Як об’єднати PDF на Mac, Windows і в браузері

Найчастіша причина об’єднувати файли — поле завантаження, що приймає лише один файл. На порталах із вакансіями часто є одне місце для «резюме й супровідного листа», заявки на візу чи вступ вимагають усі підтвердні документи одним PDF, а в системах звітності про витрати потрібні форма заявки й усі чеки разом. Якщо прикріпити п’ять файлів замість одного, рецензент може відкрити лише перший, або форма мовчки збереже тільки останній. Об’єднаний файл усуває цей ризик і дає змогу самому вирішити, що читач побачить першим.

Друга причина — зручність читача. Бухгалтеру, який отримав дванадцять місячних рахунків дванадцятьма вкладеннями, доводиться відкривати, друкувати й підшивати кожен; ті самі рахунки, об’єднані за датою, — це один документ для прокручування й одне завдання друку. Так само з розділами книги, відсканованими по одному, окремими PDF, які застосунок для сканування створює за кожен сеанс, або портфоліо, зібраним з аркушів проєктів, експортованих із різних програм.

Об’єднання також спосіб архівації. Завершену папку проєкту з підписаним договором, трьома змінами до замовлення й підсумковим рахунком за кілька років легше знайти одним PDF, названим за клієнтом і датою. Окремо варто тримати лише документи, які мають лишатися незалежно перевірюваними, як-от договори з цифровим підписом, і файли, які різним людям потрібно отримати окремо. Обидва випадки розглянуто нижче.

Кожен інструмент об’єднання, зокрема Preview та Acrobat, ставить сторінки в порядку файлів, які ви йому дали, тож десять секунд планування заощадять повторне об’єднання. Якщо пакет довгий, запишіть потрібний порядок: наприклад, супровідний лист, резюме, потім сертифікати від найновіших, або рахунки від найстаріших до найновіших. Потім перейменуйте файли так, щоб порядок був у самій назві. Початкове двоцифрове число, як-от 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf і 03-degree.pdf, правильно сортується у Finder, File Explorer і майже в кожному діалозі завантаження.

Назви важливі й після об’єднання. Інструменти, що створюють закладку для кожного вхідного файлу, зазвичай беруть її підпис з назви файлу, тож scan0042.pdf стає закладкою, яку ніхто не розуміє. Дайте кожному файлу назву, яку хотіли б бачити на бічній панелі об’єднаного PDF, а самому об’єднаному файлу — таку, яку одержувач зможе підшити без перейменування: ваше ім’я, призначення й дата підійдуть майже для будь-якої заявки.

З поширених настільних систем справжній засіб об’єднання PDF має лише macOS. Preview, типовий переглядач PDF на кожному Mac, показує мініатюри сторінок на бічній панелі, і ви можете перетягнути цілий PDF із Finder на цю панель, щоб вставити його сторінки в місце скидання. Edit > Insert > Page from File робить те саме через меню. Preview зберігає зміни у відкритий файл, тож скористайтеся File > Export as PDF або продублюйте перший файл перед початком, якщо оригінал має лишитися недоторканим.

У Windows 10 і 11 немає команди об’єднання. Найближчий вбудований прийом — принтер Microsoft Print to PDF: виділіть кілька зображень JPG чи PNG у File Explorer, клацніть правою кнопкою й виберіть Print (у Windows 11 — у пункті Show more options), а тоді оберіть цей принтер, щоб отримати один багатосторінковий PDF. Це працює лише із зображеннями, не з наявними PDF. Інструмент Combine Files в Acrobat об’єднує будь-що, але потребує платного плану Acrobat Standard чи Pro; безкоштовний Acrobat Reader файли поєднувати не вміє. Google Drive може зберігати й показувати PDF, але теж не має функції об’єднання.

Коли на комп’ютері немає засобу об’єднання, із завданням упорається браузер без жодного встановлення. Інструмент для об’єднання PDF приймає від 2 до 50 файлів PDF розміром до 95 MB кожен і однаково працює в Chrome на Windows, на Chromebook або в Safari на iPhone, де файли вибирають у застосунку Files. Саме на телефонах браузерний інструмент найкорисніший, бо потрібні файли, наприклад завантажений розрахунковий листок і сфотографований документ, часто вже лежать у завантаженнях телефона.

Найбільше помилок трапляється на кроці впорядкування. Порядок об’єднання визначає послідовність: порядок завантаження йде за списком, який можна змінити перетягуванням; за назвою файлу сортує природно, тож файл 2 іде перед файлом 10; за датою зміни йде за часом останнього збереження кожного файлу. Якщо ви пронумерували файли, як описано вище, найнадійніший вибір — за назвою файлу, бо результат більше не залежить від того, у якому порядку ви їх виділили.

Засіб об’єднання PDF поєднує PDF, тож усе інше спершу потрібно перетворити на PDF. Фото чеків із телефона чи скановане посвідчення перетворіть на сторінки за допомогою фото в PDF: там можна також вибрати розмір сторінки й поля, щоб знімок не лежав на сторінці розміром із вихідний кадр камери. Для паперу, який ви скануєте зараз, посібник про сканування документів у PDF описує роздільну здатність і налаштування кольору, що зберігають читабельність сторінок і не роблять їх величезними.

