Как разделить PDF по страницам, размеру или главам

Чаще всего PDF разделяют потому, что один файл выполняет работу нескольких. Комиссии по диплому нужна только третья глава, бухгалтеру нужен счёт каждого клиента отдельным вложением, а протяжный сканер превратил утро сканирования в один файл на 80 страниц, где смешались договор аренды, два расчётных листка и стопка чеков. Во всех случаях с самими страницами всё в порядке. Проблема только в том, где кончается один документ и начинается следующий, а разделение сдвигает эти границы, не затрагивая содержимое.

Четвёртая задача связана с размером, а не со структурой. Формы загрузки для заявок на работу, страховых выплат и поступления в вуз часто ограничивают файл 2 MB, 5 MB или 10 MB, а Gmail допускает 25 MB на письмо вместе с вложениями. Скан на 40 страниц при 300 DPI легко превысит 20 MB. Разделить его на части, каждая из которых проходит по лимиту, часто лучше, чем сжимать весь файл, пока мелкий шрифт не расплывётся: так каждая страница сохраняет исходное разрешение.

Диапазоны страниц — самый гибкий способ, потому что вы сами указываете, где сделать каждый разрез. Обычный синтаксис — список через запятую, где дефис соединяет первую и последнюю страницу диапазона: 1-3, 7, 9-12 означает страницы с 1 по 3, страницу 7 отдельно и страницы с 9 по 12. Одни инструменты превращают каждый диапазон в отдельный файл, и здесь получится три файла; другие собирают все перечисленные страницы в один PDF на 8 страниц. Сначала прочитайте название поля: один и тот же текст даёт разный результат.

Один файл на страницу и каждые N страниц — механические варианты. Им не нужно планирование, только число страниц, и они подходят для пачек, где все документы одной длины. Скан на 60 страниц из двухстраничных форм, разделённый по 2 страницы, даст 30 файлов, а если число не делится нацело, в последней части окажется остаток. Разделение по размеру файла работает наоборот: инструмент добавляет страницы в часть, пока следующая не превысит лимит, затем начинает новую, поэтому в частях разное число страниц, но каждая проходит в форму загрузки.

Разделение по закладкам опирается на оглавление документа — кликабельное содержание, которое большинство программ показывает на боковой панели. Стандарт PDF, ISO 32000, называет его outline, и каждая запись верхнего уровня указывает на страницу. Инструмент может начинать новый файл с каждой такой страницы и называть его по записи, превращая руководство на 400 страниц в главы без подсчёта страниц. У сканов и многих выгруженных отчётов оглавления нет, и тогда остаются диапазоны страниц.

Для одного разреза отдельный инструмент может не понадобиться. Любая настольная операционная система умеет печатать диапазон страниц в новый PDF, а macOS Preview ещё и позволяет вытащить страницы перетаскиванием. Но печать заново отрисовывает страницы: новый файл обычно теряет закладки, внутренние ссылки и заполняемые поля, а отсканированная страница может быть пересжата. Для извлечения двух страниц во вложение письма это нормально, хуже для договора с полями формы или руководства, где читатели пользуются оглавлением.

Среди установленных программ исключение — Adobe Acrobat: его команда разделения копирует страницы, а не печатает. Она находится в инструменте «Организовать страницы» и предлагает делить по числу страниц, по размеру файла и по закладкам верхнего уровня. Бесплатный Acrobat Reader открывает и печатает PDF, но разделять не умеет, поэтому путь через «Организовать страницы» требует платной подписки на Acrobat. Во вкладках ниже — точные действия для каждого способа.

Инструмент в браузере удобен на Chromebook, рабочем компьютере, где нельзя ставить программы, или на телефоне, и он делает то, чего не умеет диалог печати: несколько разрезов за один проход с сохранением структуры документа. В разделителе PDF UltKit вы загружаете один PDF до 95 MB, выбираете Способ разделения и заполняете единственное поле, которое для него появляется. Сначала откройте файл в любой программе с панелью миниатюр и отметьте, где начинается каждый документ: вводимые номера — это позиции в файле, считая с 1, а не номера, напечатанные в колонтитулах.

