Як розділити PDF: за сторінками, розміром чи розділами

Більшість людей шукають розділювач PDF, бо один файл виконує роботу кількох. Комісія з дипломної роботи хоче окремо розділ 3, бухгалтер — рахунок кожного клієнта окремим вкладенням, а сканер із автоподавачем перетворив ранок сканування на один 80-сторінковий файл, де змішано договір оренди, дві платіжні відомості та стос чеків. У кожному випадку зі сторінками все гаразд. Проблема лише в тому, де закінчується один документ і починається наступний, а поділ переносить ці межі, не чіпаючи вмісту.

Четверте завдання стосується розміру, а не структури. Форми завантаження для заявок на роботу, страхових випадків і вступу до університету часто обмежують кожен файл до 2 MB, 5 MB або 10 MB, а Gmail дозволяє 25 MB на лист разом із вкладеннями. 40-сторінковий скан із 300 DPI легко перевищить 20 MB. Поділ на частини, кожна з яких вкладається в ліміт, часто кращий за стиснення всього файлу до розмитого дрібного шрифту, адже кожна сторінка зберігає початкову роздільну здатність.

Діапазони сторінок — найгнучкіший поділ, бо ви самі вказуєте, де робити кожен розріз. Типовий синтаксис — список через кому, де дефіс поєднує першу й останню сторінки діапазону, тож 1-3, 7, 9-12 означає сторінки 1–3, сторінку 7 окремо та сторінки 9–12. Деякі інструменти роблять із кожного діапазону окремий файл, тут вийде три файли; інші збирають усі вказані сторінки в один 8-сторінковий PDF. Спершу прочитайте підпис поля, бо той самий текст дає різний результат.

Один файл на сторінку та кожні N сторінок — механічні варіанти. Вони не потребують планування, лише кількість сторінок, і підходять для стосів, де всі документи однакової довжини. 60-сторінковий скан двосторінкових форм, поділений кожні 2 сторінки, дає 30 файлів, а якщо загальна кількість не ділиться націло, остання частина просто містить залишок. Поділ за розміром файлу працює навпаки: інструмент додає сторінки до частини, доки наступна не перевищить ліміт, і тоді починає нову, тож частини мають різну кількість сторінок, але кожна вкладається в форму завантаження.

Поділ за закладками спирається на структуру документа — клікабельний зміст, який більшість переглядачів показує на бічній панелі. Стандарт PDF, ISO 32000, називає його outline, і кожен елемент верхнього рівня вказує на сторінку. Розділювач може починати новий файл на кожній із цих сторінок і називати його за елементом, перетворюючи 400-сторінковий посібник на розділи без підрахунку сторінок. Скани та багато експортованих звітів не мають змісту, і тоді лишаються діапазони сторінок.

Для одного розрізу окремий інструмент може не знадобитися. Кожна настільна ОС уміє друкувати діапазон сторінок у новий PDF, а macOS Preview ще й дозволяє витягати сторінки перетягуванням. Але друк заново відтворює сторінки: новий файл зазвичай втрачає закладки, внутрішні посилання та поля форм, а скановану сторінку можуть стиснути повторно. Для двосторінкового витягу, який ви додасте до листа, це нормально, гірше — для договору з полями форм або посібника, читачі якого користуються змістом.

Adobe Acrobat серед встановлених програм — виняток, бо його команда поділу копіює сторінки, а не друкує. Вона міститься в інструменті «Упорядкувати сторінки» й пропонує поділ за кількістю сторінок, розміром файлу та закладками верхнього рівня. Безкоштовний Acrobat Reader відкриває й друкує PDF, але не ділить їх, тож шлях через «Упорядкувати сторінки» потребує платного плану Acrobat. Вкладки нижче показують точні кроки для кожного способу.

Інструмент у браузері — практичний варіант на Chromebook, робочому ПК, де не можна встановлювати програми, або на телефоні, і він робить те, чого не вміє діалог друку: кілька розрізів за один прохід зі збереженням структури документа. У розділювачі PDF від UltKit ви завантажуєте один PDF до 95 MB, вибираєте Метод поділу й заповнюєте єдине поле, що з’явиться. Спершу відкрийте файл у будь-якому переглядачі з панеллю мініатюр і запишіть, де починається кожен документ; номери сторінок, які ви вводите, — це позиції у файлі, що відлічуються з 1, а не номери, надруковані внизу сторінок.