Документи Word потребують такого ж підходу. Експортуйте з Word через File > Save As > PDF або скористайтеся Word у PDF, якщо Word не встановлено. Якщо конвертувати кожен документ окремо перед об’єднанням, а не вставляти все в один файл Word, у кожного документа збережуться власні шрифти, колонтитули й нумерація сторінок так, як їх задали автори, а також не виникне зсувів верстки, коли стилі кількох файлів стикаються в одному документі.

Різні джерела майже завжди означають різні розміри сторінок. Сторінка US Letter має 8,5 × 11 дюймів (216 × 279 мм), A4 — 210 × 297 мм, а фото з телефона, перетворене на PDF, може мати будь-яку форму. За замовчуванням об’єднання зберігає кожну сторінку у власному розмірі, що на екрані виглядає неохайно, а під час друку дає дивні поля. Установіть Розмір сторінки A4 або Letter, а для параметра Вміст — «Масштабувати за розміром», щоб усі сторінки збігалися. Альбомні сторінки, як-от широкий експорт таблиці, лишаються альбомними; поверніть їх у вихідному файлі, якщо вони надійшли боком.

Закладки — це те, що специфікація PDF називає структурою документа: клікабельний список на бічній панелі переглядача. Під час об’єднання зручно мати одну закладку верхнього рівня на кожен вихідний файл із його назвою, і саме її створює параметр Закладка для кожного файлу. Закладки, що вже є у вихідному файлі, наприклад пункти розділів у звіті, переносяться й лишаються прив’язаними до своїх сторінок. Посилання всередині документа на його власні сторінки продовжують працювати, бо сторінки переміщуються разом.

Форми для заповнення потребують більшої уваги. Кожне поле форми PDF має ім’я, і в межах одного PDF ім’я відповідає одному значенню. Якщо об’єднати дві копії однієї податкової форми або дві форми від одного видавця, поля з однаковими іменами стають пов’язаними: ім’я, введене на сторінці 1, заповнить таке саме поле на сторінці 9. Зробити форми незмінними перетворює заповнені відповіді на звичайний вміст сторінки, тож вони більше не змінюються й не конфліктують. Робіть форми незмінними, коли форму заповнено; залишайте їх редагованими, якщо одержувачу ще треба її заповнити.

Цифрові підписи не переживають об’єднання. Підпис на основі сертифіката охоплює точні байти підписаного файлу, а об’єднання записує новий файл, тож переглядачі повідомлять, що підпис недійсний або відсутній, хоча видиме зображення підпису лишається на сторінці. Намальований або надрукований підпис — це просто вміст сторінки, він переноситься без змін. Якщо для архіву потрібна одна пласка копія без редагованих полів, це нормально; а те, що інша сторона має перевірити, надсилайте як підписаний PDF окремим вкладенням.

Об’єднаний PDF важить приблизно стільки, скільки всі вихідні файли разом, а іноді трохи менше, якщо в них однакові шрифти. Для листа колезі це нормально, але для форм завантаження часто забагато: багато з них обмежують вкладення 2, 5 або 10 MB. Зазвичай причина в сканах: один кольоровий скан у 300 DPI може займати більше місця, ніж текстовий документ на 50 сторінок. Спершу об’єднайте файли, перевірте розмір і лише тоді, якщо він перевищує ліміт, пропустіть результат через стиснути PDF: стиснути один готовий файл швидше, ніж десять, а якість ви оцінюєте лише раз.

Якщо ви близькі до ліміту, перш ніж стискати сильніше, пошукайте сторінки, які вам не потрібні. Видалити порожні сторінки прибирає порожні зворотні боки, які дуплексні сканери створюють для односторонніх аркушів, і це може скоротити сканований пакет на кілька сторінок, а Видалити метадані очищає поля автора й програми у вихідних файлах. Жодна з цих опцій не змінює вигляд решти сторінок, тож варто ввімкнути їх, перш ніж жертвувати якістю зображень заради кілобайтів.

Об’єднання не є незворотним. Сторінки в об’єднаному PDF — ті самі, що ви додали, тож згодом файл можна розібрати за діапазоном сторінок, наприклад, щоб надіслати сторінки 1–4 одній людині, а решту іншій, або щоб замінити один застарілий сертифікат. У додатковому посібнику як розділити PDF описано поділ за діапазоном, за закладкою й на окремі сторінки. Найпростіше перебудувати пакет із заміною одного документа, якщо зберігати вихідні файли в папці поруч з об’єднаним.

Питання слушне, адже пакети документів часто містять посвідчення особи, банківські виписки й адреси. Важливо, що відбувається з файлами після об’єднання. В UltKit завантаження передаються через HTTPS, об’єднаний файл доступний для завантаження 30 хвилин після обробки, а потім і вихідні файли, і результат видаляються із сервера. Облікового запису немає, тож нічого не пов’язано з профілем, а файли не використовуються ні для чого, окрім створення вашого завантаження.

Для документів, які не мають залишати ваш комп’ютер, як-от медичні записи, на які поширюється політика роботодавця, використовуйте Preview на Mac або настільну програму, а перед завантаженням чогось на роботі перевірте правила своєї організації. Для щоденних пакетів у будь-якому онлайн-інструменті шукайте дві речі: короткий строк зберігання й відсутність реєстрації. Коли об’єднаний файл готовий, пароль на відкриття перед надсиланням електронною поштою захистить його й під час передачі.