วิธีรวมไฟล์ PDF บน Mac, Windows และในเบราว์เซอร์

เหตุผลที่พบบ่อยที่สุดในการรวมไฟล์คือช่องอัปโหลดที่รับได้เพียงไฟล์เดียว พอร์ทัลสมัครงานมักมีช่องเดียวสำหรับ "ประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน" การยื่นขอวีซ่าและสมัครมหาวิทยาลัยให้ส่งหลักฐานทั้งหมดเป็น PDF ไฟล์เดียว และระบบเบิกค่าใช้จ่ายต้องการแบบฟอร์มเบิกพร้อมใบเสร็จทุกใบรวมกัน หากแนบห้าไฟล์ในที่ที่รับไฟล์เดียว ผู้ตรวจอาจเปิดดูแค่ไฟล์แรก หรือแบบฟอร์มอาจเก็บเฉพาะไฟล์ที่อัปโหลดล่าสุดโดยไม่แจ้งเตือน ไฟล์ที่รวมแล้วช่วยตัดความเสี่ยงนี้ และให้คุณเลือกได้ว่าผู้อ่านจะเห็นอะไรก่อน

เหตุผลที่สองคือความสะดวกของผู้อ่าน นักบัญชีที่ได้รับใบแจ้งหนี้รายเดือนสิบสองฉบับเป็นไฟล์แนบสิบสองไฟล์ ต้องเปิด พิมพ์ และจัดเก็บทีละไฟล์ ส่วนใบแจ้งหนี้ชุดเดียวกันที่รวมเรียงตามวันที่จะเป็นเอกสารเดียวที่เลื่อนอ่านได้และสั่งพิมพ์ครั้งเดียว เช่นเดียวกับบทหนังสือที่สแกนทีละบท PDF แยกที่แอปสแกนสร้างในแต่ละครั้ง หรือพอร์ตโฟลิโอที่รวบรวมจากแผ่นงานโปรเจกต์ที่ส่งออกจากโปรแกรมต่างกัน

การรวมไฟล์ยังเป็นวิธีเก็บถาวรด้วย โฟลเดอร์โปรเจกต์ที่เสร็จแล้วซึ่งมีสัญญาที่เซ็นแล้ว ใบสั่งเปลี่ยนแปลงสามใบ และใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย จะค้นหาได้ง่ายกว่าหลายปีต่อมาเมื่อเป็น PDF ไฟล์เดียวที่ตั้งชื่อตามลูกค้าและวันที่ กรณีที่ควรแยกไฟล์ไว้มีเพียงเอกสารที่ต้องตรวจสอบความถูกต้องได้อย่างอิสระ เช่นสัญญาที่ลงลายเซ็นดิจิทัล และไฟล์ที่ผู้รับแต่ละคนต้องได้รับแยกกัน ทั้งสองกรณีจะกล่าวถึงอีกครั้งด้านล่าง

เครื่องมือรวมไฟล์ทุกตัว รวมถึง Preview และ Acrobat จะเรียงหน้าตามลำดับไฟล์ที่ป้อนเข้าไป การวางแผนสิบวินาทีจึงช่วยไม่ต้องรวมใหม่ หากชุดเอกสารยาว ให้จดลำดับที่ต้องการไว้ เช่น จดหมายสมัครงาน ประวัติย่อ แล้วจึงใบรับรองเรียงจากใหม่ไปเก่า หรือใบแจ้งหนี้เรียงจากเก่าไปใหม่ จากนั้นเปลี่ยนชื่อไฟล์ให้ชื่อบอกลำดับ ตัวเลขสองหลักนำหน้า เช่น 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf และ 03-degree.pdf จะเรียงถูกต้องใน Finder, File Explorer และกล่องอัปโหลดเกือบทุกแบบ

ชื่อไฟล์ยังสำคัญหลังรวมด้วย เครื่องมือที่สร้างบุ๊กมาร์กให้แต่ละไฟล์ต้นทางมักใช้ชื่อไฟล์เป็นป้ายบุ๊กมาร์ก ดังนั้น scan0042.pdf จะกลายเป็นบุ๊กมาร์กที่ไม่มีใครเข้าใจ ตั้งชื่อแต่ละไฟล์เป็นชื่อที่อยากเห็นในแถบด้านข้างของ PDF ที่รวมแล้ว และตั้งชื่อไฟล์ที่รวมให้ผู้รับเก็บได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนชื่อ เช่น ชื่อของคุณ วัตถุประสงค์ และวันที่ ซึ่งใช้ได้กับการสมัครเกือบทุกประเภท

