Excel do Wordu: seznamy pro hromadnou korespondenci a tabulky

Q: Zachovají se sloučené buňky a barvy?

Při nastavení **Formátování** na Zachovat vše se do tabulky ve Wordu přenesou sloučené buňky záhlaví, výplně, ohraničení i tučný text. Podmíněné formátování se použije jako barvy, které zobrazovalo v okamžiku převodu, nikoli jako pravidlo.

Tabulka z Excelu se do Wordu dostane jednou ze dvou cest: jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci, nebo jako hotová tabulka vložená do zprávy. Tato stránka převede sešit na tabulku ve formátu .docx a vysvětlí, kdy převod vynechat a místo něj použít hromadnou korespondenci.

nebo sem přetáhněte soubory PDF, DOC, DOCX … ·

Max. 95 MB na soubor· Až 20 souborů· Smazáno po 30 minutách

Výstup

Převést na

Formátování

Soubory se zpracovávají na našich serverech a po 30 minutách se smažou.

Jak nástroj používat

1
Nahrajte sešit
Nahrajte jeden nebo více souborů .xlsx, .xls či .ods. Každý může mít až 95 MB a do fronty lze zařadit 20 souborů najednou.
2
Vyberte listy
Tato stránka převádí pouze první list, na kterém bývá většina seznamů adres a kontaktů. Přepnutím volby Listy tabulky na Všechny listy získáte jednu sekci pro každý list.
3
Převeďte a otevřete ve Wordu
Stiskněte Převést na DOCX. Řádky se objeví jako upravitelná tabulka ve Wordu se zachovanou šířkou sloupců, tučnými záhlavími a stínováním buněk.

Odpověď

Jak dostat data z Excelu do Wordu?

Pro dopisy, obálky nebo štítky ponechte soubor .xlsx a spusťte hromadnou korespondenci na kartě Korespondence ve Wordu. Pro tabulku, kterou budete upravovat v dokumentu, nahrajte sešit sem a stiskněte Převést na DOCX.

Hromadná korespondence z Excelu do Wordu krok za krokem

Hromadná korespondence je mnohem starší než formát .xlsx; textové procesory ji nabízely už na začátku 80. let. Dnešní postup ve Wordu je na kartě Korespondence, která přišla s Office 2007, tedy ve verzi, jež udělala z XLSX a DOCX výchozí formáty. Princip je jednoduchý: jeden řádek v Excelu odpovídá jednomu dopisu, obálce nebo štítku ve Wordu.

Nejprve připravte list. Řádek 1 musí obsahovat názvy sloupců, například Jmeno, Ulice a Mesto, bez prázdných řádků nad ním a bez sloučených buněk v záhlaví. Poté ve Wordu zvolte Spustit hromadnou korespondenci, vyberte Dopisy nebo Štítky, přes Vybrat příjemce > Použít existující seznam otevřete sešit a vyberte list. Pole vložíte pomocí Vložit slučovací pole, několik záznamů zkontrolujete přes Náhled výsledků a dokončíte přes Dokončit a sloučit pro tisk nebo vytvoření jednoho dokumentu pro každý řádek.

Pokud seznam míří do telefonu nebo e-mailového klienta, ne na papír, není hromadná korespondence správný nástroj. Excel do VCF promění stejné řádky v vizitky kontaktů, které telefony importují přímo.

Hromadná korespondence, nebo převedená tabulka ve Wordu: co potřebujete

Hromadná korespondence

Excel zůstává zdrojem dat

Word načte sešit a vaši šablonu zopakuje pro každý řádek.

Výsledkem je mnoho dopisů, obálek nebo štítků
Seznam upravíte v Excelu a sloučíte znovu
Vyžaduje Word ve Windows nebo na Macu

Převod

List se stane tabulkou

Řádky se jednorázově zkopírují do souboru .docx jako běžná tabulka ve Wordu.

