Как объединить PDF на Mac, в Windows и в браузере

Чаще всего PDF объединяют из-за поля загрузки, которое принимает только один файл. На порталах вакансий часто одно поле для «резюме и сопроводительного письма», визовые и университетские заявки требуют все подтверждающие документы одним PDF, а в системах учёта расходов нужны форма заявки и все чеки вместе. Если прикрепить пять файлов вместо одного, проверяющий может открыть только первый, а форма может молча оставить лишь последний загруженный. Объединённый файл снимает этот риск и позволяет решить, что читатель увидит первым.

Вторая причина — удобство читателя. Бухгалтеру, получившему двенадцать счетов за месяцы в двенадцати вложениях, нужно открыть, распечатать и подшить каждый; те же счета, объединённые по дате, — один документ для прокрутки и одно задание на печать. То же касается глав книги, отсканированных по одной, отдельных PDF, которые приложение для сканирования создаёт для каждого сеанса, или портфолио из листов проектов, экспортированных из разных программ.

Объединение также помогает архивировать. Готовую папку проекта с подписанным договором, тремя допсоглашениями и итоговым счётом спустя годы проще найти как один PDF с именем клиента и датой. Отдельно стоит оставлять только документы, которые должны проверяться независимо, например договоры с цифровой подписью, и файлы, которые разным людям нужно получить по отдельности. Оба случая разобраны ниже.

Любой инструмент объединения, включая Preview и Acrobat, ставит страницы в порядке файлов, которые вы ему передали, поэтому десять секунд планирования избавят от повторного объединения. Если пакет большой, запишите нужный порядок: например, сопроводительное письмо, резюме, затем сертификаты от новых к старым или счета от старых к новым. После этого переименуйте файлы так, чтобы порядок читался из имени. Двузначный номер в начале, например 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf и 03-degree.pdf, сортируется правильно в Finder, Проводнике и почти в любом окне загрузки.

Имена важны и после объединения. Инструменты, создающие закладку для каждого исходного файла, обычно берут её название из имени файла, и scan0042.pdf превращается в закладку, которую никто не поймёт. Дайте каждому файлу имя, которое хотели бы видеть на боковой панели итогового PDF, а самому объединённому файлу — имя, под которым получатель сможет его сохранить без переименования: ваше имя, цель и дата подходят почти для любой заявки.

Из крупных настольных систем настоящий инструмент объединения PDF есть только в macOS. Preview, программа просмотра PDF по умолчанию на каждом Mac, показывает миниатюры страниц на боковой панели, и целый PDF можно перетащить из Finder на эту панель, чтобы вставить его страницы в место сброса. «Правка» > «Вставить» > «Страницу из файла» делает то же через меню. Preview сохраняет изменения в открытый файл, поэтому используйте «Файл» > «Экспортировать как PDF» или заранее дублируйте первый файл, если оригинал должен остаться нетронутым.

В Windows 10 и 11 команды объединения нет. Ближайший встроенный способ — принтер Microsoft Print to PDF: выделите несколько изображений JPG или PNG в Проводнике, щёлкните правой кнопкой и выберите «Печать» (в Windows 11 — в пункте «Показать дополнительные параметры»), затем выберите этот принтер, и получится один многостраничный PDF. Это работает только для изображений, не для готовых PDF. Инструмент Combine Files в Acrobat объединяет что угодно, но требует платной подписки Acrobat Standard или Pro; бесплатный Acrobat Reader файлы объединять не умеет. Google Drive хранит и показывает PDF, но функции объединения в нём тоже нет.

Если на компьютере нет инструмента объединения, с задачей справится браузер, ничего устанавливать не нужно. Инструмент для объединения PDF принимает от 2 до 50 файлов PDF размером до 95 MB каждый и одинаково работает в Chrome на Windows, на Chromebook или в Safari на iPhone, где файлы выбираются в приложении «Файлы». Особенно полезен браузерный инструмент на телефоне: нужные файлы, например скачанный расчётный листок и сфотографированный документ, часто уже лежат в загрузках телефона.

Больше всего ошибок случается на шаге с порядком. Параметр Порядок объединения определяет последовательность: «Порядок загрузки» следует списку, который можно менять перетаскиванием; «Имя файла» сортирует естественным образом, так что файл 2 идёт перед файлом 10; «Дата изменения» следует времени последнего сохранения каждого файла. Если вы пронумеровали файлы, как описано выше, безопаснее всего «Имя файла»: результат больше не зависит от того, в каком порядке вы их выбрали.

Инструмент объединения работает с PDF, поэтому всё остальное сначала нужно превратить в PDF. Фото чеков с телефона или скан удостоверения превратите в страницы через изображение в PDF: там же можно выбрать размер страницы и поля, чтобы фото не лежало на странице размером с исходный кадр камеры. Если вы сканируете бумажные документы сейчас, в руководстве о сканировании документов в PDF описаны разрешение и настройки цвета, при которых страницы читаются, но файл не получается огромным.

