Jak naskenovat dokumenty do PDF na mobilu, Windows a Macu

V iPhonu se skener skrývá na dvou místech. V Poznámkách otevřete poznámku, klepněte na tlačítko přílohy (ikona fotoaparátu nebo sponky podle verze iOS) a vyberte Scan Documents. Fotoaparát sám najde okraje stránky, srovná perspektivu a pořídí snímek, když je stránka v klidu; pokračujte a všechny stránky skončí v jednom skenu. Poznámky to umějí od iOS 11 a od iOS 13 nabízí stejný skener i aplikace Soubory v nabídce se třemi tečkami, která ukládá PDF přímo do složky místo do poznámky.

V Androidu je skenerem, který má většina telefonů, Google Drive. Klepněte na ikonu fotoaparátu nebo na New → Scan, vyfoťte každou stránku, oříznětě ji a vyberte filtr, pak uložte; Drive uloží výsledek jako PDF do vašeho Disku. Na počítači s plochým skenerem nebo multifunkční tiskárnou má Windows bezplatnou aplikaci Windows Scan z Microsoft Store a každý Mac obsahuje Image Capture ve složce Aplikace. Obě komunikují s většinou skenerů bez softwaru od výrobce.

Plochý skener je pořád lepší nástroj pro vše, co se bude tisknout, archivovat nebo podrobně zkoumat. Sklo drží stránku dokonale rovně, světlo je po celém listu rovnoměrné a rozlišení je přesné: při 300 dpi má stránka A4 vždy 2480 × 3508 px a stránka US Letter 2550 × 3300 px. Vázané knihy, tlusté pasy a dokumenty s drobným písmem nebo reliéfními pečetěmi vyjdou čistě. Podavač listů v multifunkční tiskárně zvládne i třicetistránkovou smlouvu, zatímco děláte něco jiného.

Telefon vyhrává rychlostí a dostupností a u většiny běžných papírů je výsledek stejně dobrý. 12MP fotoaparát, běžný u novějších telefonů, zachytí 4032 × 3024 px, což je na celou stránku textu víc než dost detailů. Hůř telefon ovládá světlo a úhel, takže obvyklými vadami jsou stíny, odlesky a mírně prohnutá stránka. Skenovací aplikace opraví perspektivu, ale nedokážou vymyslet detaily, které skryl stín.

Světlo je důležitější než fotoaparát. Položte stránku na tmavý jednobarevný povrch, například stůl nebo desky knihy, aby aplikace našla okraje, a postavte se tak, aby okno nebo lampa byly na boku, ne za vámi, kde vám vlastní stín dopadá na papír. U lesklého papíru a plastových karet vypněte blesk, protože zanechá jasnou skvrnu přesně přes slova, která potřebujete. Držte telefon rovnoběžně se stránkou a vyplňte většinu záběru; pokud aplikace ukazuje nakloněný obrys, raději se narovnejte, než abyste spoléhali na korekci.

Barevný režim volte záměrně. Odstíny šedi zachovají čitelné jemné stopy tužky, slabá razítka i podpisy a soubor je obvykle mnohem menší než barevný. Čistě černobílý režim, který některé aplikace nazývají B&W nebo Dokument, je nejmenší a na psaném textu vypadá ostře, ale může smazat světlé rukopisné písmo, šedé pozadí a fotografie na dokladu. Barvu ponechte, jen když nese význam: červené razítko, barevné pole formuláře, zvýrazněný odstavec nebo fotografie.

Pokud jde o rozlišení, 200 dpi stačí pro stránku, která se bude jen číst na obrazovce, a 300 dpi je bezpečná výchozí hodnota pro tisk, archivaci a rozpoznávání textu. Vyšší hodnoty většinou jen zvětší soubor. Tabulka níže ukazuje kombinace, které pokryjí téměř každý dokument; velikosti jsou uvedeny jako typické pro jednu stránku, protože výsledek mění papír i obsah.

Někdy už stránky existují jako fotky: filmová role plná účtenek, pár JPG od kolegy nebo obrázky HEIC z iPhonu, který skener přeskočil. Většina úřadů chce jedno PDF se všemi stránkami ve správném pořadí, ne deset volných obrázků. Převodník obrázků do PDF zpracuje až 50 obrázků o velikosti do 95 MB každý, včetně JPG, PNG a HEIC, a každý umístí na vlastní stránku jednoho souboru.

Dvě nastavení zařídí, že výsledek vypadá jako sken, a ne jako fotoalbum. Nastavte Velikost stránky na A4 nebo Letter, aby měla každá stránka stejný formát papíru, i když měly fotky různé tvary, a Obrázek na stránce nechte na Přizpůsobení, které každou fotku přizpůsobí stránce bez ořezu. Zapněte Automatická orientace, aby se stránky nafocené na šířku otočily vzpřímeně. Pokud fotka ukazuje kolem papíru hodně stolu, nejprve ji oříznětě; stránka pak vyplní list a text bude větší.

