วิธีใส่รหัสผ่าน PDF: รหัสเปิดไฟล์ สิทธิ์การใช้งาน และ AES

ฟอร์แมต PDF กำหนดรหัสผ่านไว้สองแบบ และความสับสนส่วนใหญ่เกิดจากการมองว่าเป็นรหัสเดียวกัน รหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์ ซึ่งข้อกำหนดเรียกว่า user password คือรหัสที่สำคัญต่อความเป็นส่วนตัว เมื่อตั้งรหัสนี้ ทุกหน้า รูปภาพ ช่องฟอร์ม และไฟล์แนบจะถูกเข้ารหัส และข้อมูลในไฟล์จะเป็นเพียงตัวอักษรที่อ่านไม่ออกจนกว่าจะมีคนพิมพ์รหัสผ่าน หากผู้รับส่งต่อไฟล์ให้คนผิด หรือแล็ปท็อปถูกขโมย ข้อมูลก็จะไม่รั่วไหลตราบใดที่รหัสผ่านยังเป็นความลับ

รหัสผ่านสิทธิ์การใช้งาน หรือที่เรียกว่า owner password ทำงานต่างออกไป ผู้สร้างเอกสารใช้รหัสนี้ปิดการพิมพ์ การคัดลอกข้อความ การกรอกฟอร์ม การแสดงความคิดเห็น หรือการแก้ไขหน้าได้ แต่เอกสารยังเปิดได้โดยไม่ต้องใส่รหัส ผู้อ่านจึงเห็นเนื้อหาทุกคำ ข้อจำกัดเหล่านี้เป็นเพียงแฟลกที่เก็บไว้ในไฟล์ และขึ้นอยู่กับโปรแกรมอ่านว่าจะปฏิบัติตามหรือไม่ Acrobat, Chrome, Edge, Firefox และ Preview ปฏิบัติตามและทำให้เมนูที่เกี่ยวข้องเป็นสีเทา ส่วนโปรแกรมหรือไลบรารีที่เลือกไม่สนใจแฟลกเหล่านี้ก็พิมพ์และคัดลอกได้ เพราะเนื้อหาไม่เคยถูกซ่อนไว้จากโปรแกรมเหล่านั้น

ในทางปฏิบัติจึงมีสามรูปแบบ ใช้รหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์อย่างเดียวกับเอกสารส่วนตัวทุกประเภท เช่น สลิปเงินเดือน แบบแสดงรายการภาษี จดหมายทางการแพทย์ และสัญญาที่อยู่ระหว่างเจรจา ใช้รหัสผ่านสิทธิ์การใช้งานอย่างเดียวกับเอกสารที่เปิดเผยได้แต่ไม่อยากให้แก้ไขง่าย ๆ เช่น ใบราคาที่ลงนามแล้ว ใช้ทั้งสองแบบเมื่อต้องการให้เฉพาะผู้ที่ระบุชื่อเท่านั้นอ่านไฟล์ได้และแก้ไขไม่ได้ และต้องตั้งรหัสทั้งสองให้ต่างกัน มิฉะนั้นใครที่เปิดไฟล์ได้ก็ปลดข้อจำกัดได้เช่นกัน

การเข้ารหัส PDF ได้รับการปรับปรุงหลายครั้งนับตั้งแต่เวอร์ชันแรกในปี 1994 และวิธีเก่ายังคงอ่านได้เพื่อความเข้ากันได้ กุญแจ RC4 ขนาด 40 บิตของ PDF 1.1 สามารถถูกเดาแบบ brute force ได้บนคอมพิวเตอร์ทั่วไป ส่วน RC4 ขนาด 128 บิตจาก PDF 1.4 ใช้อัลกอริทึมที่ไม่ถือว่าปลอดภัยอีกต่อไป AES-128 เริ่มมาพร้อม PDF 1.6 และ Acrobat 7 ส่วน AES-256 มาพร้อม Acrobat 9 และ Acrobat X ได้แทนที่ระบบ 256 บิตรุ่นแรกของ Adobe ด้วยการตรวจสอบรหัสผ่านที่แข็งแรงกว่า ซึ่งเป็นเวอร์ชันที่ ISO 32000-2 มาตรฐาน PDF 2.0 ยังคงใช้ พร้อมเลิกสนับสนุน RC4

