PDF का साइज़ 1 MB करें

एप्लिकेंट ट्रैकिंग सिस्टम, इंट्रानेट फ़ॉर्म और क्लेम पोर्टल अक्सर हर अटैचमेंट के लिए 1 MB की सीमा रखते हैं, क्योंकि इससे स्टोरेज का अनुमान रहता है और मोबाइल पर अपलोड पेज तेज़ रहते हैं। कोर्ट की ई-फ़ाइलिंग में भी साइज़ मायने रखता है: अमेरिकी संघीय अदालतें CM/ECF के ज़रिए PDF में फ़ाइलिंग स्वीकार करती हैं, और हर डिस्ट्रिक्ट की इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलिंग प्रक्रिया में प्रति फ़ाइल अधिकतम साइज़ तय होता है, इसलिए बड़े एग्ज़िबिट को बाँटना या छोटा करना पड़ता है।

ईमेल दूसरा कारण है। अटैचमेंट Base64 में एन्कोड होकर जाते हैं, जो RFC 2045 में परिभाषित MIME एन्कोडिंग है, और इससे वे रास्ते में लगभग एक तिहाई बड़े हो जाते हैं: 1 MB की PDF सर्वर की मैसेज सीमा में लगभग 1.37 MB गिनी जाती है। Gmail की 25 MB और Outlook.com की 20 MB अटैचमेंट सीमा काफ़ी उदार हैं, लेकिन कंपनियों के गेटवे अक्सर इससे कम पर सेट होते हैं, और पाने वाले का सर्वर आपकी भेजी फ़ाइल मना कर सकता है। 1 MB से छोटी फ़ाइल हर जगह पहुँच जाती है।

टेक्स्ट और वेक्टर ड्रॉइंग शायद ही कभी समस्या होते हैं। Word से एक्सपोर्ट किया गया 40 पेज का कॉन्ट्रैक्ट अक्सर कुछ सौ किलोबाइट का ही होता है; वही कॉन्ट्रैक्ट स्कैन करने पर पेजों की फोटो का ढेर बन जाता है। इसलिए जब PDF 1 MB से ऊपर हो, तो देखें कि इमेज कहाँ हैं: स्कैन किए पेज, रिपोर्ट की फोटो, या हर पेज पर दोहराया गया हाई-रेज़ोल्यूशन लोगो।

लंबे स्कैन के लिए ग्रेस्केल में बदलें सबसे ज़्यादा जगह बचाता है। अगर डॉक्यूमेंट फिर भी धुंधला आए, तो सोचें कि क्या हर पेज भेजना ज़रूरी है; जहाँ अनुमति हो वहाँ PDF को 2 MB में कंप्रेस करें अगला कदम है, और बिना क्वालिटी खोए PDF कंप्रेस करने की गाइड हर सेटिंग को विस्तार से समझाती है।