Excel থেকে Word: মেইল মার্জ লিস্ট ও টেবিল
স্প্রেডশিট দুইভাবে Word-এ যায়: মেইল মার্জের ডেটা সোর্স হিসেবে, অথবা রিপোর্টে বসানো একটি তৈরি টেবিল হিসেবে। এই পেজটি ওয়ার্কবুককে একটি .docx টেবিলে কনভার্ট করে, আর কখন কনভার্ট না করে সরাসরি মার্জ করা উচিত তা বুঝিয়ে দেয়।
ডকুমেন্ট কনভার্টার
অথবা PDF, DOC, DOCX … ফাইল এখানে ড্রop করুন ·
প্রতি ফাইল সর্বোচ্চ 95 MB· সর্বোচ্চ 20টি ফাইল· 30 মিনিট পরে মুছে ফেলা হয়
ফাইল আমাদের সার্ভারে প্রসেস করা হয় এবং 30 মিনিট পরে মুছে ফেলা হয়।
150 DPI-তে একটি A4 পৃষ্ঠা প্রায় 1240 × 1754 px হয়। প্রিন্টের জন্য 300 ব্যবহার করুন।
পুরো ফাইল অথবা শুধু কিছু পৃষ্ঠা বা স্লাইড রূপান্তর করুন (PDF ও প্রেজেন্টেশন ইনপুটের জন্য)।
রূপান্তরের পৃষ্ঠা বা স্লাইড, যেমন 1-3, 5, 8-10।
UTF-8 সব ভাষায় কাজ করে। Windows-এর Excel বা Notepad-এ অক্ষর এলোমেলো দেখালে BOM সহ UTF-8 বেছে নিন; পুরনো এনকোডিং শুধু পুরনো সফটওয়্যারের জন্য।
macOS, Linux ও কোড এডিটরের জন্য LF; ক্লাসিক Notepad-এর মতো পুরনো Windows প্রোগ্রামের জন্য CRLF।
কমা সাধারণ মান। যেসব দেশে দশমিকে কমা লেখা হয় (জার্মানি, ফ্রান্স, ব্রাজিল), সেখানে Excel-এর জন্য সেমিকোলন ব্যবহার করুন।
একাধিক শিটের Excel ইনপুট: সবগুলো রূপান্তর করুন (প্রতি শিটে একটি সেকশন বা ফাইল) অথবা শুধু প্রথমটি।
এই টুল কীভাবে ব্যবহার করবেন
- 1
ওয়ার্কবুক আপলোড করুন
এক বা একাধিক .xlsx, .xls বা .ods ফাইল দিন। প্রতিটি ফাইল সর্বোচ্চ 95 MB হতে পারবে, আর একসাথে 20টি ফাইল সারিতে রাখা যাবে।
- 2
শিটগুলো বেছে নিন
এই পেজ শুধু প্রথম শিটটি কনভার্ট করে, কারণ ঠিকানা ও যোগাযোগের তালিকা বেশিরভাগ সময় সেখানেই থাকে। প্রতিটি শিটের জন্য আলাদা অংশ পেতে স্প্রেডশিটের শিট অপশনটি All sheets-এ বদলান।
- 3
কনভার্ট করে Word-এ খুলুন
DOCX-এ কনভার্ট করুন চাপুন। সারিগুলো Word-এর সম্পাদনাযোগ্য টেবিল হিসেবে আসবে, কলামের প্রস্থ, বোল্ড হেডার ও সেলের রং অক্ষত থাকবে।
Excel-এর ডেটা Word-এ কীভাবে আনব?
