Proteggere un PDF con password: apertura, permessi e AES

Il formato PDF prevede due password e gran parte della confusione nasce dal considerarle una sola. La password di apertura, che la specifica chiama password utente, è quella che conta per la riservatezza. Quando è impostata, ogni pagina, immagine, campo modulo e allegato è crittografato e i byte del file sono rumore finché qualcuno non la digita. Se il file viene inoltrato alla persona sbagliata o un portatile viene rubato, non si espone nulla finché la password resta segreta.

La password delle autorizzazioni, detta password del proprietario, funziona in modo diverso. Permette all'autore di disattivare stampa, copia del testo, compilazione dei moduli, commenti o modifica delle pagine. Il documento si apre comunque senza richieste, quindi il lettore vede ogni parola. Le restrizioni sono flag salvati nel file e spetta al visualizzatore rispettarli. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox e Anteprima lo fanno e disattivano le voci di menu corrispondenti. Un visualizzatore o una libreria che ignora i flag può stampare e copiare comunque, perché il contenuto non gli è mai stato nascosto.

In pratica le combinazioni sono tre. Usare solo la password di apertura per tutto ciò che è riservato: buste paga, dichiarazioni dei redditi, referti medici, contratti in trattativa. Usare solo la password delle autorizzazioni per documenti che devono essere pubblici ma difficili da alterare, come un listino prezzi firmato. Usarle entrambe quando solo persone precise possono leggere il file e non devono poterlo modificare, e scegliere due password diverse, altrimenti chi riesce ad aprire il file può anche togliere le restrizioni.

La crittografia dei PDF è stata rivista più volte dalla prima versione del 1994 e i metodi più vecchi restano leggibili per compatibilità. La chiave RC4 a 40 bit di PDF 1.1 può essere forzata con un computer qualsiasi, e l'RC4 a 128 bit di PDF 1.4 usa un cifrario ormai ritenuto non sicuro. AES-128 è arrivato con PDF 1.6 e Acrobat 7. AES-256 è arrivato con Acrobat 9, e Acrobat X ha sostituito il primo schema a 256 bit di Adobe con un controllo della password più robusto: è la versione che ISO 32000-2, lo standard PDF 2.0, mantiene dichiarando obsoleto RC4.

Per quasi tutti la scelta è semplice: AES-256. Tutti i lettori attuali su Windows, macOS, iOS, Android e nei principali browser lo aprono. Passare ad AES-128 solo se un destinatario specifico usa software troppo vecchio per i file a 256 bit, ad esempio un sistema di gestione documentale non aggiornato da quindici anni. In Acrobat il menu Compatibilità fa questa scelta al posto vostro: Acrobat X e successivi significa AES-256, Acrobat 7 e successivi significa AES-128, qualsiasi versione precedente significa RC4.

Forse si possiede già un software in grado di crittografare un PDF. Acrobat Standard e Pro a pagamento offrono i controlli più completi, comprese password di apertura e delle autorizzazioni separate e il menu di compatibilità descritto sopra. Anteprima di macOS può aggiungere entrambe le password nella finestra di esportazione; nelle versioni recenti di macOS l'opzione si trova dietro il pulsante Autorizzazioni, in quelle più vecchie è una singola casella Codifica. Word per Windows può crittografare un PDF mentre lo crea, ma solo con una password di apertura da 6 a 32 caratteri e senza impostazioni di autorizzazione.

Due strumenti molto comuni non hanno alcuna funzione di password. Microsoft Print to PDF, la stampante virtuale integrata in Windows 10 e 11, scrive un file non protetto senza opzioni di sicurezza, e lo stesso vale per la destinazione «Salva come PDF» di Chrome nella finestra di stampa. Se il PDF proviene da uno di questi, crittografarlo in un secondo passaggio. Qualunque strumento si usi, aprire il risultato una volta e verificare che chieda la password; in Acrobat Reader, File > Proprietà > Sicurezza mostra il metodo e le autorizzazioni.

Su un Chromebook, un portatile aziendale senza Acrobat o uno smartphone, uno strumento nel browser fa lo stesso lavoro. Proteggere il PDF con password caricando un file fino a 95 MB: UltKit lo crittografa con AES-256 per impostazione predefinita ed elimina sia il file caricato sia il risultato 30 minuti dopo l'elaborazione. Non c'è nulla da installare né account da creare, un vantaggio su un computer d'ufficio con restrizioni.

