Come unire PDF su Mac, Windows e nel browser

Il motivo più comune per unire i PDF è un campo di caricamento che accetta un solo file. I portali di lavoro hanno spesso un unico spazio per «CV e lettera di presentazione», le domande di visto e di iscrizione universitaria chiedono tutta la documentazione in un solo PDF, e i sistemi per i rimborsi spese vogliono il modulo e tutte le ricevute insieme. Se si allegano cinque file dove ne è previsto uno, chi controlla potrebbe aprire solo il primo, oppure il modulo potrebbe conservare in silenzio solo l'ultimo caricato. Un file unico elimina questo rischio e permette di decidere che cosa il lettore vede per primo.

Il secondo motivo è la comodità di chi legge. Un commercialista che riceve dodici fatture mensili come dodici allegati deve aprire, stampare e archiviare ciascuna; le stesse fatture unite in ordine di data sono un solo documento da scorrere e un solo lavoro di stampa. Lo stesso vale per i capitoli di un libro scansionati uno alla volta, per i PDF separati che un'app di scansione crea a ogni sessione, o per un portfolio composto da schede di progetto esportate da programmi diversi.

Unire è anche un modo per archiviare. La cartella di un progetto concluso, con contratto firmato, tre ordini di modifica e fattura finale, è più facile da ritrovare dopo anni come un unico PDF intitolato al cliente e alla data. I soli casi in cui conviene tenere i file separati sono i documenti che devono restare verificabili in modo indipendente, come i contratti firmati digitalmente, e i file che persone diverse devono ricevere da soli. Entrambi i casi sono ripresi più avanti.

Ogni strumento di unione, compresi Anteprima e Acrobat, dispone le pagine nell'ordine dei file forniti, quindi dieci secondi di pianificazione evitano di dover ripetere l'unione. Se il fascicolo è lungo, conviene annotare l'ordine previsto: lettera di presentazione, CV, poi i certificati dal più recente, per esempio, oppure le fatture dalla più vecchia alla più recente. Poi si rinominano i file in modo che il nome stesso indichi l'ordine. Un numero iniziale a due cifre, come 01-lettera.pdf, 02-cv.pdf e 03-laurea.pdf, si ordina correttamente nel Finder, in Esplora file e in quasi tutte le finestre di caricamento.

I nomi contano anche dopo l'unione. Gli strumenti che creano un segnalibro per ogni file di origine di solito prendono l'etichetta dal nome del file, quindi scan0042.pdf diventa un segnalibro che nessuno capisce. Conviene dare a ogni file il nome che si vorrebbe vedere nella barra laterale del PDF unito, e al file unito un nome che il destinatario possa archiviare senza rinominarlo: nome, scopo e data vanno bene per quasi ogni pratica.

Tra i grandi sistemi desktop, solo macOS include un vero strumento per unire PDF. Anteprima, il visualizzatore PDF predefinito di ogni Mac, mostra le miniature delle pagine in una barra laterale, e si può trascinare un intero PDF dal Finder in quella barra per inserirne le pagine nel punto di rilascio. Modifica > Inserisci > Pagina da file fa lo stesso tramite menu. Anteprima salva le modifiche nel file aperto, quindi per mantenere intatto l'originale conviene usare File > Esporta come PDF, oppure duplicare il primo file prima di iniziare.

Windows 10 e 11 non hanno alcun comando per unire. L'espediente integrato più vicino è la stampante Microsoft Print to PDF: si selezionano più immagini JPG o PNG in Esplora file, si fa clic con il tasto destro e si sceglie Stampa (in Windows 11 sotto Mostra altre opzioni), poi si sceglie quella stampante per ottenere un PDF di più pagine. Funziona solo con le immagini, non con PDF già esistenti. Lo strumento Combina file di Acrobat unisce qualsiasi cosa, ma richiede un piano a pagamento Acrobat Standard o Pro; Acrobat Reader gratuito non può combinare i file. Google Drive può archiviare e mostrare l'anteprima dei PDF, ma non ha nemmeno lui una funzione di unione.

Quando il computer non ha uno strumento di unione, il browser fa il lavoro senza installare nulla. Lo strumento per unire PDF accetta da 2 a 50 file PDF di massimo 95 MB ciascuno e funziona allo stesso modo in Chrome su Windows, su un Chromebook o in Safari su iPhone, dove i file si scelgono dall'app File. Gli smartphone sono il caso in cui un'unione nel browser è più utile, perché i file necessari, come una busta paga scaricata e un documento d'identità fotografato, si trovano spesso già nei download del telefono.

Il passaggio dell'ordine è quello in cui si commettono più errori. Unisci in ordine di decide la sequenza: Ordine di caricamento segue l'elenco, che si può riordinare trascinando; Nome file ordina in modo naturale, quindi il file 2 viene prima del file 10; Data di modifica segue il momento dell'ultimo salvataggio di ciascun file. Se i file sono stati numerati come descritto sopra, Nome file è la scelta più sicura, perché il risultato non dipende più dall'ordine in cui sono stati selezionati.

Un unificatore di PDF combina PDF, quindi tutto il resto deve prima diventare PDF. Per le foto di ricevute fatte con il telefono o per un documento d'identità scansionato, si trasformano le immagini in pagine con da immagine a PDF, che permette anche di scegliere formato pagina e margini, così la foto non sta su una pagina grande quanto l'inquadratura originale. Per la carta che si sta scansionando ora, la guida su come scansionare documenti in PDF tratta risoluzione e impostazioni di colore che mantengono le pagine leggibili senza renderle enormi.