สำหรับเกือบทุกคน ทางเลือกนั้นง่ายมาก คือ AES-256 โปรแกรมอ่านปัจจุบันทั้งบน Windows, macOS, iOS, Android และเบราว์เซอร์หลักเปิดได้ทั้งหมด ให้ลดเป็น AES-128 เฉพาะเมื่อผู้รับรายใดรายหนึ่งใช้ซอฟต์แวร์เก่าเกินไปสำหรับไฟล์ 256 บิต เช่น ระบบจัดการเอกสารที่ไม่ได้อัปเดตมาสิบห้าปี ใน Acrobat เมนู Compatibility จะเลือกให้คุณ โดย Acrobat X ขึ้นไปหมายถึง AES-256 Acrobat 7 ขึ้นไปหมายถึง AES-128 และรุ่นที่เก่ากว่านั้นหมายถึง RC4

คุณอาจมีซอฟต์แวร์ที่เข้ารหัส PDF ได้อยู่แล้ว Acrobat Standard และ Pro แบบเสียเงินมีการควบคุมครบถ้วนที่สุด รวมถึงรหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์และรหัสผ่านสิทธิ์การใช้งานแยกกัน และเมนู Compatibility ที่อธิบายข้างต้น Preview บน macOS เพิ่มรหัสผ่านได้ทั้งสองแบบในกล่องโต้ตอบการส่งออก ใน macOS รุ่นใหม่ตัวเลือกนี้อยู่หลังปุ่ม Permissions ส่วนรุ่นเก่าเป็นช่องติ๊ก Encrypt ช่องเดียว Word บน Windows เข้ารหัส PDF ขณะสร้างไฟล์ได้ แต่ใช้ได้เฉพาะรหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์ยาว 6 ถึง 32 ตัวอักษร และไม่มีการตั้งค่าสิทธิ์

เครื่องมือที่พบบ่อยสองอย่างไม่มีฟีเจอร์รหัสผ่านเลย Microsoft Print to PDF ซึ่งเป็นเครื่องพิมพ์เสมือนใน Windows 10 และ 11 สร้างไฟล์ที่ไม่มีการป้องกันและไม่มีตัวเลือกความปลอดภัย และปลายทาง Save as PDF ของ Chrome ในหน้าต่างพิมพ์ก็เช่นเดียวกัน หาก PDF ของคุณมาจากสองแหล่งนี้ ให้เข้ารหัสเป็นขั้นตอนที่สอง ไม่ว่าจะใช้วิธีใด ให้เปิดไฟล์ผลลัพธ์สักครั้งเพื่อตรวจว่ามีการถามรหัสผ่าน ใน Acrobat Reader เมนู File > Properties > Security จะแสดงวิธีเข้ารหัสและสิทธิ์การใช้งาน

บน Chromebook แล็ปท็อปที่ทำงานซึ่งไม่มี Acrobat หรือโทรศัพท์ เครื่องมือบนเบราว์เซอร์ทำงานแบบเดียวกันได้ ใส่รหัสผ่าน PDF โดยอัปโหลดไฟล์เดียวขนาดไม่เกิน 95 MB UltKit เข้ารหัสด้วย AES-256 เป็นค่าเริ่มต้น และลบทั้งไฟล์ที่อัปโหลดและผลลัพธ์ 30 นาทีหลังประมวลผล ไม่ต้องติดตั้งอะไรและไม่ต้องสมัครบัญชี ซึ่งสำคัญสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ทำงานซึ่งถูกจำกัดสิทธิ์