Назви методів відповідають п’яти поділам вище. Власні діапазони перетворюють кожен діапазон у полі Діапазони на окремий PDF, тож 1-3, 7, 9-12 дає три файли. Видобути сторінки приймає такий самий список і будує з нього один новий PDF. Кожна сторінка, Кожні N сторінок, Макс. розмір файлу та За закладками (розділами) охоплюють решту, де Сторінок у файлі приймає від 1 до 1000, а Макс. розмір файлу — від 1 до 100 MB.

Двосторонній сканер захоплює обидві сторони кожного аркуша, тож стос із 20 аркушів стає 40-сторінковим PDF, де сторінка 1 — лицьова сторона аркуша 1, сторінка 2 — його звортна, сторінка 3 — лицьова аркуша 2 і так далі. Цей порядок важливий під час поділу. Якщо кожен аркуш — окремий документ, як-от стос двосторонніх форм, діліть кожні 2 сторінки, і кожен аркуш стане окремим файлом зі звортною стороною. Якщо всі звортні сторони порожні, імовірно, вам потрібні лише непарні сторінки, що прибере всі порожні сторони за один крок.

Вибір непарних сторінок — це робота з діапазонами. Через Видобути сторінки список на кшталт 1, 3, 5, 7 збирає один PDF із лицьових сторін, а всі непарні сторінки 100-сторінкового скана вільно вміщуються в ліміт 300 символів. Діалог друку Acrobat має окремий параметр підмножини — «Непарні або парні сторінки» у «Додаткових параметрах», який можна поєднати з PDF-принтером, якщо в документі немає посилань чи полів, що треба зберегти. Парні сторінки дають звортні сторони окремо, що корисно, коли хтось робив нотатки на звороті друкованої форми.

Односторонні сканери створюють іншу проблему. Якщо ви відсканували всі лицьові сторони, перевернули стос і відсканували звортні, файл містить лицьові сторони, за якими йдуть звортні у зворотному порядку. Поділ цього не виправить; лицьові й звортні треба чергувати, а це завдання для об’єднання. Поділіть файл на половину лицьових і половину звортних, поєднайте їх заново й перевірте останній аркуш, де перевернуті стоси зазвичай дають збій.

Розділення, яке копіює сторінки, а не друкує їх, може перенести структуру документа в кожну частину, але частина елементів залежить від сторінок, яких у частині вже немає. Закладка, що веде на сторінку 45, має бути лише в тій частині, де є сторінка 45. Посилання зі сторінки 3 на сторінку 60 нікуди не веде, коли ці сторінки опиняються в різних файлах: воно залишається видимим, але не працює. Найсуворіший випадок — цифрові підписи: підпис охоплює байти всього підписаного файлу, тому частина, вирізана з підписаного договору, не пройде перевірку як підписана.

Імена файлів — те, що люди пропускають і про що шкодують. Частини з іменами split_1.pdf … split_12.pdf змушують одержувача відкривати кожну, щоб зрозуміти, що це. Називайте частини за діапазоном сторінок, коли потрібно зіставити їх з оригіналом, за номером частини, коли порядок важливіший за вміст, і за назвою закладки, коли частини — це розділи. Нижче наведено кожен елемент і налаштування, яке ним керує.

Розділення повністю оборотне, якщо ви зберігаєте частини. Оскільки сторінки копіюються без змін, об’єднання частин у правильному порядку дає файл з тими самими сторінками, текстом і зображеннями, що й оригінал. Відрізнятися може лише зміст із закладок, бо кожна частина містила закладки тільки для своїх сторінок. Якщо ви розділили файл на чотири частини через ліміт завантаження 2 MB, одержувач може об’єднати частини PDF назад в один файл без втрат, а наш посібник як об’єднати PDF-файли докладно розповідає про порядок і закладки.

Зберігайте оригінал, доки не відкриєте кожну частину. Це єдина копія, що містить повний зміст, посилання між частинами та цифровий підпис, і розділити оригінал ще раз значно легше, ніж відновлювати його з дванадцяти шматків. Якщо після розділення якась частина все ще завелика для порталу, стисніть PDF лише цієї частини, а не всього документа, щоб інші частини зберегли початкову якість зображень.

Розділення часто стосується файлів, які найменше хочеться виставляти напоказ: банківських виписок, медичних документів і договорів. В UltKit файли видаляються через 30 хвилин після обробки, акаунт створювати не потрібно, нічого встановлювати не треба. Для документів, якими не можна ділитися з третіми особами, користуйтеся локально Preview або Acrobat і враховуйте описані вище обмеження.

Більшість невдалих розділень зводяться до чотирьох причин: пароль на файлі, номери сторінок, що не збігаються з власною нумерацією файлу, порожні сторінки від сканера або сторінка, більша за вказаний розмір. Кожна має пряме рішення, і жодна не потребує повторного сканування.