PDF स्प्लिट कैसे करें: पेज रेंज, साइज़ या चैप्टर से

ज़्यादातर लोग PDF स्प्लिटर तब इस्तेमाल करते हैं जब एक ही फ़ाइल कई फ़ाइलों का काम कर रही हो। थीसिस कमेटी को अलग से चैप्टर 3 चाहिए, अकाउंटेंट को हर ग्राहक का इनवॉइस अलग अटैचमेंट में चाहिए, या शीट फ़ीडर से सुबह भर की स्कैनिंग 80 पेज की एक फ़ाइल बन गई है जिसमें लीज़, दो पे-स्लिप और रसीदों का ढेर मिला है। इन सब मामलों में पेजों में कोई गड़बड़ी नहीं है। समस्या बस इतनी है कि एक दस्तावेज़ कहाँ खत्म होता है और अगला कहाँ शुरू होता है, और स्प्लिट करने से कंटेंट को छुए बिना ये सीमाएँ बदल जाती हैं।

चौथा काम स्ट्रक्चर का नहीं, साइज़ का है। नौकरी के आवेदन, इंश्योरेंस क्लेम और यूनिवर्सिटी एडमिशन के अपलोड फ़ॉर्म अक्सर हर फ़ाइल को 2 MB, 5 MB या 10 MB तक सीमित रखते हैं, और Gmail में अटैचमेंट मिलाकर हर मेल पर 25 MB की सीमा है। 300 DPI पर 40 पेज का स्कैन आसानी से 20 MB पार कर जाता है। उसे ऐसे हिस्सों में बाँटना, जो हर एक सीमा में आए, अक्सर पूरी फ़ाइल को इतना कंप्रेस करने से बेहतर है कि छोटे अक्षर धुँधले हो जाएँ, क्योंकि हर पेज की मूल रेज़ोल्यूशन बनी रहती है।

पेज रेंज सबसे लचीला तरीका है, क्योंकि आप ठीक बताते हैं कि हर कट कहाँ लगेगा। आम सिंटैक्स कॉमा से अलग की गई सूची है जिसमें हाइफ़न रेंज के पहले और आखिरी पेज को जोड़ता है, इसलिए 1-3, 7, 9-12 का मतलब है पेज 1 से 3, अकेला पेज 7 और पेज 9 से 12। कुछ टूल हर रेंज की अलग फ़ाइल बनाते हैं, यानी यहाँ तीन फ़ाइलें; कुछ सारे बताए पेज एक 8 पेज की PDF में जमा कर देते हैं। पहले फ़ील्ड का लेबल पढ़ लें, क्योंकि एक ही टेक्स्ट से अलग नतीजे मिलते हैं।

हर पेज की एक फ़ाइल और हर N पेज पर बाँटना मशीनी विकल्प हैं। इनमें किसी योजना की ज़रूरत नहीं, बस पेज गिनती चाहिए, और ये उन ढेरों के लिए ठीक हैं जिनमें हर दस्तावेज़ की लंबाई बराबर है। दो पेज के फ़ॉर्म के 60 पेज के स्कैन को हर 2 पेज पर बाँटने से 30 फ़ाइलें बनती हैं, और कुल संख्या बराबर न बँटे तो आखिरी हिस्से में बचे हुए पेज रहते हैं। फ़ाइल साइज़ के अनुसार बाँटना उल्टे ढंग से काम करता है: टूल एक हिस्से में पेज जोड़ता रहता है जब तक अगला पेज उसे सीमा से ऊपर न कर दे, फिर नया हिस्सा शुरू करता है, इसलिए हिस्सों में पेज अलग-अलग होते हैं पर हर एक अपलोड फ़ॉर्म में आ जाता है।

बुकमार्क के अनुसार बाँटना दस्तावेज़ की आउटलाइन पर निर्भर है, यानी क्लिक करने लायक विषय-सूची जो ज़्यादातर व्यूअर साइडबार में दिखाते हैं। PDF स्टैंडर्ड ISO 32000 इसे आउटलाइन कहता है, और हर टॉप-लेवल एंट्री एक पेज की ओर इशारा करती है। स्प्लिटर इन्हीं पेजों पर नई फ़ाइल शुरू कर सकता है और उसे एंट्री के नाम पर रख सकता है, जिससे पेज गिने बिना 400 पेज का मैनुअल चैप्टरों में बँट जाता है। स्कैन और कई एक्सपोर्ट की गई रिपोर्टों में आउटलाइन नहीं होती, तब आपको फिर पेज रेंज पर आना पड़ता है।

एक कट के लिए शायद अलग टूल की ज़रूरत न पड़े। हर डेस्कटॉप ऑपरेटिंग सिस्टम किसी पेज रेंज को नई PDF में प्रिंट कर सकता है, और macOS Preview में पेज खींचकर बाहर भी निकाले जा सकते हैं। दिक्कत यह है कि प्रिंट करने से पेज दोबारा रेंडर होते हैं: नई फ़ाइल में आमतौर पर बुकमार्क, इंटरनल लिंक और भरने लायक फ़ील्ड नहीं रहते, और स्कैन किया पेज दोबारा कंप्रेस हो सकता है। ईमेल में लगाने वाले दो पेज के अंश के लिए यह ठीक है, पर फ़ॉर्म फ़ील्ड वाले कॉन्ट्रैक्ट या ऐसे मैनुअल के लिए कम ठीक है जिसके पाठक आउटलाइन पर निर्भर हैं।

