln. Word für Windows kann ein PDF beim Erstellen verschlüsseln, aber nur mit einem Passwort zum Öffnen von 6 bis 32 Zeichen und ohne Berechtigungseinstellungen.

Zwei verbreitete Werkzeuge haben gar keine Passwortfunktion. Microsoft Print to PDF, der virtuelle Drucker in Windows 10 und 11, erzeugt eine ungeschützte Datei ohne Sicherheitsoptionen, und das Ziel „Als PDF speichern“ im Druckdialog von Chrome ist genauso. Stammt Ihr PDF aus einem von beiden, verschlüsseln Sie es in einem zweiten Schritt. Öffnen Sie das Ergebnis in jedem Fall einmal und prüfen Sie, ob nach dem Passwort gefragt wird; im Acrobat Reader zeigt Datei > Eigenschaften > Sicherheit das Verfahren und die Berechtigungen.

Auf einem Chromebook, einem Firmenlaptop ohne Acrobat oder einem Smartphone erledigt ein Browser-Tool dieselbe Aufgabe. PDF mit Passwort schützen: Laden Sie eine Datei mit bis zu 95 MB hoch; UltKit verschlüsselt sie standardmäßig mit AES-256 und löscht Upload und Ergebnis 30 Minuten nach der Verarbeitung. Es muss nichts installiert und kein Konto angelegt werden, was auf einem gesperrten Büro-Rechner wichtig ist.

Nehmen Sie weitere Änderungen zuerst vor. Ein verschlüsseltes PDF lässt sich ohne Passwort weder neu komprimieren noch zusammenfügen. Ist die Datei also zu groß für das E-Mail-Limit, sollten Sie das PDF komprimieren, bevor Sie es schützen. Enthält es ausgefüllte Formularantworten, die sich nicht mehr ändern dürfen, reduzieren Sie es ebenfalls vorher. Die Verschlüsselung fügt nur ein kleines Sicherheitswörterbuch hinzu, die geschützte Kopie ist daher etwa so groß wie das Original.

Der häufigste Fehler: Das Passwort steht in derselben E-Mail wie der Anhang oder in einer zweiten E-Mail eine Minute später. Wer dieses Postfach lesen kann, auch jemand, an den der Verlauf weitergeleitet wird, hat dann beide Hälften. Nutzen Sie einen anderen Kanal: Schicken Sie die Datei per E-Mail und das Passwort per SMS, lesen Sie es am Telefon vor oder vereinbaren Sie es persönlich. Bei einem wiederkehrenden Austausch, etwa monatlichen Kontoauszügen an denselben Kunden, vereinbaren Sie einmal eine Passwortregel und schreiben sie nie in die Nachricht.

Wählen Sie ein Passwort, das der Empfänger fehlerfrei eintippen kann. Eine Passphrase aus vier oder fünf unzusammenhängenden Wörtern lässt sich am Telefon leichter diktieren als eine Zeichenfolge und ist schwerer zu erraten als ein Name oder Geburtsdatum. Vermeiden Sie Angaben, die Kollegen des Empfängers nachschlagen könnten, und verwenden Sie nicht Ihr eigenes E-Mail- oder Bankpasswort, denn Sie geben es an jemand anderen weiter.

Bei regulierten Dokumenten steht mehr auf dem Spiel. Personalakten, Krankenunterlagen und Rechtsdokumente unterliegen oft Vorschriften wie HIPAA in den USA, das Verschlüsselung als Schutzmaßnahme für Gesundheitsdaten nennt, oder Artikel 32 der DSGVO, der Verschlüsselung als Beispiel für angemessene Sicherheit aufführt. Ein AES-256-Passwort zum Öffnen für einen E-Mail-Anhang ist ein sinnvoller Teil davon, aber nicht alles: Ihre Organisation verlangt womöglich ein sicheres Portal, die Protokollierung, wer was erhalten hat, oder einen Aufbewahrungsplan. Prüfen Sie Ihre Richtlinie, bevor Sie überhaupt E-Mail wählen.

Verschlüsselung schützt die Datei bei der Speicherung und Übertragung. Sobald die richtige Person sie öffnet, ist der Inhalt auf ihrem Bildschirm, und nichts im PDF-Format kann einen Screenshot, ein Handyfoto des Monitors oder eine darauf angewendete Texterkennung verhindern. Druckbeschränkungen greifen nicht bei einem Programm, das sie ignoriert, und wenn Drucken erlaubt ist, kann der Druck auf einen virtuellen PDF-Drucker eine ungeschützte Kopie erzeugen. Verstehen Sie Einschränkungen als Höflichkeit gegenüber ehrlichen Lesern, nicht als Schutzmaßnahme.

Einige Angaben sind auch ohne Passwort sichtbar. Der Dateiname wird nie verschlüsselt, daher verrät Smith_HIV_results.pdf, was ein verschlüsselter Inhalt verbirgt; benennen Sie sensible Dateien neutral. Ist Metadaten verschlüsseln ausgeschaltet, können Titel, Autor und Schlüsselwörter von jedem gelesen werden. Betreff, Absender und Empfänger der E-Mail, die Größe des Anhangs und das Datum sind für jeden Mailserver unterwegs sichtbar, und ein ZIP-Archiv mit AES-Verschlüsselung verbirgt Dateinamen nur, wenn sein Format deren Verschlüsselung unterstützt.

Kennen Sie das Passwort, ist das Entfernen Routine. Einen Kontoauszug, den Sie jede Woche öffnen, oder ein selbst verschlüsseltes Dokument, das Sie nun bearbeiten müssen, können Sie mit dem bekannten Passwort entsperren: Geben Sie es unter Aktuelles Passwort ein, klicken Sie auf Entsperren und bewahren Sie die ungeschützte Kopie an einem privaten Ort auf. Um ein Passwort zu ändern, entsperren Sie die Datei und schützen sie erneut mit dem neuen. Nur Einschränkungen entfernen hebt Druck- und Kopierbeschränkungen auf und behält das Passwort zum Öffnen.

Ein vergessenes Passwort zum Öffnen ist etwas anderes, und die ehrliche Antwort ist kurz. Ein mit AES-256 und starkem Passwort verschlüsseltes PDF kann niemand wiederherstellen, auch Adobe nicht, denn es gibt keinen Generalschlüssel und keine Hintertür. Programme zur Passwortwiederherstellung arbeiten nur durch Raten, was bei schwachen Passwörtern und alten RC4-Dateien gelingt und bei einer langen Passphrase scheitert. Fragen Sie den Absender nach dem Passwort oder einer neuen Kopie, suchen Sie die Passwortregel in der E-Mail, mit der die Datei kam, und bewahren Sie Ihre eigenen Originale unverschlüsselt an einem sicheren Ort auf.

Gehen Sie diese Liste für jedes Dokument einmal durch. Das dauert eine Minute und deckt die Fehler ab, die eine sonst starke Absicherung am häufigsten zunichtemachen, vom verräterischen Dateinamen bis zum Passwort im selben Posteingang wie der Anhang.