Pokud jste některé stránky už naskenovali do PDF a jiné jsou fotky, převeďte nejdřív fotky a pak soubory spojte. Náš návod jak spojit soubory PDF popisuje, jak dát více PDF do jednoho a přesunout stránky na správné místo. Pořadí, které teď zvolíte, je pořadí, ve kterém bude čtenář listovat, proto ho před odesláním stojí za to zkontrolovat.

Sken je obrázek každé stránky, a proto je těžký ve srovnání s PDF exportovaným z textového editoru. Desetistránkový barevný sken při 300 dpi snadno dosáhne 10–20 MB, zatímco Gmail omezuje přílohy na 25 MB na zprávu a mnoho portálů přijímá jen 200 KB, 500 KB nebo 1 MB na dokument. Nejlevnější úspory vznikají ještě před vytvořením PDF: text skenujte v odstínech šedi, držte se 200–300 dpi a vynechte prázdné zadní strany jednostranných listů.

Když je soubor už hotový, raději zmenšete PDF, než abyste skenovali znovu. Způsob komprese nastavený na Doporučené znovu zkomprimuje obrázky stránek a rozvržení nechá být, což pro e-mail často stačí. Když portál uvádí konkrétní číslo, zvolte Cílová velikost a zadejte ji v KB nebo MB, trochu pod uvedeným limitem. Převést do odstínů šedi je největší jednotlivá úspora u barevných skenů černého textu, protože zahodí barevnou informaci, která nikdy nic neříkala.

Pokud PDF sestavujete z fotek, můžete obojí udělat jedním průchodem: v převodníku obrázků nastavte Velikost souboru PDF na Cílová velikost a hotový soubor vyjde na limit nebo pod něj. Velmi malé limity a mnoho stránek se k sobě moc nehodí, takže při limitu 100 KB pošlete stránky, které formulář opravdu žádá. Kompromisy mezi velikostí a ostrostí najdete v článku jak zmenšit PDF bez ztráty kvality.

Naskenované PDF je fotografie textu: vypadá správně, ale nelze v něm vyhledávat, kopírovat větu ani ho nechat přečíst čtečkou obrazovky. Optické rozpoznávání znaků (OCR) to řeší tím, že rozpozná písmena a uloží je jako neviditelnou textovou vrstvu za každým obrázkem stránky. Stránka vypadá přesně jako sken, ale Ctrl+F nebo Cmd+F v ní už najde slova. Některé skenovací aplikace tuto vrstvu přidávají automaticky a jiné ne, proto soubor vyzkoušejte vyhledáním slova, které na stránce vidíte.

Pokud vyhledávání nic nenajde, pošlete soubor přes OCR PDF, Výstup nechte na Prohledávatelné PDF a vyberte Jazyk dokumentu, na kterém záleží u diakritiky a nelatinských písem. Kvalita rozpoznání sleduje kvalitu skenu: 300 dpi, rovnoměrné světlo a rovné řádky dávají čistý text, zatímco stínovaná, nakloněná fotka z telefonu vyvolá chyby. Zvýšit kontrast pomáhá u vybledlých originálů. OCR proveďte před silnou kompresí, protože silně zkomprimovaná stránka dává rozpoznávání méně podkladů.

Dobrý název souboru příjemci ušetří dotaz. Použijte vzor, který se řadí sám a říká, co je uvnitř, například 2026-08-26_lease_signed.pdf nebo smith_passport_bio-page.pdf, s datem začínajícím rokem, aby se soubory v každé složce řadily podle data. Vyhněte se názvům jako scan0001.pdf nebo IMG_4821.pdf, které nic neříkají, a také lomítkům, dvojtečkám a emoji, které některé portály při nahrávání odmítnou. Pokud formulář žádá každý dokument zvlášť, vytvořte jedno PDF na dokument, ne jedno PDF se vším.

Před odesláním zkontrolujte pořadí a otočení stránek: otevřete PDF, projděte ho od první stránky po poslední a ověřte, že stránka s podpisem je na konci, každá stránka stojí vzpřímeně a nic není u okrajů ořezané. Jedna chybějící stránka je nejčastějším důvodem, proč se žádost vrátí. Oboustranné dokumenty potřebují obě strany za sebou, nejdřív přední a pak zadní, u každého listu.

Skeny dokladů, bankovních výpisů a lékařských zpráv obsahují přesně ty údaje, na kterých stojí podvody, proto myslete na to, kam putují. Použijte online nástroj, který jasně uvádí, co se se soubory děje: v UltKit se nahrané soubory zpracují a 30 minut po zpracování se smažou, bez účtu a bez instalace, jak je popsáno v části jak to funguje. Zbylé skeny ze sdílených počítačů a složek stažených souborů po odeslání smažte a PDF posílejte přes portál nebo přímou zprávou, ne přes veřejný odkaz.