इंस्टॉल किए ऐप्स में Adobe Acrobat अपवाद है, क्योंकि उसकी स्प्लिट कमांड पेज प्रिंट करने के बजाय कॉपी करती है। यह Organize Pages टूल में है और पेजों की संख्या, फ़ाइल साइज़ और टॉप-लेवल बुकमार्क के अनुसार बाँटने देती है। मुफ़्त Acrobat Reader PDF खोल और प्रिंट कर सकता है पर बाँट नहीं सकता, इसलिए Organize Pages के रास्ते के लिए Acrobat का पेड प्लान चाहिए। नीचे के टैब हर रास्ते के सही क्लिक बताते हैं।

Chromebook, ऐसे ऑफ़िस PC जहाँ सॉफ़्टवेयर इंस्टॉल नहीं कर सकते, या फ़ोन पर ब्राउज़र टूल ही व्यावहारिक रास्ता है, और वह वो करता है जो प्रिंट डायलॉग नहीं कर पाता: एक ही बार में कई कट, और दस्तावेज़ का ढाँचा सुरक्षित। UltKit PDF स्प्लिटर में आप 95 MB तक की एक PDF अपलोड करते हैं, एक बाँटने का तरीका चुनते हैं और उसके लिए दिखने वाला एक फ़ील्ड भरते हैं। पहले फ़ाइल को थंबनेल साइडबार वाले किसी व्यूअर में खोलकर देख लें कि हर दस्तावेज़ कहाँ से शुरू होता है; आप जो पेज नंबर लिखते हैं वे फ़ाइल में पेज की जगह हैं, 1 से गिनकर, न कि पेज के फ़ुटर में छपे नंबर।

तरीकों के नाम ऊपर के पाँच स्प्लिट से मेल खाते हैं। कस्टम रेंज रेंज फ़ील्ड की हर रेंज को उसकी अपनी PDF बना देता है, इसलिए 1-3, 7, 9-12 से तीन फ़ाइलें मिलती हैं। पेज निकालें इसी तरह की सूची लेकर उससे एक नई PDF बनाता है। हर पेज, हर N पेज पर, प्रति फ़ाइल अधिकतम साइज़ और बुकमार्क (अध्याय) के अनुसार बाकी तरीके संभालते हैं, जिनमें हर फ़ाइल में पेज 1 से 1,000 और अधिकतम फ़ाइल साइज़ 1 से 100 MB तक लेता है।

डुप्लेक्स स्कैनर हर शीट के दोनों तरफ़ स्कैन करता है, इसलिए 20 शीट का ढेर 40 पेज की PDF बन जाता है: पेज 1 पहली शीट का अगला हिस्सा, पेज 2 उसका पिछला हिस्सा, पेज 3 दूसरी शीट का अगला हिस्सा, और इसी तरह आगे। स्प्लिट करते समय यह क्रम मायने रखता है। अगर हर शीट अलग डॉक्यूमेंट है, जैसे दोनों तरफ़ छपे फ़ॉर्म का ढेर, तो हर 2 पेज पर स्प्लिट करें; हर शीट अपने पिछले हिस्से के साथ अलग फ़ाइल बन जाएगी। अगर सारे पिछले हिस्से खाली हैं, तो आपको शायद सिर्फ़ विषम (odd) पेज चाहिए, जिससे सारे खाली पेज एक ही बार में हट जाते हैं।

विषम पेज निकालना रेंज का काम है। पेज निकालें में 1, 3, 5, 7 जैसी सूची लिखने पर अगले हिस्सों से एक PDF बन जाती है, और 100 पेज के स्कैन के सारे विषम पेज भी 300 अक्षरों की सीमा में आराम से आ जाते हैं। Acrobat के प्रिंट डायलॉग में More Options के अंदर Odd or Even Pages नाम की सेटिंग भी है, जिसे आप PDF प्रिंटर के साथ इस्तेमाल कर सकते हैं, बशर्ते डॉक्यूमेंट में बचाने लायक लिंक या फ़ील्ड न हों। सम (even) पेज से सिर्फ़ पिछले हिस्से मिलते हैं, जो तब काम आते हैं जब किसी ने छपे फ़ॉर्म के पीछे नोट्स लिखे हों।

सिंगल-साइडेड स्कैनर में समस्या अलग होती है। अगर आपने पहले सारे अगले हिस्से स्कैन किए, फिर ढेर पलटकर पिछले हिस्से स्कैन किए, तो फ़ाइल में पहले अगले हिस्से और उसके बाद पिछले हिस्से उलटे क्रम में होंगे। स्प्लिट करने से यह ठीक नहीं होगा; अगले और पिछले हिस्सों को आपस में मिलाना पड़ेगा, जो मर्ज का काम है। फ़ाइल को अगले हिस्सों वाले आधे और पिछले हिस्सों वाले आधे में बाँटें, उन्हें दोबारा जोड़ें, और आख़िरी शीट जाँच लें, क्योंकि उलटे ढेर में गड़बड़ी आमतौर पर वहीं होती है।