চিঠি, খাম বা লেবেলের জন্য .xlsx রেখে Word-এর Mailings ট্যাব থেকে মেইল মার্জ চালান। ডকুমেন্টের ভেতরে সম্পাদনার টেবিল চাইলে এখানে ওয়ার্কবুক আপলোড করে DOCX-এ কনভার্ট করুন চাপুন।
Excel থেকে Word এ মেইল মার্জ, ধাপে ধাপে
মেইল মার্জ .xlsx ফরম্যাটের চেয়ে অনেক পুরোনো; ১৯৮০-র দশকের শুরুতেই ওয়ার্ড প্রসেসরে এটি ছিল। Word-এ বর্তমান পদ্ধতি Mailings ট্যাবে, যা Office 2007-এ এসেছিল, একই সংস্করণে XLSX ও DOCX ডিফল্ট হয়। ধারণাটি সহজ: Excel-এর একটি সারি মানে Word-এ একটি চিঠি, খাম বা লেবেল।
আগে শিট প্রস্তুত করুন। প্রথম সারিতে FirstName, Street, City-এর মতো কলামের নাম থাকতে হবে; এর উপরে ফাঁকা সারি বা হেডারে মার্জ করা সেল থাকবে না। এরপর Word-এ Start Mail Merge বেছে Letters বা Labels নিন, Select Recipients > Use an Existing List দিয়ে ওয়ার্কবুক খুলে শিট বাছুন। Insert Merge Field দিয়ে ফিল্ড বসান, Preview Results দিয়ে কয়েকটি রেকর্ড দেখুন, শেষে Finish & Merge দিয়ে ছাপুন বা প্রতি সারির জন্য আলাদা ডকুমেন্ট বানান।
তালিকা কাগজে না গিয়ে ফোন বা ইমেইল ক্লায়েন্টে গেলে মার্জ ঠিক টুল নয়। Excel থেকে VCF একই সারিগুলোকে কন্ট্যাক্ট কার্ডে বদলে দেয়, যা ফোন সরাসরি ইম্পোর্ট করে।
মেইল মার্জ নাকি কনভার্ট করা Word টেবিল: আপনার কোনটা দরকার
Excel-ই ডেটার উৎস থাকে
Word ওয়ার্কবুক পড়ে এবং প্রতি সারির জন্য আপনার টেমপ্লেট একবার করে পুনরাবৃত্তি করে।
- ফলাফল অনেকগুলো চিঠি, খাম বা লেবেল
- Excel-এ তালিকা সম্পাদনা করে আবার মার্জ করুন
- Windows বা Mac-এ Word লাগে
শিট একটি টেবিল হয়ে যায়
সারিগুলো একবার .docx ফাইলে সাধারণ Word টেবিল হিসেবে কপি হয়।
- ফলাফল একটিমাত্র ডকুমেন্ট
- Word, Google Docs বা LibreOffice-এ সরাসরি সেল সম্পাদনা করুন
- ওয়ার্কবুকের সঙ্গে কোনো সংযোগ থাকে না
বড় শিট কেন একটি Word টেবিলে আঁটে না
- Excel 2007 থেকে প্রতি Excel শিটে সারির সংখ্যা
- 1,048,576
- প্রতি Excel শিটে কলামের সংখ্যা (A থেকে XFD)
- 16,384
- একটি Word টেবিলে অনুমোদিত কলাম
- 63
XLSX
Microsoft Excel ওয়ার্কবুক
XLSX হলো Office 2007 থেকে Microsoft Excel-এর ডিফল্ট ওয়ার্কবুক ফরম্যাট, যা Office Open XML স্ট্যান্ডার্ডের উপর ভিত্তি করে তৈরি। এটি একাধিক শিট, ফর্মুলা, ফরম্যাটিং, চার্ট, পিভট টেবিল ও ডেটা ভ্যালিডেশন XML-এর একটি ZIP প্যাকেজে রাখে। প্রতি শিটে দশ লক্ষের বেশি সারি সাপোর্ট করে এবং ব্যবসায়িক স্প্রেডশিটের ডিফল্ট আদান-প্রদান ফরম্যাট। Google Sheets, LibreOffice ও Numbers XLSX খুলতে পারে, তবে ম্যাক্রো ও উন্নত ফিচার নাও আসতে পারে।
- কম্প্রেশন
- –
- স্বচ্ছতা (ট্রান্সপারেন্সি)
- –
- অ্যানিমেশন
- –
- প্রবর্তনের সাল
- 2007 · Microsoft
DOCX
Microsoft Word ডকুমেন্ট
DOCX হলো Office 2007 থেকে Microsoft Word-এর ডিফল্ট ডকুমেন্ট ফরম্যাট, যা Office Open XML স্ট্যান্ডার্ড (ECMA-376, ISO/IEC 29500)-এর ওপর ভিত্তি করে তৈরি। এটি XML ফাইলের একটি ZIP প্যাকেজ, যাতে টেক্সট, স্টাইল, ছবি, টেবিল, মন্তব্য ও ট্র্যাক করা পরিবর্তন থাকে। অফিস, স্কুল ও চাকরির আবেদনে সম্পাদনাযোগ্য ডকুমেন্টের সবচেয়ে প্রচলিত ফরম্যাট এটি। Word, Google Docs, LibreOffice ও Pages-এর মধ্যে লেআউট সামান্য সরে যেতে পারে, বিশেষ করে জটিল ফরম্যাটিংয়ে। বেশিরভাগ ওয়ার্ড প্রসেসর DOCX ফাইল খোলে।
- কম্প্রেশন
- –
- স্বচ্ছতা (ট্রান্সপারেন্সি)
- –
- অ্যানিমেশন
- –
- প্রবর্তনের সাল
- 2007 · Microsoft
ডেটার সারিকে মানুষের পড়ার উপযোগী করতে Excel ফাইল Word-এ নেওয়া হয়: রিপোর্টের ভেতরে টেবিল, মেইল মার্জে প্রতি সারির জন্য একটি চিঠি, বা ঠিকানার তালিকা থেকে লেবেল ছাপা।
কনভার্ট করার আগে শিট ছোট করে নিন
হাজার হাজার সারির ওয়ার্কবুক Word-এ শত শত পাতার টেবিল হয়ে যায়, যা স্ক্রল ও প্রিন্টে ধীর। দরকারি সারিগুলো ফিল্টার করে নতুন শিটে কপি করে কনভার্ট করুন, অথবা পুরো ডেটা Excel থেকে HTML করে ব্রাউজারে স্ক্রল করার পেজ হিসেবে নিন।
Excel থেকে Word নিয়ে প্রশ্ন
মেইল মার্জের আগে কি Excel থেকে Word এ কনভার্ট করতে হয়?