ให้แก้ไขอย่างอื่นก่อน PDF ที่เข้ารหัสแล้วไม่สามารถบีบอัดซ้ำหรือรวมไฟล์ได้หากไม่มีรหัสผ่าน ดังนั้นหากไฟล์ใหญ่เกินขีดจำกัดของอีเมล ให้ บีบอัด PDF ก่อนใส่รหัสผ่าน และหากไฟล์มีคำตอบในฟอร์มที่ห้ามเปลี่ยนแปลง ให้ flatten ก่อนเช่นกัน การเข้ารหัสเพิ่มเพียงพจนานุกรมความปลอดภัยเล็ก ๆ ดังนั้นสำเนาที่ป้องกันแล้วจึงมีขนาดใกล้เคียงกับต้นฉบับ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการส่งรหัสผ่านในอีเมลฉบับเดียวกับไฟล์แนบ หรือส่งในอีเมลฉบับที่สองหลังจากนั้นไม่กี่นาที ทำให้ใครก็ตามที่เปิดอ่านกล่องจดหมายนั้นได้ รวมถึงผู้ที่ได้รับเธรดที่ส่งต่อ จะได้ทั้งไฟล์และรหัสผ่านครบทั้งสองส่วน ควรใช้คนละช่องทาง เช่น ส่งไฟล์ทางอีเมลแล้วส่งรหัสผ่านทางข้อความ บอกทางโทรศัพท์ หรือตกลงกันต่อหน้า สำหรับการส่งเอกสารเป็นประจำ เช่น ใบแจ้งยอดรายเดือนถึงลูกค้ารายเดิม ให้ตกลงกฎการตั้งรหัสผ่านไว้ครั้งเดียว แล้วไม่ต้องเขียนรหัสผ่านลงในข้อความอีก

เลือกรหัสผ่านที่ผู้รับพิมพ์ได้โดยไม่ผิดพลาด วลีรหัสผ่านที่ประกอบด้วยคำที่ไม่เกี่ยวข้องกันสี่หรือห้าคำบอกทางโทรศัพท์ได้ง่ายกว่าสัญลักษณ์ต่อกันยาว ๆ และเดายากกว่าชื่อหรือวันเกิด หลีกเลี่ยงข้อมูลที่เพื่อนร่วมงานของผู้รับสามารถค้นหาได้ และอย่าใช้รหัสผ่านอีเมลหรือบัญชีธนาคารของคุณซ้ำ เพราะคุณกำลังจะแบ่งปันรหัสผ่านนี้ให้ผู้อื่น

เอกสารที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลมีความเสี่ยงสูงกว่า แฟ้มบุคลากร เวชระเบียน และเอกสารทางกฎหมายมักอยู่ภายใต้กฎเกณฑ์ เช่น HIPAA ในสหรัฐอเมริกา ซึ่งระบุการเข้ารหัสเป็นมาตรการป้องกันข้อมูลสุขภาพ หรือมาตรา 32 ของ GDPR ซึ่งยกการเข้ารหัสเป็นตัวอย่างของมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม รหัสผ่านเปิดไฟล์แบบ AES-256 บนไฟล์แนบอีเมลเป็นส่วนหนึ่งที่สมเหตุสมผล แต่ไม่ใช่ทั้งหมด องค์กรของคุณอาจกำหนดให้ใช้พอร์ทัลที่ปลอดภัย บันทึกว่าใครได้รับอะไร หรือกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ควรตรวจสอบนโยบายก่อนตัดสินใจส่งทางอีเมล