Výsledkem je jeden dokument
Buňky upravíte přímo ve Wordu, Dokumentech Google nebo LibreOffice
Bez propojení se sešitem

Proč se velký list nevejde do jedné tabulky ve Wordu

řádků na list Excelu od verze Excel 2007: 1 048 576
sloupců na list Excelu (A až XFD): 16 384
sloupců povolených v jedné tabulce Wordu: 63

XLSX

Sešit Microsoft Excel

XLSX je výchozí formát sešitů Microsoft Excel od Office 2007, založený na standardu Office Open XML. Ukládá více listů, vzorce, formátování, grafy, kontingenční tabulky a ověření dat v balíčku ZIP s XML. Podporuje přes milion řádků na list a je výchozím formátem pro výměnu firemních tabulek. XLSX otevřou Tabulky Google, LibreOffice i Numbers, makra a pokročilé funkce se však nemusí přenést.

Komprese: –
Průhlednost: –
Animace: –
Představeno: 2007 · Microsoft

Převodník XLSX

DOCX

Dokument Microsoft Word

DOCX je výchozí formát dokumentů Microsoft Wordu od Office 2007, založený na standardu Office Open XML (ECMA-376, ISO/IEC 29500). Je to balíček ZIP se soubory XML, který obsahuje text, styly, obrázky, tabulky, komentáře a sledované změny. Je to nejběžnější formát upravitelných dokumentů v kancelářích, školách i při výběrových řízeních. Rozvržení se může mezi Wordem, Google Docs, LibreOffice a Pages mírně lišit, zejména u složitého formátování. DOCX otevře většina textových editorů.

Komprese: –
Průhlednost: –
Animace: –
Představeno: 2007 · Microsoft

Převodník DOCX

Soubory Excelu se převádějí do Wordu, když se řádky dat mají stát něčím, co lidé čtou: tabulkou ve zprávě, dopisem pro každý řádek přes hromadnou korespondenci nebo štítky vytištěnými ze seznamu adres.

Před převodem list zmenšete

Sešit s tisíci řádků se ve Wordu změní na tabulku dlouhou stovky stran, která se pomalu posouvá i tiskne. Vyfiltrujte potřebné řádky, zkopírujte je na nový list a převeďte ten, nebo pošlete všechna data jako Excel do HTML pro stránku, kterou lze procházet v prohlížeči.

Otázky k převodu Excelu do Wordu

Musím před hromadnou korespondencí převést Excel do Wordu?

Ne. Word umí načíst soubor .xlsx přímo jako seznam příjemců přes Korespondence > Vybrat příjemce > Použít existující seznam. Převádějte jen tehdy, když chcete mít tabulku přímo v dokumentu, například ceník v nabídce.

Proč jsou procenta a data ve sloučených dopisech špatně?

Hromadná korespondence načítá uloženou hodnotu, ne to, co buňka zobrazuje, takže 25% dorazí jako 0,25 a datum může dorazit v americkém pořadí. Naformátujte tyto sloupce v Excelu jako Text před sloučením, nebo do pole sloučení přidejte přepínač obrazu, například \# "0%".

Co se stane se vzorci, když se list změní na tabulku ve Wordu?

Tabulky ve Wordu nemají živé vzorce navázané na buňky, takže každý vzorec nahradí hodnota, kterou Excel naposledy vypočítal. Pokud jste změnili vstupy, nejprve sešit přepočítejte a uložte.

Můj list má 80 sloupců. Vejde se?

Tabulka ve Wordu může mít nejvýše 63 sloupců a už 15 sloupců se na výšce orientované stránce špatně čte. V Excelu skryjte nebo smažte sloupce, které nepotřebujete, nebo použijte Excel do PDF, pokud potřebujete jen tisknutelnou kopii.

Můžu ze seznamu v Excelu vytvořit poštovní štítky?

Ano, jde však o hromadnou korespondenci, ne o převod. Ve Wordu zvolte Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > Štítky, vyberte dodavatele štítků a číslo produktu vytištěné na archu a pak zadejte svůj sešit.

Zachovají se sloučené buňky a barvy?

Při nastavení Formátování na Zachovat vše se do tabulky ve Wordu přenesou sloučené buňky záhlaví, výplně, ohraničení i tučný text. Podmíněné formátování se použije jako barvy, které zobrazovalo v okamžiku převodu, nikoli jako pravidlo.