না। Word সরাসরি .xlsx ফাইলকে প্রাপকের তালিকা হিসেবে পড়তে পারে: Mailings > Select Recipients > Use an Existing List। শুধু তখনই কনভার্ট করুন যখন টেবিলটি নিজেই ডকুমেন্টের ভেতরে চান, যেমন প্রস্তাবনায় মূল্যতালিকা।
মার্জ করা চিঠিতে শতাংশ আর তারিখ ভুল দেখায় কেন?
মেইল মার্জ সেলে যা দেখা যায় তা নয়, সংরক্ষিত মানটি নেয়। তাই 25% আসে 0.25 হয়ে, আর তারিখ আমেরিকান ক্রমে আসতে পারে। মার্জের আগে Excel-এ ওই কলামগুলো Text ফরম্যাটে রাখুন, অথবা মার্জ ফিল্ডে \# "0%"-এর মতো পিকচার সুইচ যোগ করুন।
শিট Word টেবিলে বদলালে ফর্মুলার কী হয়?
Word টেবিলে সেলের সঙ্গে যুক্ত সক্রিয় ফর্মুলা থাকে না, তাই প্রতিটি ফর্মুলার জায়গায় Excel-এর সর্বশেষ গণনা করা মান বসে। ইনপুট বদলালে আগে ওয়ার্কবুক পুনরায় গণনা করে সেভ করুন।
আমার শিটে 80টি কলাম আছে। এটা কি আঁটবে?
একটি Word টেবিলে সর্বোচ্চ 63টি কলাম থাকতে পারে, আর পোর্ট্রেট পেজে 15টি কলামও পড়তে কষ্ট হয়। Excel-এ অপ্রয়োজনীয় কলাম লুকান বা মুছুন, অথবা শুধু প্রিন্টযোগ্য কপি দরকার হলে Excel থেকে PDF করুন।
Excel লিস্ট থেকে কি মেইলিং লেবেল বানানো যায়?
হ্যাঁ, তবে সেটি কনভার্সন নয়, মেইল মার্জের কাজ। Word-এ Mailings > Start Mail Merge > Labels বেছে নিন, শিটে ছাপা লেবেল প্রস্তুতকারক ও প্রোডাক্ট নম্বর নির্বাচন করুন, তারপর আপনার ওয়ার্কবুক যুক্ত করুন।
মার্জ করা সেল আর রং কি থেকে যায়?
ফরম্যাটিং অপশন Keep all থাকলে মার্জ করা হেডার সেল, ফিল, বর্ডার ও বোল্ড লেখা Word টেবিলে চলে আসে। কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নিয়ম হিসেবে নয়, কনভার্সনের সময় দেখানো রং হিসেবে প্রয়োগ হয়।
- XLSX থেকে PDF কনভার্টারঅনলাইনে ফ্রিতে Excel থেকে PDF করুন। চওড়া শিট এক পেজের প্রস্থে, ডিফল্টে ল্যান্ডস্কেপ, সব শিট বা শুধু সক্রিয়টি। Excel লাগবে না।
- Excel থেকে HTML কনভার্টারExcel ওয়ার্কবুক (XLSX, XLS, ODS) ওয়েবসাইট, CMS পেজ ও ইন্ট্রানেটের জন্য HTML টেবিলে কনভার্ট করুন। প্রতি শিটে একটি টেবিল, UTF-8, অ্যাকাউন্ট লাগে না।
- Excel থেকে MD কনভার্টারExcel .xlsx শিটকে README, উইকি, Obsidian নোট বা AI প্রম্পটের জন্য Markdown পাইপ টেবিলে কনভার্ট করুন। সব শিট একসাথে, মান Excel যেমন দেখায় তেমন।
- TXT থেকে Word কনভার্টার.txt নোট, খসড়া ও ট্রান্সক্রিপ্ট Word ডকুমেন্টে বদলান, যা ফরম্যাট করা যায়। বিশেষ ও অ-লাতিন অক্ষর অক্ষত, একসাথে 20টি ফাইল, 30 মিনিট পরে মুছে যায়।
- Excel থেকে VCF কনভার্টারExcel কন্টাক্ট লিস্টকে .vcf vCard ফাইলে কনভার্ট করে iPhone, Android, Google Contacts বা iCloud-এ ইমপোর্ট করুন। XLSX, XLS, ODS ও Numbers চলবে।
- Excel থেকে LaTeX কনভার্টারExcel বা ODS শিটকে পেপার, থিসিস ও Overleaf-এর জন্য LaTeX tabular কোডে রূপান্তর করুন, বিশেষ অক্ষর এস্কেপসহ। আবার টাইপ নয়, অ্যাকাউন্ট নয়।