Come dividere un PDF per pagine, dimensione o capitoli

Di solito si cerca un divisore di PDF perché un unico file svolge il lavoro di più documenti. La commissione di tesi vuole il capitolo 3 da solo, il commercialista vuole la fattura di ogni cliente come allegato separato, oppure uno scanner con alimentatore ha trasformato una mattinata di scansioni in un file di 80 pagine che mescola un contratto di affitto, due buste paga e una pila di ricevute. In ogni caso le pagine sono a posto. Il problema è solo dove finisce un documento e inizia il successivo, e dividere sposta quei confini senza toccare il contenuto.

Il quarto caso riguarda le dimensioni più che la struttura. I moduli di caricamento per candidature, rimborsi assicurativi e iscrizioni universitarie spesso limitano ogni file a 2 MB, 5 MB o 10 MB, e Gmail consente 25 MB per messaggio, allegati compresi. Una scansione di 40 pagine a 300 DPI può superare facilmente i 20 MB. Dividerla in parti che rientrano nel limite è spesso meglio che comprimere l'intero file fino a rendere sfocati i caratteri piccoli, perché ogni pagina mantiene la risoluzione originale.

Gli intervalli di pagine sono la divisione più flessibile, perché si indica esattamente dove avviene ogni taglio. La sintassi usuale è un elenco separato da virgole in cui un trattino unisce la prima e l'ultima pagina di un intervallo, quindi 1-3, 7, 9-12 indica le pagine da 1 a 3, la pagina 7 da sola e le pagine da 9 a 12. Alcuni strumenti creano un file per ogni intervallo, qui tre file; altri raccolgono tutte le pagine indicate in un solo PDF di 8 pagine. Conviene leggere prima l'etichetta del campo, perché lo stesso testo produce risultati diversi.

Un file per pagina e ogni N pagine sono le opzioni meccaniche. Non richiedono pianificazione, solo un numero di pagine, e vanno bene per pile in cui ogni documento ha la stessa lunghezza. Una scansione di 60 pagine di moduli di due pagine, divisa ogni 2 pagine, dà 30 file, e se il totale non è divisibile l'ultima parte contiene semplicemente il resto. La divisione per dimensione funziona al contrario: lo strumento continua ad aggiungere pagine a una parte finché la pagina successiva supererebbe il limite, poi ne inizia una nuova; così le parti hanno un numero diverso di pagine, ma ciascuna rientra nel modulo di caricamento.

La divisione per segnalibri si basa sull'indice del documento, il sommario cliccabile che molti visualizzatori mostrano in una barra laterale. Lo standard PDF, ISO 32000, lo chiama outline, e ogni voce di primo livello punta a una pagina. Un divisore può iniziare un nuovo file a ciascuna di queste pagine e nominarlo come la voce, trasformando un manuale di 400 pagine in capitoli senza contare le pagine. Le scansioni e molti report esportati non hanno un indice, e allora si torna agli intervalli di pagine.

Per un singolo taglio può non servire uno strumento a parte. Ogni sistema operativo desktop può stampare un intervallo di pagine in un nuovo PDF, e Anteprima di macOS può anche trascinare fuori pagine da un documento. Il problema è che la stampa ricrea le pagine: il nuovo file di solito perde segnalibri, collegamenti interni e campi compilabili, e una pagina scansionata può essere ricompressa. Va bene per un estratto di due pagine da allegare a un'email, meno per un contratto con campi modulo o un manuale i cui lettori dipendono dall'indice.

Adobe Acrobat è l'eccezione tra le app installate perché il suo comando di divisione copia le pagine invece di stamparle. Si trova nello strumento Organizza pagine e permette di dividere per numero di pagine, per dimensione del file e per segnalibri di primo livello. Acrobat Reader gratuito può aprire e stampare i PDF ma non dividerli, quindi il percorso Organizza pagine richiede un piano Acrobat a pagamento. Le schede qui sotto indicano i passaggi esatti per ciascun percorso.

Uno strumento nel browser è la soluzione pratica su un Chromebook, su un PC aziendale dove non si può installare software o su uno smartphone, e fa ciò che la finestra di stampa non fa: più tagli in un solo passaggio mantenendo la struttura del documento. Con il divisore PDF di UltKit si carica un PDF fino a 95 MB, si sceglie un Metodo di divisione e si compila l'unico campo che compare. Prima conviene aprire il file in un visualizzatore con barra delle miniature e annotare dove inizia ogni documento; i numeri di pagina da digitare sono posizioni nel file, contate da 1, non i numeri stampati a piè di pagina.