การเข้ารหัสปกป้องไฟล์ขณะจัดเก็บและขณะส่ง แต่เมื่อผู้รับที่ถูกต้องเปิดไฟล์แล้ว เนื้อหาจะอยู่บนหน้าจอของเขา และไม่มีสิ่งใดในฟอร์แมต PDF ที่หยุดการแคปหน้าจอ การถ่ายภาพจอด้วยโทรศัพท์ หรือการทำ OCR จากภาพเหล่านั้นได้ ข้อจำกัดการพิมพ์ใช้ไม่ได้กับโปรแกรมอ่านที่ไม่สนใจข้อจำกัด และหากอนุญาตให้พิมพ์ การพิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์ PDF เสมือนก็สร้างสำเนาที่ไม่มีการป้องกันได้ ควรมองข้อจำกัดเป็นเพียงมารยาทต่อผู้อ่านที่สุจริต ไม่ใช่การป้องกันจริง

ข้อมูลบางอย่างยังมองเห็นได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน ชื่อไฟล์ไม่ถูกเข้ารหัสเลย ดังนั้น Smith_HIV_results.pdf เปิดเผยสิ่งที่เนื้อหาที่เข้ารหัสซ่อนไว้ ควรตั้งชื่อไฟล์สำคัญให้เป็นกลาง หากปิด เข้ารหัสข้อมูลเมตา ทุกคนจะอ่านชื่อเรื่อง ผู้เขียน และคีย์เวิร์ดได้ ส่วนหัวข้ออีเมล ผู้ส่งและผู้รับ ขนาดไฟล์แนบ และวันที่ เซิร์ฟเวอร์อีเมลทุกตัวระหว่างทางมองเห็นได้ และไฟล์ ZIP ที่เข้ารหัสด้วย AES จะซ่อนชื่อไฟล์ได้ก็ต่อเมื่อฟอร์แมตนั้นรองรับการเข้ารหัสชื่อไฟล์

เมื่อคุณรู้รหัสผ่าน การเอารหัสผ่านออกเป็นเรื่องปกติ ใบแจ้งยอดธนาคารที่เปิดทุกสัปดาห์ หรือเอกสารที่คุณเข้ารหัสเองและต้องการแก้ไข สามารถปลดล็อกด้วยรหัสผ่านที่คุณรู้ได้ โดยพิมพ์รหัสใน รหัสผ่านปัจจุบัน กด ปลดล็อก แล้วเก็บสำเนาที่ไม่มีการป้องกันไว้ในที่ส่วนตัว หากต้องการเปลี่ยนรหัสผ่าน ให้ปลดล็อกไฟล์แล้วป้องกันใหม่ด้วยรหัสผ่านใหม่ ลบเฉพาะข้อจำกัด จะยกเลิกข้อจำกัดการพิมพ์และคัดลอก โดยยังคงรหัสผ่านเปิดไฟล์ไว้

กรณีลืมรหัสผ่านเปิดไฟล์เป็นอีกเรื่องหนึ่ง และคำตอบตรง ๆ สั้นมาก PDF ที่เข้ารหัสด้วย AES-256 และรหัสผ่านที่แข็งแรง ไม่มีใครกู้คืนได้ รวมถึง Adobe เพราะไม่มีคีย์หลักหรือช่องทางลับ โปรแกรมกู้รหัสผ่านใช้วิธีเดาเท่านั้น ซึ่งได้ผลกับรหัสผ่านที่อ่อนและไฟล์ RC4 รุ่นเก่า แต่ไม่ได้ผลกับวลีรหัสผ่านที่ยาว ให้ขอรหัสผ่านหรือไฟล์ใหม่จากผู้ส่ง ค้นหากฎการตั้งรหัสผ่านในอีเมลที่ส่งไฟล์มา และเก็บไฟล์ต้นฉบับที่ไม่เข้ารหัสของคุณไว้ในที่ปลอดภัย

ตรวจรายการนี้หนึ่งครั้งต่อเอกสาร ใช้เวลาไม่ถึงนาที และครอบคลุมข้อผิดพลาดที่มักทำลายการตั้งค่าที่แข็งแรง ตั้งแต่ชื่อไฟล์ที่เปิดเผยข้อมูลไปจนถึงรหัสผ่านที่อยู่ในกล่องจดหมายเดียวกับไฟล์แนบ