PDF in PDF/A umwandeln
Machen Sie aus einer gewöhnlichen PDF eine PDF/A – das ISO-Archivformat, das garantiert, dass sich ein Dokument auch in Jahrzehnten noch öffnen lässt und genauso aussieht. Wählen Sie die Konformitätsstufe, die ein Portal verlangt, oder prüfen Sie, ob Ihre Datei die Anforderungen bereits erfüllt.
PDF in PDF/A
oder PDF-Dateien hierher ziehen ·
Max. 95 MB pro Datei· Bis zu 20 Dateien· Gelöscht nach 30 Minuten
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Die Sprache, die auf den gescannten Seiten gedruckt ist.
PDF/A bettet ein Ausgabeprofil ein. sRGB passt für Dokumente, die am Bildschirm betrachtet werden; FOGRA39 oder SWOP für Dateien an eine europäische oder US-Druckerei.
PDF/A-3 erlaubt Anhänge wie den XML-Teil einer ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung.
So verwenden Sie dieses Tool
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PDF hochladen
Fügen Sie bis zu 20 PDFs mit je maximal 95 MB hinzu. Entfernen Sie vorher einen etwaigen Passwortschutz, denn PDF/A erlaubt keine Verschlüsselung.
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PDF/A-Stufe wählen
Lassen Sie Umwandeln in auf PDF/A-2b, sofern der Empfänger keine andere Stufe nennt. Unter Erweiterte Einstellungen legen Sie das Farbprofil und die Texterkennung für Scans fest oder wählen Nur prüfen, um die Datei zu validieren, ohne sie zu verändern.
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Umwandeln und einreichen
Klicken Sie auf Umwandeln in und die gewählte Stufe. Laden Sie die PDF/A-Datei herunter und übertragen Sie sie in das Archiv, an das Gericht oder in das Rechnungssystem.
Warum Archive, Gerichte und E-Rechnungen PDF/A verlangen
Ein gewöhnliches PDF kann von seiner Umgebung abhängen. Es verwendet vielleicht eine Schrift, die auf Ihrem Computer installiert, aber nicht eingebettet ist, verweist auf ein Bild auf einem Server, führt beim Öffnen ein Skript aus oder verlässt sich darauf, dass der Viewer Farben errät. Jedes dieser Dinge kann dazu führen, dass ein Dokument Jahre später mit anderer Software anders aussieht oder sich gar nicht öffnen lässt. PDF/A verbietet solche Abhängigkeiten, sodass die Datei alles enthält, was für die exakte Darstellung nötig ist.
Deshalb taucht das Format überall dort auf, wo Unterlagen jahrzehntelang lesbar bleiben müssen. Nationalarchive akzeptieren oder bevorzugen PDF/A für die Übernahme dauerhafter elektronischer Akten, viele Gerichte und Grundbuchämter verlangen es im elektronischen Rechtsverkehr, und die E-Rechnungsformate ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) basieren auf PDF/A-3, das die maschinenlesbare XML-Rechnung in einem für Menschen lesbaren PDF transportiert.
Das Format wird geprüft und nicht nur behauptet. Der Open-Source-Validator veraPDF, getragen von der PDF Association, testet Dateien gegen jeden Teil von ISO 19005, und Archive setzen ihn oder ein ähnliches Werkzeug häufig bei jedem Upload ein. Wenn Sie aus Word oder Bildern umwandeln, erstellen Sie zuerst das PDF mit In PDF umwandeln oder Ihrer Office-Anwendung und wandeln es dann hier um.
PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3 im Überblick
2005
PDF/A-1
ISO 19005-1, basierend auf PDF 1.4. Keine Transparenz, Ebenen oder JPEG 2000. Stufen a und b.
2011
PDF/A-2
ISO 19005-2, basierend auf PDF 1.7 (ISO 32000-1). Ergänzt Transparenz, Ebenen, JPEG 2000 und eingebettete PDF/A-Dateien; Stufen a, b und u.
2012
PDF/A-3
ISO 19005-3. Wie PDF/A-2, aber mit beliebigen eingebetteten Dateitypen, was E-Rechnungsstandards für XML-Daten nutzen.
2020
PDF/A-4
ISO 19005-4, basierend auf PDF 2.0. Von den meisten Portalen noch nicht verlangt, die weiterhin die Teile 1 bis 3 nennen.
PDF/A-Konformitätsstufen, in die Sie umwandeln können
| Stufe | Norm | Garantiert | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1:2005 | Visuelles Erscheinungsbild | Ältere Archivsysteme, die Teil 1 ausdrücklich nennen |
| PDF/A-2b (Standard) | ISO 19005-2:2011 | Visuelles Erscheinungsbild | Eingaben bei Gericht, Steuererklärungen, allgemeine Archivierung |
| PDF/A-2u | ISO 19005-2:2011 | Erscheinungsbild plus Unicode-Text | Unterlagen, die durchsuchbar und kopierbar sein müssen |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3:2012 | Erscheinungsbild, eingebettete Dateien erlaubt | ZUGFeRD- und Factur-X-E-Rechnungen, Dokumente mit Quelldaten |
- Ausgabebedingung (Farbprofil)OutputIntent · ICC-Profil
- Jede PDF/A-Datei bettet ein ICC-Profil ein, das festlegt, wie ihre Farben wiedergegeben werden sollen. Unter Farbprofil stehen sRGB für Bildschirmdokumente, CMYK FOGRA39 für europäische Druckereien, CMYK SWOP für US-Druckereien und Gray Gamma 2.2 für einfarbige Dateien zur Wahl.