जो स्प्लिट पेज को प्रिंट करने के बजाय कॉपी करता है, वह डॉक्यूमेंट का स्ट्रक्चर हर हिस्से में ले जा सकता है, लेकिन उसका कुछ भाग उन पेजों पर निर्भर करता है जो अब उस हिस्से में नहीं हैं। पेज 45 की ओर इशारा करने वाला बुकमार्क उसी हिस्से में रहेगा जिसमें पेज 45 है, और कहीं नहीं। पेज 3 से पेज 60 का लिंक, जब वे पेज अलग फ़ाइलों में हों, कहीं पहुँच नहीं सकता, इसलिए वह दिखता रहता है पर कुछ करता नहीं। डिजिटल सिग्नेचर सबसे सख़्त मामला है: सिग्नेचर पूरी साइन की गई फ़ाइल के बाइट्स को कवर करता है, इसलिए साइन किए गए कॉन्ट्रैक्ट से काटा गया हिस्सा साइन किया हुआ मान्य नहीं होगा।

फ़ाइल नाम वह चीज़ है जिसे लोग छोड़ देते हैं और बाद में पछताते हैं। split_1.pdf से split_12.pdf जैसे नाम पाने वाले को हर फ़ाइल खोलकर देखना पड़ता है कि उसमें क्या है। जब किसी को हिस्सों को मूल फ़ाइल से जोड़कर देखना हो तो नाम पेज रेंज से रखें, जब क्रम सामग्री से ज़्यादा ज़रूरी हो तो पार्ट नंबर से, और जब हिस्से चैप्टर हों तो बुकमार्क के शीर्षक से। नीचे की सूची में हर तत्व और उसे नियंत्रित करने वाली सेटिंग दी गई है।

जब तक आप हिस्से सँभालकर रखते हैं, स्प्लिट पूरी तरह पलटा जा सकता है। पेज बिना बदलाव के कॉपी होते हैं, इसलिए हिस्सों को क्रम से वापस मर्ज करने पर वही पेज, वही टेक्स्ट और वही इमेज वाली फ़ाइल मिलती है जो मूल में थी। फ़र्क़ सिर्फ़ आउटलाइन में हो सकता है, क्योंकि हर हिस्से में सिर्फ़ अपने पेजों के बुकमार्क थे। अगर आपने 2 MB की सीमा वाले अपलोड के लिए फ़ाइल चार हिस्सों में बाँटी है, तो पाने वाला दफ़्तर PDF के हिस्से मर्ज करें से उन्हें बिना किसी नुकसान के एक फ़ाइल में जोड़ सकता है, और हमारी गाइड PDF फ़ाइलें कैसे मर्ज करें में क्रम और बुकमार्क की पूरी जानकारी है।

हर हिस्सा खोलकर जाँच लेने तक मूल फ़ाइल रखें। सिर्फ़ उसी में पूरी आउटलाइन, हिस्सों के बीच के लिंक और डिजिटल सिग्नेचर मौजूद हैं, और बारह टुकड़ों से उसे दोबारा बनाने से मूल फ़ाइल से दोबारा स्प्लिट करना कहीं आसान है। अगर स्प्लिट के बाद भी कोई हिस्सा पोर्टल के लिए बड़ा है, तो पूरे डॉक्यूमेंट के बजाय सिर्फ़ उसी हिस्से को PDF कंप्रेस करें से गुज़ारें, ताकि बाकी हिस्सों की इमेज क्वालिटी बनी रहे।

स्प्लिट के काम में अक्सर वही फ़ाइलें होती हैं जिन्हें आप सबसे कम लीक होने देना चाहेंगे: बैंक स्टेटमेंट, मेडिकल रिकॉर्ड और कॉन्ट्रैक्ट। UltKit पर फ़ाइलें प्रोसेस होने के 30 मिनट बाद डिलीट हो जाती हैं, अकाउंट नहीं बनाना पड़ता और कुछ इंस्टॉल नहीं करना पड़ता। जिन रिकॉर्ड को आप किसी तीसरे पक्ष से साझा नहीं कर सकते, उनके लिए Preview या Acrobat लोकल में इस्तेमाल करें और ऊपर बताई सीमाएँ स्वीकार करें।

ज़्यादातर नाकाम स्प्लिट चार कारणों से होते हैं: फ़ाइल पर पासवर्ड, फ़ाइल की अपनी गिनती से मेल न खाने वाले पेज नंबर, स्कैनर से आए खाली पेज, या ऐसा पेज जो आपके माँगे गए साइज़ से बड़ा है। हर एक का सीधा हल है, और किसी के लिए भी स्कैन दोबारा नहीं करना पड़ता।