I nomi dei metodi corrispondono alle cinque divisioni descritte sopra. Intervalli personalizzati trasforma ogni intervallo del campo Intervalli in un PDF a sé, quindi 1-3, 7, 9-12 dà tre file. Estrai pagine prende lo stesso tipo di elenco e ne ricava un unico nuovo PDF. Ogni pagina, Ogni N pagine, Dimensione massima per file e Per segnalibri (capitoli) coprono il resto, con Pagine per file che accetta da 1 a 1.000 e Dimensione massima del file da 1 a 100 MB.

Uno scanner fronte-retro acquisisce entrambi i lati di ogni foglio, quindi una pila di 20 fogli diventa un PDF di 40 pagine in cui la pagina 1 è il fronte del foglio 1, la pagina 2 il suo retro, la pagina 3 il fronte del foglio 2 e così via. Questo ordine conta quando si divide. Se ogni foglio è un documento separato, come una pila di moduli stampati su due facciate, dividere ogni 2 pagine e ogni foglio diventa un file con il proprio retro. Se tutti i retro sono bianchi, probabilmente servono solo le pagine dispari, che eliminano ogni retro vuoto in un solo passaggio.

Estrarre le pagine dispari è un lavoro da intervalli. Con Estrai pagine, un elenco come 1, 3, 5, 7 crea un PDF con i fronti, e tutte le pagine dispari di una scansione di 100 pagine rientrano comodamente nel limite di 300 caratteri. La finestra di stampa di Acrobat ha un'impostazione apposita, Pagine dispari o pari in Altre opzioni, che si può combinare con una stampante PDF quando il documento non ha collegamenti o campi da conservare. Le pagine pari danno i retro da soli, utili quando qualcuno ha scritto note sul retro di un modulo stampato.

Gli scanner a facciata singola creano un problema diverso. Se si sono scansionati tutti i fronti, girata la pila e scansionati i retro, il file contiene i fronti seguiti dai retro in ordine inverso. La divisione non lo risolve; fronti e retro vanno alternati, e questo è un lavoro di unione. Dividere il file nella metà dei fronti e in quella dei retro, ricombinarle e controllare l'ultimo foglio, dove di solito le pile invertite vanno storte.

Una divisione che copia le pagine, invece di stamparle, può portare la struttura del documento in ogni parte, ma una parte dipende da pagine che la parte non contiene più. Un segnalibro che punta alla pagina 45 appartiene alla parte che contiene la pagina 45 e a nessun'altra. Un collegamento dalla pagina 3 alla pagina 60 non ha dove arrivare quando le pagine sono in file diversi, quindi resta visibile ma non fa nulla. Le firme digitali sono il caso più rigido: una firma copre i byte dell'intero file firmato, quindi una parte ricavata da un contratto firmato non risulterà valida come firmata.

I nomi dei file sono l'aspetto che molti trascurano e poi rimpiangono. Parti chiamate split_1.pdf fino a split_12.pdf costringono il destinatario ad aprirle una per una per capire cosa sono. Conviene nominare le parti per intervallo di pagine quando serve risalire all'originale, per numero di parte quando conta più l'ordine che il contenuto, e per titolo del segnalibro quando le parti sono capitoli. L'elenco qui sotto descrive ogni elemento e l'impostazione che lo controlla.

La divisione è del tutto reversibile finché si conservano le parti. Poiché le pagine vengono copiate invariate, riunire le parti in ordine restituisce un file con le stesse pagine, lo stesso testo e le stesse immagini dell'originale. Può differire l'indice, dato che ogni parte portava solo i segnalibri delle proprie pagine. Se si è diviso in quattro parti un caricamento con limite di 2 MB, l'ufficio ricevente può unire le parti PDF in un solo file senza alcuna perdita, e la nostra guida su come unire file PDF tratta ordine e segnalibri nel dettaglio.

Conservare l'originale finché non si sono aperte tutte le parti. È l'unica copia che mantiene l'indice completo, i collegamenti tra parti e ogni firma digitale, ed è molto più facile dividere di nuovo dall'originale che ricostruirlo da dodici pezzi. Se dopo la divisione una parte è ancora troppo grande per il portale, conviene comprimere il PDF solo per quella parte e non per l'intero documento, così le altre mantengono la qualità originale delle immagini.

Le divisioni riguardano spesso proprio i file che meno si vorrebbe diffondere: estratti conto, cartelle cliniche e contratti. Su UltKit i file vengono eliminati 30 minuti dopo l'elaborazione, non serve creare un account e non si installa nulla. Per documenti che non si possono condividere con terzi, usare Anteprima o Acrobat in locale accettando i limiti descritti sopra.

La maggior parte delle divisioni fallite dipende da quattro cause: una password sul file, numeri di pagina che non corrispondono al conteggio del file, pagine bianche dello scanner, oppure una pagina più grande della dimensione richiesta. Ognuna ha una soluzione diretta e nessuna richiede di rifare la scansione.