Названия способов соответствуют пяти вариантам выше. Свои диапазоны превращает каждый диапазон из поля Диапазоны в отдельный PDF, так что 1-3, 7, 9-12 даёт три файла. Извлечь страницы принимает такой же список и собирает из него один новый PDF. Каждая страница, Каждые N страниц, Максимальный размер файла и По закладкам (главам) охватывают остальное; в поле Страниц в файле можно ввести от 1 до 1 000, а в Максимальный размер файла — от 1 до 100 MB.

Дуплексный сканер захватывает обе стороны каждого листа, поэтому стопка из 20 листов превращается в PDF на 40 страниц: страница 1 — лицевая сторона листа 1, страница 2 — оборот, страница 3 — лицевая сторона листа 2 и так далее. Этот порядок важен при разделении. Если каждый лист — отдельный документ, например стопка двусторонних форм, делите каждые 2 страницы, и каждый лист станет отдельным файлом вместе с оборотом. Если все обороты пустые, вам, скорее всего, нужны только нечётные страницы: так все пустые обороты уходят за один шаг.

Выбор нечётных страниц — задача для диапазонов. В режиме Извлечь страницы список вроде 1, 3, 5, 7 собирает один PDF из лицевых сторон, а все нечётные страницы скана на 100 страниц свободно помещаются в лимит 300 символов. В диалоге печати Acrobat есть специальная настройка: «Нечётные или чётные страницы» в разделе «Дополнительно», её можно сочетать с PDF-принтером, если в документе нет ссылок и полей, которые нужно сохранить. Чётные страницы дают обороты отдельно, это полезно, когда на обратной стороне печатной формы кто-то сделал заметки.

У односторонних сканеров другая проблема. Если вы отсканировали все лицевые стороны, перевернули стопку и отсканировали обороты, в файле сначала идут лицевые, затем обороты в обратном порядке. Разделение этого не исправит: лицевые и обороты нужно чередовать, а это задача объединения. Разделите файл на половину с лицевыми и половину с оборотами, соберите их заново и проверьте последний лист, где в перевёрнутых стопках обычно ошибаются.

Разделение, при котором страницы копируются, а не распечатываются, может перенести структуру документа в каждую часть, но часть структуры зависит от страниц, которых в части уже нет. Закладка на странице 45 должна оказаться в той части, где есть страница 45, и больше нигде. Ссылка со страницы 3 на страницу 60 после разнесения страниц по разным файлам некуда не ведёт: она остаётся видимой, но не работает. Строже всего обстоит дело с цифровыми подписями: подпись охватывает байты всего подписанного файла, поэтому часть, вырезанная из подписанного договора, не пройдёт проверку как подписанная.

Об именах файлов обычно забывают, а потом жалеют. Части с именами split_1.pdf ... split_12.pdf заставляют получателя открывать каждую, чтобы понять, что в ней. Называйте части по диапазону страниц, если нужно потом сопоставить их с оригиналом, по номеру части, если важнее порядок, и по названию закладки, если части — это главы. Ниже перечислены все элементы и настройки, которые ими управляют.

Разделение полностью обратимо, если сохранить все части. Поскольку страницы копируются без изменений, объединение частей по порядку даёт файл с теми же страницами, текстом и изображениями, что и оригинал. Может отличаться только оглавление, так как каждая часть несла закладки только для своих страниц. Если вы разделили файл на четыре части из-за ограничения загрузки в 2 MB, принимающая сторона может объединить части PDF обратно в один файл без потерь, а наше руководство как объединить PDF файлы подробно описывает порядок страниц и закладки.

Не удаляйте оригинал, пока не откроете все части. Это единственная копия, где сохранены полное оглавление, ссылки между частями и цифровая подпись, и заново разделить оригинал гораздо проще, чем собирать его из двенадцати кусков. Если после разделения какая-то часть всё ещё слишком велика для портала, сожмите PDF только для этой части, а не для всего документа, тогда остальные части сохранят исходное качество изображений.

При разделении часто работают именно с теми файлами, утечка которых нежелательна: банковские выписки, медицинские документы, договоры. В UltKit файлы удаляются через 30 минут после обработки, регистрироваться не нужно, ничего устанавливать не требуется. Если документы нельзя передавать третьим лицам, используйте Preview или Acrobat локально и учитывайте описанные выше ограничения.

Большинство неудач при разделении сводится к четырём причинам: пароль на файле, номера страниц не совпадают со счётом в самом файле, пустые страницы после сканера или страница больше заданного размера. У каждой есть простое решение, и сканировать заново не придётся.