ในระบบเดสก์ท็อปรายใหญ่ มีเพียง macOS ที่มีเครื่องมือรวม PDF จริง Preview ซึ่งเป็นโปรแกรมดู PDF เริ่มต้นบน Mac ทุกเครื่องแสดงภาพย่อของหน้าในแถบด้านข้าง และคุณลาก PDF ทั้งไฟล์จาก Finder ไปวางในแถบนั้นเพื่อแทรกหน้าตรงจุดที่วางได้ เมนู Edit > Insert > Page from File ทำได้เหมือนกัน Preview บันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในไฟล์ที่เปิด ดังนั้นหากต้องการเก็บต้นฉบับไว้ ให้ใช้ File > Export as PDF หรือทำสำเนาไฟล์แรกก่อนเริ่ม

Windows 10 และ 11 ไม่มีคำสั่งรวมไฟล์ วิธีในตัวที่ใกล้เคียงที่สุดคือเครื่องพิมพ์ Microsoft Print to PDF เลือกรูป JPG หรือ PNG หลายรูปใน File Explorer คลิกขวาแล้วเลือก Print (อยู่ใต้ Show more options บน Windows 11) และเลือกเครื่องพิมพ์นั้นเพื่อได้ PDF หลายหน้าไฟล์เดียว วิธีนี้ใช้ได้กับรูปภาพเท่านั้น ไม่ใช่ PDF ที่มีอยู่แล้ว เครื่องมือ Combine Files ของ Acrobat รวมได้ทุกอย่าง แต่ต้องใช้แผน Acrobat Standard หรือ Pro แบบเสียเงิน Acrobat Reader แบบฟรีรวมไฟล์ไม่ได้ ส่วน Google Drive เก็บและดูตัวอย่าง PDF ได้ แต่ก็ไม่มีฟังก์ชันรวมไฟล์

เมื่อคอมพิวเตอร์ไม่มีเครื่องมือรวมไฟล์ เบราว์เซอร์ทำงานนี้ได้โดยไม่ต้องติดตั้งอะไร เครื่องมือรวมไฟล์ PDF รับไฟล์ PDF 2 ถึง 50 ไฟล์ ไฟล์ละไม่เกิน 95 MB และทำงานเหมือนกันทั้งใน Chrome บน Windows บน Chromebook หรือใน Safari บน iPhone ซึ่งเลือกไฟล์จากแอป Files ได้ บนโทรศัพท์คือที่ที่เครื่องมือรวมไฟล์บนเบราว์เซอร์มีประโยชน์ที่สุด เพราะไฟล์ที่ต้องใช้ เช่น สลิปเงินเดือนที่ดาวน์โหลดและรูปบัตรประจำตัวที่ถ่ายไว้ มักอยู่ในโทรศัพท์อยู่แล้ว

ขั้นตอนการจัดลำดับคือจุดที่พลาดบ่อยที่สุด เรียงลำดับตาม กำหนดลำดับ: Upload order เรียงตามรายการ ซึ่งลากจัดใหม่ได้ File name เรียงแบบธรรมชาติ ดังนั้นไฟล์ 2 มาก่อนไฟล์ 10 ส่วน Date modified เรียงตามเวลาที่บันทึกไฟล์ล่าสุด หากใส่เลขลำดับให้ไฟล์ตามที่อธิบายข้างต้นแล้ว File name ปลอดภัยที่สุด เพราะผลลัพธ์ไม่ขึ้นกับลำดับที่คุณเลือกไฟล์

เครื่องมือรวม PDF ทำงานกับไฟล์ PDF เท่านั้น ไฟล์ประเภทอื่นจึงต้องแปลงเป็น PDF ก่อน สำหรับรูปถ่ายใบเสร็จหรือบัตรประจำตัวที่สแกนไว้ ให้แปลงรูปเป็นหน้า PDF ด้วย แปลงรูปเป็น PDF ซึ่งเลือกขนาดหน้ากระดาษและระยะขอบได้ด้วย รูปจะได้ไม่ไปอยู่บนหน้าที่มีขนาดเท่ากรอบภาพของกล้องเดิม ส่วนเอกสารกระดาษที่กำลังจะสแกน คู่มือ สแกนเอกสารเป็น PDF อธิบายค่าความละเอียดและสีที่ทำให้อ่านหน้าเอกสารได้ชัดโดยไฟล์ไม่ใหญ่เกินไป