Документы Word требуют того же. Экспортируйте из Word через «Файл» > «Сохранить как» > PDF или воспользуйтесь Word в PDF, если Word не установлен. Если конвертировать каждый документ отдельно перед объединением, а не вставлять всё в один файл Word, у каждого документа сохранятся его шрифты, колонтитулы и нумерация страниц, как задумали авторы, и не произойдёт сдвигов вёрстки из-за конфликта стилей нескольких файлов в одном документе.

Разные источники почти всегда означают разные размеры страниц. Страница US Letter — 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), страница A4 — 210 × 297 mm, а фото с телефона, превращённое в PDF, может иметь любую форму. По умолчанию при объединении каждая страница сохраняет свой размер, что выглядит неаккуратно на экране и печатается с неровными полями. Задайте Размер страницы A4 или Letter, а для параметра Содержимое выберите «Масштабировать по размеру», чтобы все страницы стали одинаковыми. Альбомные страницы, например широкая выгрузка таблицы, остаются альбомными; если они пришли боком, поверните их в исходном файле.

Закладки — это то, что спецификация PDF называет структурой документа: кликабельный список на боковой панели программы просмотра. При объединении удобнее всего одна закладка верхнего уровня на каждый исходный файл с его именем, и именно её создаёт Закладка для каждого файла. Закладки, которые уже есть в исходном файле, например главы отчёта, переносятся и остаются привязанными к своим страницам. Ссылки внутри документа на его же страницы продолжают работать, потому что страницы перемещаются вместе.

Заполняемые формы требуют большей осторожности. У каждого поля формы PDF есть имя, и внутри одного PDF имя соответствует одному значению. Если объединить две копии одной налоговой формы или две формы одного издателя, поля с одинаковыми именами окажутся связанными: имя, введённое на странице 1, появится в том же поле на странице 9. Сделать формы статичными превращает заполненные ответы в обычное содержимое страницы, и они больше не меняются и не конфликтуют. Делайте формы статичными, когда они заполнены; оставляйте как есть, если получателю ещё предстоит их заполнять.

Цифровые подписи при объединении не сохраняются. Подпись на основе сертификата охватывает точное содержимое подписанного файла, а объединение создаёт новый файл, поэтому программы просмотра сообщат, что подпись недействительна или отсутствует, хотя изображение подписи на странице видно. Нарисованная или набранная подпись — это просто содержимое страницы, и она переносится без изменений. Если для архива нужна одна плоская копия без редактируемых полей, это допустимо; всё, что другая сторона должна проверить, отправляйте как отдельное вложение с подписанным PDF.

Объединённый PDF весит примерно столько же, сколько все исходные файлы вместе, а иногда чуть меньше, если в них используются одни и те же шрифты. Для письма коллеге это нормально, но для форм загрузки часто слишком много: многие ограничивают вложения 2, 5 или 10 MB. Обычно виноваты сканы: одна цветная страница в 300 DPI может занимать больше места, чем текстовый документ на 50 страниц. Сначала объедините файлы, проверьте размер и только потом, если лимит превышен, сожмите PDF: сжать один готовый файл быстрее, чем десять, и качество можно оценить один раз.

Если вы близки к лимиту, сначала поищите ненужные страницы, а уже потом сжимайте сильнее. Опция Удалить пустые страницы убирает пустые оборотные стороны, которые дуплексные сканеры оставляют при сканировании односторонних листов, и это может сократить сканированный пакет на несколько страниц. Опция Удалить метаданные очищает поля автора и программы в исходных файлах. Ни то ни другое не меняет вид остальных страниц, так что их стоит включить до того, как вы начнёте жертвовать качеством изображений ради килобайтов.

Объединение не необратимо. Страницы внутри объединённого PDF — те же, что вы добавляли, поэтому файл можно потом разобрать по диапазонам страниц: например, отправить страницы 1–4 одному человеку, а остальные другому или заменить один устаревший сертификат. В руководстве как разделить PDF описано разделение по диапазонам, по закладкам и на отдельные страницы. Самый простой способ пересобрать пакет с заменой одного документа — хранить исходные файлы в папке рядом с объединённым.

Вопрос резонный: в пакетах документов часто есть удостоверения личности, банковские выписки и адреса. Важно, что происходит с файлами после объединения. В UltKit загрузка идёт по HTTPS, объединённый файл доступен для скачивания 30 минут после обработки, затем и исходные файлы, и результат удаляются с сервера. Аккаунта нет, поэтому ничто не привязано к профилю, а файлы используются только для того, чтобы подготовить ваш результат.

Документы, которые не должны покидать ваш компьютер, например медицинские записи, защищённые правилами работодателя, лучше объединять в Просмотре на Mac или в настольной программе. Перед загрузкой чего-либо на работе проверьте правила своей организации. Для обычных пакетов в любом онлайн-инструменте стоит искать две вещи: короткий срок хранения и отсутствие регистрации. Когда объединённый файл готов, пароль на открытие, добавленный перед отправкой по почте, защитит его и в пути.