Eseguire prima le altre modifiche. Un PDF crittografato non può essere ricompresso o unito senza la password, quindi se il file è troppo grande per il limite di un'email, comprimere il PDF prima di proteggerlo. Se contiene risposte a moduli compilati che non devono cambiare, appiattirlo prima. La crittografia aggiunge solo un piccolo dizionario di sicurezza, quindi la copia protetta ha più o meno le stesse dimensioni dell'originale.

L'errore più comune è inviare la password nella stessa email dell'allegato, o in una seconda email un minuto dopo. Chiunque possa leggere quella casella, anche chi inoltra la conversazione, ha allora entrambe le metà. Usare un canale diverso: inviare il file per email e la password per SMS, dirla a voce in una chiamata o concordarla di persona. Per uno scambio ricorrente, come gli estratti conto mensili allo stesso cliente, concordare una volta una regola per la password e non scriverla mai nel messaggio.

Scegliere una password che il destinatario possa digitare senza errori. Una passphrase di quattro o cinque parole non correlate è più facile da dettare al telefono di una serie di simboli ed è più difficile da indovinare di un nome o di una data di nascita. Evitare dati che i colleghi del destinatario potrebbero scoprire e non riutilizzare la password della propria email o del conto bancario, perché sta per essere condivisa con un'altra persona.

I documenti regolamentati alzano la posta. Fascicoli del personale, cartelle cliniche e atti legali rientrano spesso in norme come l'HIPAA negli Stati Uniti, che indica la crittografia come misura di tutela per i dati sanitari, o l'articolo 32 del GDPR, che cita la crittografia come esempio di sicurezza adeguata. Una password di apertura AES-256 su un allegato email è una parte sensata di questo quadro, ma non basta: la propria organizzazione potrebbe richiedere un portale sicuro, il tracciamento di chi ha ricevuto cosa o un piano di conservazione. Consultare la propria policy prima ancora di scegliere l'email.

La crittografia protegge il file a riposo e in transito. Quando la persona giusta lo apre, il contenuto è sul suo schermo e nulla nel formato PDF può impedire uno screenshot, una foto del monitor col telefono o un riconoscimento del testo eseguito su entrambi. Le restrizioni di stampa non resistono a un visualizzatore che le ignora e, se la stampa è consentita, stampare su una stampante PDF virtuale può produrre una copia non protetta. Considerare le restrizioni una cortesia verso i lettori onesti, non una difesa.

Alcuni dettagli sono visibili anche senza la password. Il nome del file non è mai crittografato, quindi Smith_HIV_results.pdf rivela ciò che un contenuto crittografato nasconde: dare ai file sensibili nomi neutri. Con Crittografa i metadati disattivato, titolo, autore e parole chiave possono essere letti da chiunque. Oggetto dell'email, mittente e destinatario, dimensione dell'allegato e data sono visibili a ogni server di posta lungo il percorso, e un archivio ZIP con crittografia AES nasconde i nomi dei file solo se il formato permette di crittografarli.

Se si conosce la password, rimuoverla è un'operazione di routine. Un estratto conto che si apre ogni settimana, o un documento crittografato da sé e che ora serve modificare, può essere sbloccato con la password nota: digitarla in Password attuale, premere Sblocca e conservare la copia non protetta in un luogo privato. Per cambiare una password, sbloccare il file e proteggerlo di nuovo con quella nuova. Rimuovi solo le restrizioni toglie i limiti di stampa e copia mantenendo la password di apertura.

Una password di apertura dimenticata è un altro discorso, e la risposta onesta è breve. Un PDF crittografato con AES-256 e una password robusta non può essere recuperato da nessuno, nemmeno da Adobe, perché non esiste alcuna chiave master o porta di servizio. I programmi di recupero password funzionano solo provando a indovinare: ci riescono con password deboli e vecchi file RC4 e falliscono contro una passphrase lunga. Chiedere al mittente la password o una nuova copia, cercare la regola per la password nell'email che ha consegnato il file e conservare i propri originali non crittografati in un luogo sicuro.

Ripassare questo elenco una volta per ogni documento. Richiede un minuto e copre gli errori che più spesso rovinano una configurazione altrimenti solida, dal nome del file rivelatore alla password nella stessa casella dell'allegato.