เอกสาร Word ก็ต้องแปลงก่อนเช่นกัน ส่งออกจาก Word ด้วย File > Save As > PDF หรือใช้ แปลง Word เป็น PDF หากไม่ได้ติดตั้ง Word การแปลงทีละเอกสารก่อนรวม แทนการวางทุกอย่างลงในไฟล์ Word เดียว จะคงฟอนต์ ส่วนหัว และเลขหน้าของแต่ละเอกสารไว้ตามที่ผู้เขียนตั้งไว้ และหลีกเลี่ยงเลย์เอาต์เพี้ยนที่เกิดจากสไตล์ของหลายไฟล์ชนกันในเอกสารเดียว

ไฟล์จากหลายแหล่งมักมีขนาดหน้าไม่เท่ากันเกือบทุกครั้ง หน้า US Letter ขนาด 8.5 × 11 in (216 × 279 mm) หน้า A4 ขนาด 210 × 297 mm และรูปถ่ายที่แปลงเป็น PDF อาจมีสัดส่วนใดก็ได้ โดยค่าเริ่มต้น การรวมไฟล์จะคงขนาดเดิมของแต่ละหน้า ซึ่งดูไม่เป็นระเบียบบนหน้าจอและพิมพ์ออกมาได้ขอบไม่เท่ากัน ตั้ง ขนาดหน้ากระดาษ เป็น A4 หรือ Letter และตั้ง เนื้อหา เป็น Scale to fit เพื่อให้ทุกหน้าเท่ากัน หน้าแนวนอน เช่น สเปรดชีตที่ส่งออกมาแบบกว้าง จะยังเป็นแนวนอน หากหน้าใดหมุนมาผิดด้าน ให้หมุนในไฟล์ต้นฉบับ

บุ๊กมาร์กคือสิ่งที่มาตรฐาน PDF เรียกว่าโครงร่างเอกสาร ได้แก่รายการที่คลิกได้ในแถบด้านข้างของโปรแกรมอ่าน เวลารวมไฟล์ การตั้งค่าที่มีประโยชน์คือบุ๊กมาร์กระดับบนหนึ่งรายการต่อไฟล์ต้นฉบับ ใช้ชื่อไฟล์เป็นป้าย และ บุ๊กมาร์กสำหรับแต่ละไฟล์ จะสร้างให้แบบนั้น บุ๊กมาร์กที่มีอยู่แล้วในไฟล์ต้นฉบับ เช่นรายการบทในรายงาน จะถูกนำมาด้วยและยังผูกกับหน้าเดิม ลิงก์ภายในเอกสารที่ชี้ไปยังหน้าของตัวเองก็ใช้งานได้ต่อ เพราะหน้าเหล่านั้นย้ายไปด้วยกัน

แบบฟอร์มที่กรอกได้ต้องระวังเป็นพิเศษ ทุกช่องในฟอร์ม PDF มีชื่อ และภายใน PDF หนึ่งไฟล์ ชื่อหนึ่งหมายถึงค่าเดียว หากรวมแบบฟอร์มภาษีเดียวกันสองชุด หรือสองฟอร์มจากผู้เผยแพร่รายเดียวกัน ช่องที่ชื่อซ้ำกันจะเชื่อมถึงกัน พิมพ์ชื่อในหน้า 1 ช่องเดียวกันในหน้า 9 ก็ถูกกรอกด้วย แฟลตเทนแบบฟอร์ม จะเปลี่ยนคำตอบที่กรอกแล้วเป็นเนื้อหาของหน้าธรรมดา จึงไม่เปลี่ยนแปลงหรือชนกันอีก ให้แฟลตเทนเมื่อกรอกฟอร์มเสร็จแล้ว และไม่ต้องแฟลตเทนหากผู้รับยังต้องกรอกต่อ

ลายเซ็นดิจิทัลจะไม่คงอยู่หลังการรวมไฟล์ ลายเซ็นแบบใช้ใบรับรองครอบคลุมไบต์ทั้งหมดของไฟล์ที่ลงนาม แต่การรวมไฟล์จะเขียนไฟล์ใหม่ โปรแกรมอ่านจึงรายงานว่าลายเซ็นไม่ถูกต้องหรือหายไป แม้ภาพลายเซ็นที่มองเห็นจะยังอยู่บนหน้าก็ตาม ลายเซ็นที่วาดหรือพิมพ์เป็นเพียงเนื้อหาของหน้าและคงอยู่ตามเดิม หากต้องการ สำเนาแบบแบนที่ไม่มีช่องแก้ไขได้ สำหรับเก็บถาวร ก็ทำได้ แต่สำหรับเอกสารที่อีกฝ่ายต้องตรวจสอบ ให้ส่ง PDF ที่ลงนามแล้วเป็นไฟล์แนบแยกต่างหาก