Probleme bei der PDF/A-Umwandlung und Lösungen
Die Datei ist verschlüsselt
PDF/A verbietet Verschlüsselung. Entfernen Sie das Passwort mit PDF-Passwort entfernen, wobei Sie das Ihnen bekannte Passwort eingeben, und wandeln Sie dann um.
Eine Schrift lässt sich nicht einbetten
Lassen Sie Problemseiten rastern aktiviert, damit die betroffene Seite zum Bild wird, oder exportieren Sie das PDF aus dem Quelldokument erneut mit einer anderen Schrift.
PDF/A-2u scheitert bei gescannten Seiten
Scans enthalten keinen Text, der sich Unicode zuordnen ließe. Aktivieren Sie Scans durchsuchbar machen und wählen Sie die Sprache des Scans.
Anhänge werden abgelehnt
Nur PDF/A-3 erlaubt beliebige eingebettete Dateien. Wählen Sie PDF/A-3b oder stellen Sie Eingebettete Dateien auf Entfernen, wenn der Empfänger sie nicht benötigt.
Farben verschieben sich nach der Umwandlung
Es wurde das falsche Ausgabeprofil verwendet. Wählen Sie sRGB für Bildschirmdokumente und ein CMYK-Profil nur für Dateien, die in den Druck gehen.
Fragen zu PDF/A
Welche PDF/A-Stufe sollte ich wählen?
PDF/A-2b, die Standardeinstellung, sofern Ihre Vorgaben nichts anderes verlangen. Es wird von den meisten Archiven, Gerichten und Finanzämtern akzeptiert. PDF/A-1b brauchen Sie nur, wenn ein System es ausdrücklich verlangt, PDF/A-2u, wenn Text durchsuchbar und extrahierbar sein muss, und PDF/A-3b, wenn Dateien eingebettet werden müssen, etwa bei E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und Factur-X.
Was ist der Unterschied zwischen PDF/A-2b und PDF/A-2u?
Beide garantieren, dass die Seiten auch in Zukunft gleich aussehen. Die Stufe u stellt zusätzlich sicher, dass sich jedes Zeichen Unicode zuordnen lässt, sodass Text zuverlässig durchsucht und kopiert werden kann. Gescannte Seiten benötigen dafür eine Textebene. Aktivieren Sie daher bei PDF/A-2u die Option Scans durchsuchbar machen.
Warum schlägt die Umwandlung meiner PDF in PDF/A fehl?
Häufige Ursachen sind Schriften, die sich wegen ihrer Lizenz oder Beschädigung nicht einbetten lassen, Verschlüsselung, eingebettete Audio- oder Videodateien, JavaScript und Verknüpfungen zu externen Inhalten. Ist Problemseiten rastern aktiv, werden nicht reparierbare Seiten als Bilder dargestellt, damit die Datei dennoch konform ist. Führen Sie zuerst Nur prüfen aus, um die Liste der Probleme zu sehen.
Kann eine PDF/A-Datei später noch bearbeitet werden?
Sie lässt sich wie jedes PDF in Editoren öffnen, aber das Speichern von Änderungen hebt die Konformität meist auf, und viele Viewer zeigen einen Hinweis zum Aktivieren der Bearbeitung. Vorgesehen ist, das Quelldokument zu bearbeiten, ein neues PDF zu exportieren und erneut umzuwandeln.
Wie erkenne ich, ob eine PDF bereits PDF/A ist?
Aktivieren Sie Nur prüfen und starten Sie die Umwandlung: Sie erhalten einen Bericht zur gewählten Stufe, ohne dass die Datei verändert wird. Acrobat zeigt außerdem einen PDF/A-Hinweis an, wenn eine Datei Konformität angibt. Die Angabe in den Metadaten ist aber nicht dasselbe wie eine bestandene Validierung.
Muss ich Formulare vor der Umwandlung in PDF/A reduzieren?
Das ist sinnvoll. PDF/A verlangt für jedes sichtbare Feld ein festes Erscheinungsbild, und viele Archive erwarten, dass abgelegte Dokumente endgültig sind. Wenden Sie zuerst PDF reduzieren an und wandeln Sie dann die reduzierte Kopie hier um.
Ist eine PDF/A größer als eine normale PDF?
Oft etwas, weil jede Schrift eingebettet werden muss und ein Farbprofil hinzukommt. Gerasterte Seiten vergrößern die Datei zusätzlich. Wenn ein Portal auch die Größe begrenzt, komprimieren Sie das Original vor der Umwandlung, denn nachträgliches Komprimieren kann die Konformität zerstören.
| PDF in PDF/A | PDF/A-Konverter | PDF reduzieren |
| PDF komprimieren | PDF in Graustufen | PDF zusammenfügen |
Alle PDF in PDF/A-Tools
Wählen Sie genau das Ziel, das von Ihnen verlangt wurde. Jede der folgenden Seiten ist dasselbe Tool mit anderen Voreinstellungen.
- PDF in PDF/A umwandeln für Einreichung und ArchivierungPDF/A, das Gerichte, Archive und Hochschulen annehmen: PDF/A-1b, 2b, 2u oder 3b, durchsuchbare Scans, bis zu 20 Dateien pro Durchgang.
- PDF in PDF/A umwandelnPDF in PDF/A-1b, 2b, 2u oder 3b umwandeln: Schriften eingebettet, Farbprofil, JavaScript und Verschlüsselung entfernt. Danach mit veraPDF prüfen.