I documenti Word richiedono lo stesso trattamento. Si esporta da Word con File > Salva con nome > PDF, oppure si usa da Word a PDF quando Word non è installato. Convertire ogni documento da solo prima dell'unione, invece di incollare tutto in un unico file Word, mantiene caratteri, intestazioni e numerazione delle pagine di ciascun documento esattamente come li hanno impostati gli autori ed evita gli spostamenti di layout che si verificano quando gli stili di più file si scontrano in un solo documento.

Fonti miste significano quasi sempre formati di pagina misti. Una pagina US Letter misura 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), una pagina A4 210 × 297 mm, e la foto di un telefono trasformata in PDF può avere qualsiasi forma. L'unione mantiene per impostazione predefinita ogni pagina nel suo formato, il che a schermo appare disordinato e in stampa dà margini strani. Impostare Formato pagina su A4 o Letter con Contenuto su Adatta alla pagina per uniformare tutte le pagine. Le pagine orizzontali, come l'esportazione di un foglio di calcolo largo, restano orizzontali; se arrivano di traverso, ruotarle nel file di origine.

I segnalibri sono ciò che la specifica PDF chiama struttura del documento: l'elenco cliccabile nella barra laterale di un visualizzatore. Quando si uniscono i file, l'impostazione utile è un segnalibro di primo livello per ogni file di origine, con il suo nome come etichetta, ed è ciò che crea Un segnalibro per file. I segnalibri già presenti in un file di origine, come le voci dei capitoli di una relazione, vengono mantenuti e restano collegati alle loro pagine. I collegamenti interni a un documento che puntano alle sue pagine continuano a funzionare, perché le pagine si spostano insieme.

I moduli compilabili richiedono più attenzione. Ogni campo di un modulo PDF ha un nome e, all'interno di un PDF, un nome corrisponde a un solo valore. Unendo due copie dello stesso modulo fiscale, o due moduli dello stesso editore, i campi con nomi identici risultano collegati: scrivere un nome a pagina 1 riempie la stessa casella a pagina 9. Appiattisci moduli trasforma le risposte compilate in normale contenuto della pagina, che non può più cambiare né andare in conflitto. Appiattire quando il modulo è finito; lasciarlo non appiattito se il destinatario deve ancora compilarlo.

Le firme digitali non sopravvivono all'unione. Una firma basata su certificato copre i byte esatti del file firmato, e l'unione scrive un nuovo file, quindi i visualizzatori segnaleranno la firma come non valida o mancante anche se l'immagine della firma è ancora visibile sulla pagina. Una firma disegnata o scritta è semplice contenuto della pagina e passa invariata. Se serve una copia piatta senza campi modificabili per un archivio, va benissimo; per tutto ciò che l'altra parte deve verificare, inviare il PDF firmato come allegato a sé.

Un PDF unito pesa più o meno quanto la somma delle sue parti, a volte un po' meno quando le origini condividono i caratteri. Va bene per un'email a un collega, ma spesso è troppo per i moduli di caricamento, molti dei quali limitano gli allegati a 2, 5 o 10 MB. Le pagine scansionate sono la causa abituale: una sola scansione a colori a 300 DPI può occupare più spazio di un documento di testo di 50 pagine. Conviene unire prima, controllare la dimensione e solo poi passare il risultato da comprimi PDF se supera il limite, perché comprimere un solo file finito è più rapido che comprimerne dieci e permette di valutare la qualità una volta sola.

Se si è vicini al limite, prima di comprimere di più conviene cercare le pagine non necessarie. Rimuovi pagine vuote elimina i retri vuoti che gli scanner fronte-retro producono per i fogli stampati su un solo lato, e può togliere diverse pagine da un fascicolo scansionato, mentre Rimuovi i metadati cancella dai file di origine i campi di autore e software. Nessuna delle due opzioni cambia l'aspetto delle pagine restanti, quindi vale la pena attivarle prima di sacrificare la qualità delle immagini in cambio di kilobyte.

Unire non è una strada senza ritorno. Le pagine di un PDF unito sono le stesse che vi sono entrate, quindi il file si può separare in seguito per intervallo di pagine, per esempio per inviare le pagine da 1 a 4 a una persona e il resto a un'altra, o per sostituire un certificato scaduto. La guida complementare su come dividere file PDF tratta la divisione per intervallo, per segnalibro e in singole pagine. Tenere i file di origine originali in una cartella accanto a quello unito resta il modo più semplice per ricostruire un fascicolo sostituendo un documento.

La domanda è legittima, dato che i fascicoli di pratiche contengono spesso documenti d'identità, estratti conto e indirizzi. Conta ciò che accade ai file dopo l'unione. Su UltKit i caricamenti viaggiano su HTTPS, il file unito resta disponibile per il download per 30 minuti dopo l'elaborazione, poi sia le origini sia il risultato vengono eliminati dal server. Non c'è alcun account, quindi nulla è collegato a un profilo, e i file non vengono usati per nient'altro che per produrre il download.

Per i documenti che non dovrebbero mai lasciare il computer, come le cartelle cliniche coperte da una policy aziendale, conviene usare Anteprima su Mac o un'app desktop, e verificare le regole della propria organizzazione prima di caricare qualcosa al lavoro. Per i fascicoli di tutti i giorni, una breve conservazione e l'assenza di registrazione sono le due cose da cercare in qualsiasi strumento online. Una volta ottenuto il file unito, aggiungere una password di apertura prima di inviarlo via email lo protegge anche durante il transito.