PDF auf 800 KB verkleinern

Die meisten Limits sind runde Zahlen wie 500 KB, 1 MB oder 2 MB, und 800 KB ist selten die Vorgabe selbst. Es ist die Antwort auf zwei Situationen. Die erste ist ein Gesamtbudget: Ein Bewerbungsportal, das etwa 4 MB für fünf Anhänge erlaubt, oder ein Postfach, das alles über wenige Megabyte abweist, lässt sich sauber in 800 KB pro Dokument aufteilen. Die zweite ist Spielraum unter einem 1-MB-Feld, wenn die Datei noch wachsen kann, zum Beispiel nach dem Hinzufügen einer Unterschrift oder wenn das Portal ein Deckblatt ergänzt.

Beide Fälle sind bei Mietbewerbungen, Versicherungsmeldungen und Jobportalen üblich, wo Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Ausweisscans und Empfehlungsschreiben gemeinsam hochgeladen werden. Eine Scanner-App auf dem Handy speichert jede Seite in Farbe meist mit mehreren hundert KB, ein Bündel von fünf Seiten erreicht vor der Komprimierung leicht 3 MB.

Den größten Teil eines gescannten PDFs machen die Bilder aus, deshalb setzt das Tool dort zuerst an: Es kodiert Seitenbilder als JPEG neu und senkt die Auflösung nur, wenn die Qualität allein nicht ausreicht. Niedrigste Bildqualität legt die Untergrenze fest; darunter verringert das Tool lieber die Auflösung, statt Buchstaben zu Blöcken zerfallen zu lassen. Schriften teilweise einbetten und Metadaten entfernen kürzen den Rest, und PDF-1.5-Objektströme, seit 2003 Teil des Formats und seit 2008 von ISO 32000-1, packen die interne Struktur der Datei dichter.

Integrierte Optionen sind gröber. Der Filter „Dateigröße reduzieren“ in der macOS-Vorschau senkt Bilder oft auf eine Auflösung, bei der Kleingedrucktes unscharf wird, und ein Ziel gibt es dabei nicht. Wenn Ihr Dokument als Fotos beginnt und nicht als PDF, erstellt Bild in PDF unter 1 MB es in kontrollierter Größe, und unsere Anleitung zum Scannen von Dokumenten als PDF zeigt, wie Sie von vornherein kleiner scannen.