PDF ที่รวมแล้วมีขนาดประมาณผลรวมของไฟล์ต้นฉบับ บางครั้งเล็กลงเล็กน้อยหากไฟล์ใช้ฟอนต์ร่วมกัน ขนาดนี้ไม่เป็นปัญหาสำหรับอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน แต่มักใหญ่เกินไปสำหรับแบบฟอร์มอัปโหลดที่จำกัดไฟล์แนบไว้ที่ 2, 5 หรือ 10 MB หน้าสแกนมักเป็นสาเหตุ เพราะการสแกนสีหนึ่งหน้าที่ 300 DPI อาจใช้พื้นที่มากกว่าเอกสารข้อความ 50 หน้า ให้รวมก่อน ตรวจขนาด แล้วค่อยนำผลลัพธ์ไป บีบอัด PDF เมื่อเกินขีดจำกัด เพราะการบีบอัดไฟล์สำเร็จรูปไฟล์เดียวเร็วกว่าบีบอัดสิบไฟล์ และประเมินคุณภาพได้ครั้งเดียว

หากขนาดใกล้ถึงขีดจำกัด ให้มองหาหน้าที่ไม่จำเป็นก่อนจะบีบอัดให้แรงขึ้น ลบหน้าว่าง จะตัดหน้าหลังที่ว่างซึ่งเครื่องสแกนสองหน้าสร้างขึ้นจากกระดาษหน้าเดียว ซึ่งช่วยลดจำนวนหน้าของชุดเอกสารสแกนได้หลายหน้า และ ลบข้อมูลเมตา จะล้างช่องผู้เขียนและซอฟต์แวร์จากไฟล์ต้นฉบับ ทั้งสองอย่างไม่เปลี่ยนลักษณะของหน้าที่เหลือ จึงควรเปิดใช้ก่อนจะแลกคุณภาพภาพกับจำนวนกิโลไบต์

การรวมไฟล์ไม่ใช่ทางเดียวที่ย้อนกลับไม่ได้ หน้าใน PDF ที่รวมแล้วคือหน้าเดิมที่ใส่เข้าไป จึงแยกไฟล์ออกภายหลังตามช่วงหน้าได้ เช่น ส่งหน้า 1 ถึง 4 ให้คนหนึ่งและที่เหลือให้อีกคน หรือเปลี่ยนใบรับรองที่หมดอายุหนึ่งใบ คู่มือ วิธีแยกไฟล์ PDF อธิบายการแยกตามช่วง ตามบุ๊กมาร์ก และเป็นหน้าเดี่ยว การเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ในโฟลเดอร์ข้างไฟล์ที่รวมแล้วยังเป็นวิธีง่ายที่สุดในการประกอบชุดเอกสารใหม่เมื่อต้องสลับเอกสารหนึ่งฉบับ

เป็นคำถามที่สมเหตุสมผล เพราะชุดเอกสารสมัครมักมีบัตรประจำตัว รายการเดินบัญชี และที่อยู่ สิ่งสำคัญคือไฟล์เหล่านั้นถูกจัดการอย่างไรหลังรวม บน UltKit การอัปโหลดส่งผ่าน HTTPS ไฟล์ที่รวมแล้วดาวน์โหลดได้ 30 นาทีหลังประมวลผล จากนั้นทั้งไฟล์ต้นฉบับและผลลัพธ์จะถูกลบออกจากเซิร์ฟเวอร์ ไม่มีบัญชีผู้ใช้ จึงไม่มีอะไรผูกกับโปรไฟล์ และไฟล์ไม่ถูกใช้เพื่อสิ่งอื่นนอกจากสร้างไฟล์ดาวน์โหลดของคุณ

สำหรับเอกสารที่ไม่ควรออกจากเครื่องเลย เช่นเวชระเบียนที่อยู่ภายใต้นโยบายของนายจ้าง ให้ใช้ Preview บน Mac หรือแอปบนเดสก์ท็อปแทน และตรวจกฎขององค์กรก่อนอัปโหลดสิ่งใดที่ทำงาน สำหรับชุดเอกสารทั่วไป ระยะเก็บไฟล์สั้นและไม่ต้องสมัครสมาชิกคือสองสิ่งที่ควรมองหาในเครื่องมือออนไลน์ทุกตัว เมื่อได้ไฟล์ที่รวมแล้ว การตั้งรหัสผ่านเปิดไฟล์ก่อนส่งอีเมลจะช่วยปกป้องไฟล์ระหว่างส่งด้วย